OS-IHS : Saisie OCR entrée

Contenu

• Introduction

• Déroulement de la saisie

• Caméra(OCR) / Mode manuel

• Traitement ultérieur des envois

• Mode de saisie

• Champs de saisie

• Boutons

• Barre d'état

• Touches de fonction

• Détermination du destinataire dans MS-/OS-IHS

Introduction

OS-IHS (OCR Tri In House Service) sert à contrôler différents processus dans le service de courrier interne et offre toutes les fonctions nécessaires à cet effet.

Il s'agit d'un traitement rapide de tout type de courrier ou de courrier spécial (envois) et de la fourniture qualitative du niveau de service convenu.

Le module OS-IHS permet de saisir manuellement ou automatiquement des envois individuels et de les attribuer à un district (destination de livraison).

Pour cela, la station de saisie est équipée en option d'une balance et de deux caméras qui peuvent reconnaître l'adresse du destinataire ainsi que le format de l'envoi. Une saisie rapide et simple est ainsi possible, les envois étant automatiquement reconnus et enregistrés.

En mode manuel, vous avez en outre la possibilité d'adapter les différents attributs des envois, par exemple de sélectionner une personne ad hoc comme destinataire.

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Partage d'écran

L'écran est divisé en plusieurs zones, séparées les unes des autres par une barre grise horizontale.
La hauteur des différentes zones peut être ajustée en déplaçant la barre grise avec la souris.
Chaque zone comprend une liste dont le nombre de lignes est adapté dynamiquement à la taille actuelle.
L'écran peut ainsi être facilement adapté aux exigences du moment.

Pour chaque zone, une hauteur minimale et maximale est prédéfinie. La hauteur minimale est définie de manière à ce qu'au moins une ligne soit toujours affichée dans la liste.
Cela permet de garantir que l'élément sélectionné dans une liste est toujours visible.

Lors du redémarrage de CodX PostOffice, la dernière position de chaque zone est rétablie.

Un double-clic sur une barre de séparation permet de passer rapidement de la taille minimale à la taille maximale de la zone correspondante.

Déroulement de la saisie

Pour être efficace, la saisie des données doit se faire principalement au clavier.

Afin de réduire au maximum l'utilisation de la souris, toutes les fonctions fréquemment utilisées sont disponibles via des raccourcis clavier.

Pour passer au champ de saisie suivant, on peut utiliser la touche TAB ou ENTER. La touche TAB permet de passer à tous les champs (dans lesquels une saisie est possible) dans un ordre fixe.
L'ordre des champs lors de l'utilisation de la touche ENTER peut être configuré, voir AdminDoc.

• Sélectionner le support de coûts (facultatif, uniquement si le récepteur est le support de coûts n'est pas activé), le cas échéant le fixer

• Sélectionner l'expéditeur (facultatif)

• Saisir l'identifiant de l'ordre (facultatif, à fixer si nécessaire)

• Sélectionner le prestataire de services de livraison (facultatif)

• Sélectionner la prestation

• Sélectionner une structure de district

• Sélectionner la date de livraison (facultatif, à fixer si nécessaire)

• Sélectionner la date de l'ordre (facultatif, à fixer le cas échéant)

• Saisir un code alternatif (facultatif)

• Placer l'envoi sur la station de saisie et l'orienter

• Déclencher la saisie automatique (ENTER, F1, ou mode de saisie = "rapide") => l'adresse, le format et le poids sont déterminés

• Corriger/compléter les données le cas échéant

• Enregistrer l'envoi, l'étiquette d'envoi est imprimée

• Le système est prêt à enregistrer le prochain envoi

Caméra(OCR) / Mode manuel

En haut à droite, une icône représentant une caméra ou un clavier s'affiche. Celle-ci identifie le mode de saisie automatique ou manuel.

• Si une caméra y est visible, la saisie est en mode automatique.
  Si une erreur se produit pendant la saisie, le système passe automatiquement en mode manuel.

• Si un symbole avec un clavier y est affiché, la saisie est en mode manuel.
  Les champs tels que la saisie du destinataire, le format et le poids peuvent être saisis manuellement.

