Numérisation directe

Lors de la numérisation directe, le contenu d'un envoi est enregistré directement lors de la saisie de l'envoi à l'aide d'un scanner de documents. ou d'une caméra et l'enregistre sous forme de fichier PDF correspondant à l'envoi. Cette fonction est disponible dans tous les modules de saisie.

Licence

Cette fonction nécessite une licence "CodX PostOffice Numérisation". Si celle-ci n'est pas disponible, l'icône du scanner n'est pas affichée. s'affiche.

Boîte de réception (MS/OS-IHS)

La numérisation des envois dans la boîte de réception vous permet de gagner un temps précieux pour la distribution des envois.
Ce faisant, les règles d'ouverture sont toujours respectées conformément aux instructions du destinataire.
CodX PostOffice propose une numérisation simple des envois dans la boîte de réception, entièrement intégrée dans le processus global.

Le comportement de la numérisation directe est contrôlé par le choix du récepteur.
Le comportement peut être défini pour les personnes et les centres de coûts, pour les unités logistiques (en tant que destinataires), la fonction n'est pas disponible. fonction n'est pas disponible.
Les réglages se font dans l'onglet Numérisation de la boîte de dialogue détaillée correspondante.
Il est alors possible, pour une zone de validité et des prestations déterminées, d'assurer la livraison physique de l'envoi et la notification (avis) du destinataire. Il est possible de configurer le destinataire (voir Détail de l'attribution de la numérisation).

Si la numérisation directe est configurée pour le destinataire sélectionné, l'icône du scanner s'affiche avec une zone de couleur rouge. de numérisationrouge s'affiche. Dans ce cas, lors de l'enregistrement de l'envoi, le l'envoi, la boîte de dialogue de numérisation démarre automatiquement. La surface de numérisation rouge de l'icône du scanner sert de information, ce qui permet d'optimiser le processus de saisie (par ex. ouvrir la lettre plus tôt). En cliquant sur l'icône du scanner, la boîte de dialogue de numérisation s'ouvre immédiatement.

Routage

L'envoi physique est trié/adjoint sur la base du paramètre défini ci-dessus.

• "Livraison normale" :
  La circonscription de l'envoi est déterminée par défaut sur la base de l'unité logistique du destinataire et des règles applicables aux suppléants et aux installations de boîtes postales. est déterminée.

• "Extermination" :
  L'envoi est trié dans le district correspondant sur la base de l'"unité logistique pour destruction" configurée.
  Il n'est pas distribué mais doit être détruit. La destruction doit être documentée séparément (p. ex. avec le module Saisie des événements).
  Les règles pour la suppléance, les installations de boîtes aux lettres, etc. ne sont pas exécutées.

• "Archivage" :
  L'envoi est trié dans le district correspondant sur la base de l'"unité logistique pour l'archivage" configurée.
  Il n'est pas distribué mais doit être archivé. L'archivage doit être documenté séparément (par ex. à l'aide du module d'archivage Module Saisie des événements).
  Les règles pour la suppléance, les installations de boîtes aux lettres, etc. ne sont pas exécutées.

La configuration des unités logistiques pour la destruction/l'archivage se fait sous Paramètres / Production dans l'onglet onglet "Numérisation".
La structure de district actuellement configurée est utilisée pour la recherche du district. Si l'on travaille avec plusieurs structures de district, il faut, pour un district doit être défini pour chaque structure de district pour ces unités logistiques.

Avis

La notification du destinataire se fait sur la base du réglage dans Attribution de la numérisation Détail:

• "Pas de notification :
  Le destinataire ne sera pas notifié.

• "Notification par courrier électronique"
  Le destinataire est informé par e-mail. L'e-mail contient le contenu numérisé de l'envoi (fichier PDF) en pièce jointe.

Courrier sortant (MS/OS-AZD)

Le comportement de la numérisation directe est déterminé par le paramètre "Numérisation AZD" dans les paramètres de saisie. Saisie.
Il peut être utile, par exemple, de faire dépendre la numérisation de la puissance réglée.

• "Pas de numérisation" : la fonction n'est pas disponible, l'icône du scanner n'est pas affichée.

• "Numérisation optionnelle" : la fonction est optionnelle, l'icône du scanner est visible (surface de numérisation bleue).

• "Numérisation obligatoire" : la fonction doit être exécutée, l'icône du scanner est visible (surface de numérisation rouge).
  Lors de l'enregistrement de l'envoi, la boîte de dialogue de numérisation s'affiche automatiquement pour la saisie.

En cliquant sur l'icône du scanner, la boîte de dialogue de numérisation s'ouvre. En principe, cela n'est nécessaire que pour le paramètre "facultatif". est nécessaire (avec "obligatoire", la boîte de dialogue s'ouvre automatiquement). La surface de numérisation rouge de l'icône du scanner sert d'information. Le scan peut être ouvert avant l'enregistrement.

L'envoi lui-même est trié/distribué normalement, il n'y a pas de déviation vers un district spécial.