Imprimer des rapports Access

Cette description ne s'applique qu'à l''ancien' Access Reports. L'utilisation de l'actuel CxReporting est décriteici.

Appeler les rapports

Dans chaque module, le bouton Imprimer se trouve sur le côté droit. Les rapports affichés ou disponibles varient selon le produit, le module, la licence et les droits d'accès. Il existe des rapports identiques qui peuvent être appelés depuis différents modules. Le contenu des différents onglets de la boîte de dialogue Paramètres des rapports peut donc être différent.

Rapports d'accès

Presque tous les rapports affichent, après le démarrage, une fenêtre permettant de filtrer et de définir les données souhaitées, puis le rapport peut être affiché à l'écran ou directement imprimé. Toutes les fenêtres et tous les rapports sont structurés de manière similaire. Tous les éléments de commande communs et présents dans différents rapports sont décrits ci-dessous.

Remarque : Les valeurs affichées dans l'en-tête sont décrites ici.

Remarque: si le message suivant s'affiche à l'ouverture d'un rapport, il peut être ignoré. Veuillez ne pas l'enregistrer.
Normalement, seul le même rapport a déjà été ouvert sur un autre ordinateur, et donc ce rapport ne peut être ouvert qu'en lecture seule, ce qui ne pose aucun problème.

(du point de vue d'Access, le fichier de rapport est une base de données, d'où 'This database has been...')

Filtre mandant

Veuillez noter que la plupart des rapports utilisent le mandant configuré dans la ligne d'état pour filtrer les valeurs. Si<Tous> les mandants sont paramétrés, les données sont éditées regroupées par mandant. (Une nouvelle page après chaque mandant, avec l'en-tête et le pied de page correspondants du mandant).
Remarque: dans la version Enterprise, il existe des rapports spéciaux qui ne respectent pas ces règles, mais qui éditent les données indépendamment du mandant.

Dialogue de rapport Paramètres

La boîte de dialogue du rapport affiche les onglets suivants : Général, Filtre, Regroupement, Tri et Affichage. Selon le rapport, certains onglets peuvent manquer, car ils ne sont pas nécessaires pour ce rapport.

Onglet Généralités

Ce registre est toujours présent. Il contient au moins le titre du rapport. Les rapports plus complexes possèdent la fonctionnalité Modèles. (voir plus loin) Il peut également contenir des propriétés qui ne correspondent à aucun des autres onglets.

Onglet Filtre

Dans cet onglet, on définit les champs qui limitent les enregistrements à afficher. Si les filtres ont été définis de manière à ce qu'aucun enregistrement ne corresponde, le message suivant s'affiche : "Il n'y a pas de données !

Il existe des cases à cocher qui ne peuvent pas seulement enregistrer 'Oui' ou 'Non', mais qui possèdent également une troisième variante non définie ('indifférent').
Dans l'exemple des personnes actives, cela signifie :
X = oui = uniquement personnes actives
vide = non = seulement les personnes inactives, (non actives)
gris = indifférent = toutes les personnes (actives et inactives)

Remarque: Si la valeur Date de : n'est pas définie pour un filtre de date, c'est en général le filtre défini dans l 'ensemble de données Filtre dialogue qui s'applique.

Remarque: L'onglet Filtre a une influence sur tous les types de sortie possibles.

Onglet Regroupement

Dans cet onglet, vous définissez comment les enregistrements à afficher doivent être regroupés.
Remarque: L'onglet Regroupement n'a aucune influence sur la sortie CSV.

Onglet Tri

Dans cet onglet, vous définissez comment les enregistrements à afficher doivent être triés. Si plusieurs options sont disponibles, tous les paramètres ne sont bien sûr pas judicieux. Exemple : trier les personnes par grade puis par numéro de personnel est ok, mais l'inverse, c'est-à-dire trier d'abord par numéro de personnel puis par grade, n'a en général aucun sens !

Annonces du registre

Vous définissez ici quels champs des enregistrements à afficher doivent être visibles.
Remarque: l'onglet Afficher n'a aucune influence sur la sortie CSV.