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Retraitement des envois

Les envois enregistrés peuvent être retravaillés ultérieurement.
Si, par exemple, un envoi a été saisi avec des données erronées, celles-ci peuvent être corrigées.
Appuyez sur la touche de fonction F4 et saisissez le code UPOC ou le code alternatif de l'envoi (peut également être effectué à l'aide d'un scanner de codes-barres).
Si un envoi correspondant existe dans le système, il est affiché et peut être retravaillé.
Il est possible que l'envoi existe, mais qu'il ne puisse pas être retravaillé. Dans ce cas, un message d'erreur s'affiche.
Si aucun envoi n'existe, une demande apparaît pour savoir si un nouvel envoi doit être saisi avec le code UPOC/alternatif.
Si la réponse est "Oui", le système passe en mode nouvelle saisie et l'envoi peut être saisi (le code UPOC/alternatif est repris).
Pour le traitement des envois CEP en retour entrants, voir Envoi CEP en retour.

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Champs de saisie

Afin d'obtenir une performance de saisie optimale, il est recommandé d'utiliser le clavier pour passer d'un champ de saisie à l'autre.
Afin de réduire au maximum l'utilisation de la souris, toutes les fonctions fréquemment utilisées peuvent être appelées par des raccourcis clavier.

La saisie de données dans un champ de saisie peut être terminée par la touche Enter. Le curseur passe ensuite au prochain champ de saisie pertinent. Cet ordre peut être configuré. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dansParamètres globaux des systèmes de tri et dans l'AdminDoc.

De plus, certains champs de saisie peuvent être affichés ou masqués. Ces paramètres peuvent être définis dans les niveaux suivants et sont également pris en compte dans cet ordre (s'ils ne sont pas définis à un niveau) (pour plus de détails, voir également AdminDoc) :

• Puissance

• Client/centre de coûts

• Trieur

• Global

Si, par exemple, une définition est enregistrée sur la trieuse et sur le client, mais pas sur la prestation, c'est celle du client qui est appliquée (voir également les consignes Saisie).

Mode de saisie

La combobox "Mode de saisie" contrôle le comportement lors de la saisie :

• Rapide
  Ce mode permet d'obtenir la meilleure performance de détection. Dans l'idéal, il n'est pas nécessaire de manipuler des boutons ou d'effectuer des clics de souris. Pendant que vous retirez un envoi du plateau de pesée, vous pouvez en même temps poser le suivant. Il est automatiquement détecté lorsqu'un nouvel envoi est déposé dans une zone déterminée du plateau de pesée (l'envoi ne bouge plus). L'adresse, le format et le poids sont alors immédiatement déterminés. Si un district unique est trouvé pour l'adresse lue et que toutes les autres données obligatoires sont saisies, l'étiquette de l'envoi est automatiquement imprimée, l'envoi est enregistré et on passe à la saisie de l'envoi suivant. Le système peut ainsi saisir un envoi pendant que vous apposez encore l'étiquette sur celui qui a été saisi précédemment et que vous le rangez dans le casier correspondant.
  Ce mode nécessite impérativement une caméra de format configurée. Si aucune caméra de format n'est disponible, le mode "Normal" est utilisé.

• Normal
  La saisie de l'adresse, du poids et du format doit être déclenchée manuellement (<Enter> ou touche <F1>).
  Si un district unique est trouvé pour l'adresse lue et que toutes les autres données obligatoires sont saisies, l'étiquette d'envoi est imprimée automatiquement, l'envoi est enregistré et on passe à la saisie de l'envoi suivant.

• Sûr
  La saisie de l'adresse, du poids et du format doit être déclenchée manuellement (touche <Enter> ou <F1>).
  L'envoi n'est PAS enregistré automatiquement, mais seulement lorsque la personne qui l'a saisi a vérifié les données de l'envoi et déclenché manuellement l'enregistrement (touche <Enter>).
  Utilisez ce mode si vous souhaitez vérifier une nouvelle fois les données saisies avant de les enregistrer.

Profil de la caméra :

Sélectionnez ici le profil de caméra souhaité. La combobox affiche tous les profils de caméra disponibles.

