Digitalisierung

In diesem Dialog können Sendungen indirekt digitalisiert werden. Dass heisst, bestehende Sendungen werden erneut eingescannt und mit dem Sendungsevent Digitalisierung für den Folgeprozess der Digitalisierung vorbereitet. Voraussetzung ist, dass eine Sendung bereits im System korrekt erfasst wurde.
Der Sendungs-UPOC kann entweder über die Tastatur eingegeben werden, mittels Handscanner eingelesen werden oder er ist auf einem der einzuscannenden Dokumente aufgedruckt.
Nach dem erfolgreichen Einscannen der Dokumente können die erkannten Elemente auf dem Brief in einer Liste bearbeitet werden, sofern ein zwingend erforderliches oder optionales Attribut fehlt oder ungültig ist (z.B. ungültiger Sendungs-UPOC).
Mit der Auswahl der Bildverarbeitung kann gesteuert werden, welche Elemente (z.B. Sendungs-UPOC, Alternativcode usw.) auf der Sendung erkannt werden sollen.
Zusätzlich können in diesem Dialog noch Sublabels für Sendungen gedruckt werden.

Ansicht

An erster Stelle des Dialoges befindet sich die Eingabezeile für den Sendungs-UPOC. Danach folgt der Scanndialog mit der Liste der ermittelten Attribute auf den eingescannten Dokumenten. An Letzter Stelle des Dialoges befindet sich eine Statuszeile, welche Informationen über den laufenden Prozess oder Fehler bei der Digitalisierung anzeigt. Neben der Eingabezeile für den Sendungs-UPOC befinden sich die drei Schaltflächen für die Modi Scannen, Labeldruck oder Ausnahmeverarbeitung.

Bedienung

• Sendungs-UPOC
  Wenn Sie die nachfolgend eingescannten Dokumente einer Sendung zuweisen möchten, erfassen Sie hier den Sendungs-UPOC oder lesen Sie diesen über einen Handscanner ein. Die automatische Suche des UPOC's erfolgt nach einer kurzen Zeitverzögerung von 1.5 Sekunden, damit wird verhindert dass bei der Eingabe zur kurze UPOC's geprüft und verwendet werden falls gültig. Wenn der Sendungs-UPOC auf dem einzuscannenden Dokument vorhanden ist, müssen Sie nichts weiter tun, dieser wird automatisch erkannt.

• Scannen
  Wenn diese Schaltfläche betätigt wird, wechselt die Schaltflächenfarbe auf grün und der Modus Scannen bzw. Digitalisieren ist aktiv. Dies gilt für die Verarbeitung von Einzelsendungen. Wenn der Stabelverarbeitungsmodus aktiv ist, wird diese Schaltfläche deaktiviert.

• Labeldruck
  Wenn diese Schaltfläche betätigt wird, wechselt die Schaltflächenfarbe auf grün und der Modus Labeldruck ist aktiv. Dass heisst jeder Sendungs-UPOC der eingegeben oder über einen Handscanner eingelesen wird, löst einen Sublabeldruck aus. Danach wechselt der Modus automatisch wieder in den Modus Scannen bzw. Digitalisieren, ausser der Labeldruck wurde mit der Aktivierungsbox "Fixieren" fixiert.

• Ausnahmeverarbeitung
  Wenn diese Schaltfläche betätigt wird, wechselt die Schaltflächenfarbe auf grün und der Modus Ausnahmeverarbeitung ist aktiv. Dass heisst jeder Sendungs-UPOC der eingegeben oder über einen Handscanner eingelesen wird, löst die Ausnahmeverarbeitung für diese Sendung aus. Dabei wird die Sendung zwingend in die physische Zustellung umgebucht und sofern aktiviert, ein Label ausgedruckt.
  Die Ausnahmeverarbeitung wird immer mit einem Messagedialog bestätigt.
  Bitte beachten Sie, dass die Ausnahmeverarbeitung entweder im Einzelscann von Sendungen oder in der Stapelverarbietung möglich ist. Die Kriterien zum erkennen ob eine Sendung in die Ausnahmeverarbeitung umgebucht wird, sind die Grösse des erzeugten Sendungsdokumentes und die EMail-Adresse des Empfängers. Stellen Sie diese Parameter zur Erkennung in den Einstellungen zur Digitalisierung ein.

• Fixieren
  Mit dieser Aktivierungsbox wird der Modus auf den gerade aktuell eingestellen Modus fixiert, er wechselt auch nicht mehr automatisch zurück auf den Scannmodus.

• Die Bedienung des Scannerdialoges wird in der entsprechenden Hilfe des Links beschrieben. Der Prozessablauf beim Scannen ist ebenfalls unter Digitalisierung Prozessablauf ersichtlich.