Modèles / Enregistrement des paramètres

Tous les paramètres de tous les onglets sont enregistrés pour chaque connexion Windows et sont restaurés au démarrage du rapport.
Dans WinFAP web, ils sont enregistrés séparément pour chaque utilisateur WinFAP de l'application. Dans les options (-4020 (Report) SaveSettingsForUser ), cela peut être désactivé. Dans la version standard , cette option n'est pas pertinente.

Grâce aux modèles, il est désormais possible d'enregistrer et de recharger différentes combinaisons de paramètres sous un même nom.

Si vous souhaitez créer ou utiliser un nouveau modèle, écrivez ou sélectionnez d'abord le nom souhaité dans le champ Modèle. Ensuite, tous les paramètres sont automatiquement enregistrés sous ce nom. Tous les paramètres sont donc toujours enregistrés sous le modèle affiché ! Vous ne pouvez pas empêcher l'enregistrement des paramètres.

Afficher / éditer le rapport

Les 7 surfaces de commande en bas de la boîte de dialogue permettent de démarrer l'édition du rapport. Selon le rapport, certaines éditions peuvent ne pas être disponibles. De même, les options suivantes ne sont pas disponibles dans chaque rapport.

Si l'option Paysage est disponible, vous pouvez la sélectionner (le format Paysage permet bien sûr d'imprimer sur un format A3 Portrait si l'imprimante le supporte). Cette option n'a aucune influence sur la sortie via texte, Excel et CSV.

L'option Afficher l'exportation a pour effet d'afficher à l'écran le fichier après sa création lors de la sortie via PDF, Word, texte, Excel et CSV.

L'option Séparer la sortie par personne permet de créer un travail d'impression ou un fichier séparé pour chaque regroupement de personnes.
Cela peut être utile si, par exemple, le recto et le verso doivent être imprimés et que chaque personne doit impérativement commencer à la page 1.
Remarque : Cette option n'est/ne peut pas être utilisée dans l'aperçu et l'exportation CSV. Le rapport à l'écran est donc toujours affiché sans séparation!

1. Afficher un aperçu du rapport: Si vous fermez l'aperçu, vous revenez à la boîte de dialogue des paramètres.

2. Imprimer le rapport: édite le rapport directement sur l'imprimante standard. Si tu souhaites choisir une autre imprimante, édite le rapport en tant qu'aperçu et sélectionne ensuite la fonction Imprimer en haut à gauche.

3. Sortir le rapport en PDF: fonction Access standard, crée un fichier PDF qui correspond à l'aperçu.

4. Éditer le rapport en tant que texte: fonction standard d'Access, crée un fichier texte y compris le plan mais sans graphique ni format

5. Éditer le rapport au format Word: fonction standard d'Access, crée un fichier RTF (Rich Text Format) qui peut être ouvert avec de nombreux programmes de traitement de texte.

6. Sortir le rapport comme Excel: fonction Access standard, crée un fichier Excel y compris la structure (par page) et le format de la mise en page

7. Exporter toutes les données vers CSV (Excel): Toutes les données brutes, telles qu'elles sont fournies par la base de données, sont exportées dans un fichier texte séparé par des points-virgules. Les colonnes techniques sont filtrées et les noms des champs de la base de données sont traduits et affichés comme première ligne.
   Remarque: si vous maintenez la touche Maj enfoncée lors du lancement de cette fonction, les colonnes techniques sont également éditées et les noms des champs de la base de données ne sont pas traduits.

Evaluations à l'aide de tableaux croisés dynamiques

Il existe quelques rapports qui ne sont pas des rapports au sens strict du terme, mais des tableaux (appelés tableaux croisés dynamiques) qui peuvent être consultés de manière interactive à l'écran.

Vous pouvez choisir d'afficher toutes les données ou seulement certaines données. Si un filtre est actif, la petite flèche s'afficheen bleu. Si aucun filtre n'est actif, il est affiché en noir. Par défaut, aucun filtre n'est activé après le démarrage de l'évaluation.

Un double-clic dans le champ correspondant permet de le réduire, les champs de détail sont masqués ou réaffichés dans leur intégralité.

La fonction Trier du menu contextuel permet de trier les données souhaitées.