Support de coûts

Afficher l'aide à la saisie du support de coûts .

Expéditeur

En option, l'adresse de l'expéditeur peut être enregistrée pour un envoi.
La disponibilité de cette fonction peut être contrôlée via les directives hiérarchiques(directives de saisie) avec l'attribut"Saisie de l'adresse de l'expéditeur" et nécessite obligatoirement la licence"CodX PostOffice Universal Adresses". Les adresses d'expéditeurs sont également entièrement prises en charge dans la recherche (recherche, affichage, traitement).
Saisissez un terme de recherche dans le champ de recherche, la recherche démarre alors automatiquement. Dans le champ d'affichage, tous les résultats sont listés et le meilleur résultat (celui du haut) est automatiquement sélectionné. Le résultat sélectionné (marqué) est toujours utilisé comme expéditeur, choisissez le cas échéant l'adresse souhaitée.
Pour "effacer" l'expéditeur, il suffit de ne sélectionner aucun des résultats ou d'entrer un espace comme terme de recherche.

• Modifier (icône Edit)
  Si aucun expéditeur n'est sélectionné, la boîte de dialogue de recherche d'adresses universelles s'ouvre. Il est ainsi possible d'effectuer une recherche avancée avec de nombreuses options et de sélectionner une adresse.
  Si un expéditeur est sélectionné, la boîte de dialogue pour l'édition d'adresses s'ouvre. Si l'on quitte cette fenêtre en cliquant sur OK , l'adresse modifiée est reprise comme expéditeur de l'envoi.

• Fixer (case à cocher)
  L'adresse d'expéditeur sélectionnée sera automatiquement utilisée pour les envois suivants (uniquement en cas de nouvelle saisie).

Si la saisie de l'expéditeur est définie comme obligatoire dans les paramètres Saisie comme saisie , cela est vérifié lors de l'enregistrement de l'envoi et un message d'erreur correspondant s'affiche le cas échéant.

Identifiant de la commande

Si nécessaire, vous pouvez indiquer ici un identifiant d'ordre. Avec la case à cocher à droite, vous pouvez définir si celui-ci n'est pas nécessaire(Aucun), s'il est attribué séparément pour chaque envoi(Non fixé) ou s'il est valable pour tous les envois suivants(Fixé). Il est possible que ce choix soit prédéfini par les paramètres de base.

Structure des districts

Offre une sélection de la ou des structures de district disponibles. Le choix est généralement donné par la sélection de la prestation.

Fournisseur

Pour le prestataire de services déposant, vous pouvez indiquer par quel prestataire de services l'envoi a été déposé. Utilisez cette information pour retourner l'envoi en cas de non-distribution.

Puissance

Indique la prestation à saisir, ce qui permet de définir le type d'envoi. L'article à facturer est déterminé sur la base de cette sélection.
Sur la base de la prestation, on détermine également quels champs doivent être affichés/masqués ou quelles autres saisies sont nécessaires.

Livraison du plan

La date de distribution prévue est normalement déterminée automatiquement. Il est toutefois possible de la modifier manuellement, par exemple lorsque les envois sont saisis aujourd'hui, mais ne seront distribués que quelques jours plus tard.

Date de la commande

La date de commande définit la date à laquelle un envoi est facturé. Elle est attribuée automatiquement, mais peut être remplacée manuellement.
Cela se fait généralement en même temps que la date de livraison prévue, lorsque les envois sont préenregistrés mais ne doivent être livrés qu'ultérieurement et donc facturés à une date ultérieure.

UPOC

Affiche l'UPOC qui sera attribué à la prochaine émission à enregistrer.

Code alternatif

Un code alternatif offre la possibilité de saisir une identification supplémentaire pour un envoi (par ex. un numéro d'envoi externe).
Cela permet ensuite de retrouver l'envoi dans la recherche.
La combobox à droite permet de définir le comportement lors de la saisie. Les options disponibles sont déterminées par les paramètres actuellement en vigueur Saisie du code alternatif et Unicité du code alternatif dans les paramètres de saisie.

