Module Traitement de texte

Le module Traitement de texte sert à transmettre des données personnelles à Microsoft Word sous forme de lettres en série. Au lieu de lettres en série, il est bien sûr possible de créer des étiquettes ou des enveloppes.
Les données personnelles peuvent être sélectionnées dans tous les domaines de l'application.
Exemples : Toutes les personnes ayant le grade de lieutenant ou Toutes les personnes d'une activité, etc. Les personnes sont rassemblées et enregistrées dans l'onglet Distribution.

Le document Word lui-même est également enregistré dans la base de données en tant qu'entrée de traitement de texte. Celui-ci n'est écrit et ouvert dans un répertoire temporaire que pour son utilisation (édition de la lettre en série).

Vous pouvez créer le document Word en adaptant le document standard généré.
Vous pouvez attribuer un document Word existant à l'entrée de traitement de texte via le Gestionnaire de documents (bornier en haut à droite).
Vous pouvez copier un document Word existant d'une autre entrée de traitement de texte et l'attribuer plusieurs fois (le tout via le gestionnaire de documents ).
Vous pouvez saisir vos propres modèles Word (extensions dot ou dotx) dans les paramètres. Vous pouvez les sélectionner via Nouveau... bouton.

Scénarios d'utilisation

Le module Traitement de texte peut être utilisé de manière très flexible et différente. Quelques possibilités sont décrites ci-dessous. Elles peuvent bien entendu être utilisées de manière mixte.

Vous pouvez utiliser un document Word par entrée de traitement de texte (liste de diffusion enregistrée).

Vous pouvez utiliser plusieurs documents Word différents par entrée de traitement de texte (liste de distribution enregistrée).

Vous pouvez utiliser plusieurs entrées de traitement de texte (différents distributeurs) avec le même document Word.

Menu du module

• Modifier l'autorisation... Une fenêtre s'ouvre pour éditer les autorisations pour le module Traitement de texte.

Nouveau

Sélectionnez le modèle Word souhaité, saisissez un identifiant unique et le type de document souhaité. Ces données peuvent être adaptées à volonté par la suite. Un nouveau document Word est créé à partir du modèle et écrit dans la base de données pour la nouvelle entrée de traitement de texte.

Supprimer

La fonction Supprimer n'est disponible que si le premier onglet Informations sur le document est ouvert. Ceci a été choisi pour minimiser les suppressions accidentelles.

Lettre en série

Ce bouton permet d'ouvrir le document Word et de le relier aux distributeurs sélectionnés. Si vous avez attribué plusieurs documents Word à l'entrée de traitement de texte, vous devez maintenant choisir quel document Word vous souhaitez ouvrir. Le document Word est alors copié de la base de données dans un répertoire temporaire par le gestionnaire de documents et ouvert pour traitement.
Lorsque vous avez fini de travailler avec le document Word, vous devez soit le réenregistrer dans la base de données (si vous avez apporté des modifications au document lui-même), soit réinitialiser le traitement.

Le traitement du document Word est décrit ici.

Les personnes sont transmises à Word selon les options de tri des personnes définies dans la boîte de dialogue du filtre de l'enregistrement.

Courrier électronique

Au lieu de transmettre les listes de distribution à Word, vous pouvez également créer un e-mail à toutes les personnes sélectionnées. Toutes les adresses e-mail qui ont été saisies pour la personne sont prises en compte (module Personne, onglet Appareils).
Le champ d'adresse cible dans lequel les adresses e-mail doivent être écrites peut être défini dans les options(-1090 (WordProcessing) AdressIntoField [to|cc|bcc]). La valeur par défaut est bcc.
Les informations du document peuvent également être transmises à l'e-mail.

Ne prendre en compte que les destinataires sans adresse e-mail pour la lettre en série

Si vous sélectionnez cette option, seules les personnes de la liste de distribution qui n ' ont pas d'adresse e-mail seront transmises à Word via la lettre en série. Ainsi, toutes les personnes disposant d'une adresse e-mail peuvent être contactées par voie électronique et les autres de manière conventionnelle par lettre.

Type d'employeur

Si cette option est activée, les données de l'employeur de la personne sont transmises à Word/E-mail au lieu des données personnelles. Sous Type, vous pouvez sélectionner un ou <Tous> les types d'employeurs possibles. La sélection de Supérieur permet donc par exemple d'informer l'employeur de la personne de quelque chose.
Les personnes qui n'ont pas d'employeur attribué pour le type sélectionné ne sont pas transmises à Word/E-mail.

Sortie sélective par langue

Seules les personnes de la liste de diffusion dont la langue correspond à la langue souhaitée sont transmises à Word ou à l'e-mail.

Remarque concernant la langue : la langue définie dans l'onglet Données personnelles du module Personne est exploitée à cet effet.
En fonction de la langue actuelle du système (menu Affichage / Commutation de la langue du système...), toutes les personnes pour lesquelles la langue définie ne peut pas être déterminée de manière univoque sont attribuées à la langue du système.
Masque de recherche utilisé pour l'allemand : 'deu', 'all', 'ted' ou d , a, t en tête.
Masque de recherche utilisé pour le français : 'fra', ou f en tête.
Masque de recherche utilisé pour l'italien : 'ita', ou i en tête.

Voir aussi

• Structure générale du programme

• Commandes et fonctions générales

• Fonctions du menu