• Bildverarbeitung
  Wählen Sie eine Imageparser-Regel aus der Anzeigeliste aus. Es werden alle Elemente mit der eingestellten Imageparser-Regel gesucht.

• Speichern
  Speichert die Sendung mit den angezeigten Attributen in der Liste und den eingescannten Dokumenten.

• Speichern/Scannen
  Speichert die Sendung mit den angezeigten Attributen in der Liste und den eingescannten Dokumenten und startet automatisch den nächsten Scannvorgang. Der zuvor eingegebene oder eingelesene UPOC wird verworfen.

• Abbrechen
  Die bisher eingelesenen Daten werden verworfen, es werden keine Sendungsdaten gespeichert (nicht verfügbar für Stapelverarbeitung!).

• Speichern/Schliessen oder OK
  Speichert die Sendung mit den angezeigten Attributen in der Liste und den eingescannten Dokumenten und schliesst den Dialog.
  (Anmerkung: Diese Schaltfläche sehen Sie nur, wenn es sich beim Scanndialog um ein separates Fenster handelt.)

• Autoscann aktivieren
  Wenn diese Aktivierungsbox aktiv ist, wird sofort nach dem Speichern einer Sendung (egal ob manuell oder automatisch) der nächste Scannvorgang gestartet. Der Scanner wartet dann solange, bis ein oder mehrere Dokumente eingelegt werden.

• Stapelverarbeitung
  Wenn diese Option aktiviert wird, werden die Dokumente zur digitalisierung eingescannt und zwar alle welche auf dem Scanner liegen. Diese eingescannten Dokumente sollten jeweils mit einem Sendungs-UPOC beginnen, so dass die einzelnen Sendungen getrennt werden können. Die Verarbeitung und speicherung der Sendungen passiert im Hintergrund, der Status über laufende Jobs ist im Informationsfeld unter der Liste mit den Elementen zu finden.
  Bitte beachten Sie, dass in diesem Modus die Eingabezeile für den Sendungs-UPOC gesperrt wird, da dieser auf den eingescannten Blättern vorhanden sein muss.
  Die Einstellung auf der Stapelverarbeitung (ob diese aktiv ist oder nicht) wird in der Registry des Computers gespeichert und beim nächsten Start von CodX PostOffice wieder geladen, somit bleibt die Einstellung immer gleich.
  Die Erkennung für Ausnahmeverarbeitung funktioniert im Stapelverarbeitungs-Modus gleich,es ist jedoch zwingend die Lizenz für "Individueller Folgeprozess Sendungserfassung IHS' erforderlich.

Dialogverarbeitung

Nach dem erfolgreichen Scannvorgang werden alle gefundenen Attribute in der Liste angezeigt. Elemente, welche optional sind und keinen Werte enthalten, werden mit blauer Hintergrundfarbe angezeigt, Elemente die zwingend sind und keinen gültigen Werte enhalten, mit roter Hintergrundfarbe. Die zwingenden Eingaben müssen zuerst von Hand in die Spalte "Wert" eingegeben werden, andernfalls kann die Sendung nicht gespeichert werden.
Sobald alle erforderlichen Werte eingegeben oder auch automatisch vom Scanner erkannt wurden, kann die Sendung gespeichert werden. Ist die Option "Autoscann aktivieren" aktiv, wird dies automatisch ausgeführt.
Wenn auf der Sendung bereits Sendungsinhalte vorhanden sind, wir mit einem Bestätigungsdialog gefragt, ob die neuen Sendungsinhalte angehängt werden sollen, wenn nein, werden die bestehenden vorher gelöscht.

Sendungen für die die Ausnahmeverarbeitung aktiviert wurde, werden direkt auf die normale Zustellung gebucht.

Stapelverarbeitung

Nach erfolgreichem Scannvorgang wird wieder in den normalen Bereitschaftsmodus gewechselt. Bitte beachten Sie, dass die Stapelverarbeitung nur funktioniert, wenn in der ausgewählten Bildverarbeitung alle Elemente nicht zwingend und/oder optional sein dürfen.

Sollte bei der automatischen Verarbeitung im Hintergrund Fehler auftreten, so wird der Job fertig gestellt und die Sendungen, welche korrekt verarbeitet wurden, werden gespeichert. Die anderen werden in einem Fehlerdialog angezeigt und können als Supportfall gemeldet werden. Wenn auf der Sendung bereits Sendungsinhalte vorhanden sind, werden diese gelöscht.

Sendungen für die die Ausnahmeverarbeitung aktiviert wurde, werden direkt auf die Vorbereitung für den Folgeprozess Zustellung gebucht.