• Aucun
  Aucun code alternatif ne peut être saisi. Une saisie déjà existante est effacée et le champ de saisie est désactivé.

• Non fixé
  Le code alternatif peut être saisi normalement. A chaque nouvel envoi, le code alternatif est mis à blanc.

• Fixe
  La couleur de fond du champ de saisie est rouge, mais le code alternatif peut être saisi normalement.
  Pour chaque nouvel envoi, le code alternatif du dernier envoi traité est repris.
  Il est ainsi possible d'attribuer facilement un code alternatif identique à plusieurs envois.

Récepteur

Dans le champ Introduction du destinataire, vous saisissez les informations connues sur le destinataire de l'envoi. Il peut s'agir d'un nom, d'un prénom ou encore d'un numéro de bureau, par exemple.
Les résultats trouvés s'affichent dans la liste en dessous et vous pouvez les sélectionner et les reprendre.

Les résultats sont filtrés à l'aide de la fonction Limitation de la zone de saisie.
Si une telle restriction territoriale existe pour le site de production de l'ordinateur de saisie, seuls les résultats dont l'unité logistique se trouve dans la zone restreinte seront affichés.

Plus vous saisissez les données du destinataire, plus les résultats s'affichent avec précision, jusqu'à ce qu'il n'y ait finalement plus qu'une seule personne disponible, qui peut être directement reprise en appuyant sur Entrée.

Si l'option Affichage des info-bulles des destinataires IHS est activée dans les paramètres de saisie, des informations supplémentaires sont affichées sous forme d'info-bulle lorsque le curseur de la souris passe sur une entrée de la liste (en fonction de la colonne actuelle).

• Routage Saisie directe (flèche verte vers la droite)
  Cette fonction permet de sélectionner directement le destinataire, il est également possible de saisir des personnes ad hoc.
  En cas de sélection, la boîte de dialogue Routage du destinataire saisie directe s'affiche.
  Le bouton n'est disponible que s'il est activé dans lesparamètres de saisie.

• Afficher les détails du destinataire (bouton avec symbole d'information)
  En cliquant sur ce bouton, un rapport s'ouvre et affiche tous les détails du destinataire actuellement sélectionné.
  Cette fonction est également disponible en double-cliquant sur une ligne de destinataire.

Attributs étendus

Dans cette liste, il est possible d'afficher, de saisir et d'éditer des attributs étendus (spécifiques au client) concernant l'envoi.
Ces données sont enregistrées pour l'envoi et sont également disponibles dans la recherche.
L'affichage des attributs étendus est contrôlé par l'affectation à la prestation dans le modèle tarifaire dans lesattributs étendus de l'envoi.
Les attributs étendus peuvent également être configurés comme codes alternatifs supplémentaires. Il est ainsi possible de rechercher des envois via F4 (post-traitement). Les codes alternatifs supplémentaires sont également pris en charge dans la recherche.
Pour les attributs de plusieurs lignes, le retour à la ligne s'effectue avec la combinaison de touches Ctrl+Enter.
Pour définir des attributs étendus, veuillez contacter le support CodX.

District (affichage uniquement)

Affiche le district attribué sur la base de l'adresse (unité logistique).
Pour la détermination du district, la structure du district ainsi que l'unité logistique attribuée au destinataire sélectionné sont utilisées. Si aucun district n'est trouvé, la personne qui saisit l'envoi en est informée par un message correspondant lors de l'enregistrement de l'envoi. Le dialogue de sélection manuelle du district s'affiche alors automatiquement. La destination de livraison (unité logistique/district) peut y être recherchée et définie. L'attribution manuelle de l'unité logistique/du district peut également être appelée à tout moment viala touche de fonction (réglage par défaut : F6).

Article (affichage uniquement)

Affiche l'article trouvé.
L'attribution de l'article est automatique et dépend de la prestation, du format, du poids et du district de livraison. Les paramètres correspondants sont définis dans le modèle tarifaire.

Infos sur le tri (affichage uniquement)

Affiche les informations de tri (SIX) correspondant au district trouvé. Celle-ci est également indiquée sur l'étiquette d'envoi.
Si des cases postales sont configurées, le numéro de casier attribué est affiché à la fin de l'information de tri (séparé par un trait d'union).
Si l'attribution des cases est dynamique, un " ?" est affiché (la case n'est définie que lors de l'enregistrement de l'envoi).

Infos sur la livraison (affichage uniquement)

Si l'option "Affichage des informations sur la distribution" est activée dans les paramètres de saisie, les informations sur la distribution correspondant à la zone/district trouvé(e) sont affichées.

Les différentes informations de livraison sont assemblées en une ligne selon le schéma suivant : <zone-rue>, <zone-maison>, <zone-rue>, <zone-numéro-zone>, <personne>.

Les informations relatives à la livraison peuvent également être imprimées sur l'étiquette de l'envoi si la configuration est adaptée.

Format

Affiche le format détecté automatiquement. En mode manuel, le format peut également être saisi manuellement.

Poids

Affiche le poids déterminé automatiquement. En mode manuel, le poids peut également être saisi manuellement.

Capacité de détection (affichage uniquement)

Affiche des informations statistiques sur les performances de saisie de l'utilisateur actuel.

Boutons & cases à cocher

• Impression (case à cocher)
  Active/désactive l'impression de l'étiquette d'envoi

• SpeedLabel (case à cocher, uniquement en mode manuel)
  Si cette case est cochée, une recherche exacte du destinataire est effectuée, voir SpeedLabel.

• Vérifier le nom de l'entreprise (uniquement en mode OCR)
  Cette fonction n'est active qu'en mode OCR. Si elle est activée, elle permet de vérifier si le nom de l'entreprise est également présent sur l'adresse pour les personnes ou les centres de coûts trouvés. La désignation du client attribué à la personne/au centre de coûts est utilisée comme nom d'entreprise. Si le contrôle échoue, la personne/le centre de coûts trouvé(e) n'est pas affiché(e) dans la liste des destinataires.

• Vérifier le prénom de la personne (uniquement en mode OCR)
  Cette fonction n'est active qu'en mode OCR. Si elle est activée, le système vérifie si le prénom et le nom de famille de la personne trouvée sont présents sur la même ligne. Si la vérification échoue, la personne trouvée n'est pas affichée dans la liste des destinataires.

• Vérifier l'adresse du destinataire (uniquement en mode OCR)
  Cette fonction n'est active qu'en mode OCR. Si elle est activée, elle vérifie si l'adresse postale du destinataire est présente dans le résultat de l'OCR. Si la vérification échoue, le destinataire n'est pas affiché dans la liste des destinataires.
  La vérification de l'adresse postale est imprécise. Cela signifie qu'une certaine imprécision de la vérification de l'adresse est autorisée.
  Si le destinataire trouvé est un client, l'adresse postale du client est contrôlée, y compris les anciennes adresses.
  Si le destinataire trouvé est un centre de coûts, l'adresse postale du centre de coûts et du client correspondant est contrôlée, y compris les anciennes adresses.
  Si le destinataire trouvé est une unité logistique, l'adresse postale de l'unité logistique est contrôlée.
  Si le destinataire trouvé est une personne, l'adresse postale du centre de coûts et du client correspondant est contrôlée, y compris les anciennes adresses.
  Dans tous les cas, l'adresse doit être saisie dans les données territoriales de CodX PostOffice.

• Effectuer une analyse (case à cocher)
  La case à cocher n'est affichée que si l'utilisateur est connecté en tant qu'administrateur.
  Si l'analyse est activée, de nombreuses informations détaillées sont collectées lors de la recherche dans le cache IHS et des données utiles sont enregistrées dans le CxDataLogger.
  Les données collectées peuvent être consultées en double-cliquant sur un résultat de recherche dans la liste des destinataires, la boîte de dialogue détaillée correspondanteAnalyse de la recherche IHS s'ouvre.
  ATTENTION:
  L'activation de l'analyse provoque un net ralentissement de la recherche IHS !
  Cette fonction ne doit être utilisée que pour analyser le processus de recherche et pour optimiser lesparamètres du serveur IHS!

• Numérisation (icône du scanner)
  Un clic ouvre la boîte de dialogue pour la numérisation directe de l'envoi.
  Le contenu de l'envoi est alors saisi à l'aide d'un scanner ou d'un appareil photo et enregistré sous forme de fichier PDF pour l'envoi.
  Pour plus d'informations, voirNumérisation directe.

• Photo (icône de l'appareil photo)
  Un clic ouvre une boîte de dialogue permettant de saisir des photos de l'envoi actuel (en plus de l'image de l'adresse/du format, p. ex. étiquette d'envoi collée).
  Le bouton n'est visible que si la licence correspondante est disponible (BE "Saisie d'images via le module Saisie d'images ou MS3/OS3 avec scanner photo") et si la fonction photo est activée dans les paramètres en cascade (options <Photo optionnelle> ou <Photo obligatoire>).

• Photo après chaque envoi
  Si cette case est cochée, la boîte de dialogue photo s'ouvre automatiquement lors de l'enregistrement d'une émission (voir bouton [Photo]).
  La case à cocher n'est visible que si lalicencecorrespondante est disponible (BE "Acquisition d'images via le module Acquisition d'images ou MS3/OS3 avec scanner photo") et si la fonction photo est activée dans les paramètres en cascade (options <Photo optionnelle> ou <Photo obligatoire>). Si l'option <Photo obligatoire> est activée, la case est automatiquement cochée et ne peut pas être désactivée.

• Imprimer (icône de l'imprimante)
  Imprime à nouveau la dernière étiquette d'envoi.

• Enregistrer (icône de disquette)
  Enregistre l'émission en cours.

• Effacer (icône de la corbeille)
  Réinitialise tous les champs de saisie, le cache IHS est rechargé et tous les paramètres de saisie sont à nouveau appliqués.

• Afficher les détails du destinataire (icône d'information)
  En cliquant sur ce bouton, un rapport s'ouvre et affiche tous les détails du destinataire actuellement sélectionné.
  Cette fonction est également disponible en double-cliquant sur une ligne de destinataire (si Exécuter l'analyse est désactivé).

SpeedLabel

Un SpeedLabel est un code-barres qui contient le nom/la désignation/l'UPOC exact(e) et univoque d'une personne, d'un client/d'un centre de coûts ou d'une unité logistique. Lorsqu'un SpeedLabel est lu par le scanner de codes-barres comme critère de recherche du destinataire, il est possible de trouver rapidement et précisément le destinataire correct. Activez la case à cocher "SpeedLabel" si la recherche du destinataire doit se faire par lecture d'un SpeedLabel. La recherche s'effectue alors selon le terme de recherche exact lu, espaces compris.
Cette option n'est utilisée que pour la recherche manuelle, pas pour la recherche OCR !
Pour plus d'informations, voir AdminDoc #SpeedLabel.

Barre d'état

La barre d'état s'affiche en bas de l'écran. Elle contient des informations actuelles, des avertissements et des messages d'erreur. Si un envoi ne peut pas être enregistré en raison de données manquantes, la raison peut être lue ici. Code couleur :

• Succès

• Information

• Avertissement

• Erreur

Touches de fonction

Diverses fonctions peuvent également être exécutées directement via une combinaison de touches. Par défaut, les combinaisons de touches ci-dessous sont prédéfinies. D'autres fonctions (par ex. attribuer une prestation, attribuer une prestation supplémentaire, chercher une adresse, etc.) peuvent être configurées par le support CodX.

Affectation actuelle des touches de raccourci

L'affectation actuelle des touches de fonction peut être affichée avec la combinaison de touches Ctrl+Alt+F12 .

Affectation des hotkeys par défaut

Les fonctions suivantes sont également disponibles, mais ne sont pas attribuées à un raccourci clavier par défaut.
Pour la configuration, veuillez vous adresser à notre support, voir aussi AdminDoc:

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Voir aussi

• Routage des envois entrants

• Détermination du destinataire dans MS-/OS-IHS

• Objectifs de la collecte

• Paramètres globaux Saisie

• Numérisation directe

• Paramètres du serveur IHS

• Détermination du district

• Envoi de retour KEP