Paramètres de l'eFacture

Généralités

Pour pouvoir établir des factures électroniques, il faut au moins deux licences, une licence générale et une licence supplémentaire pour le format correspondant. La licence est utilisable pour un nombre illimité de clients. (#eFacture)

CodX PostOffice Facturation électronique (général)

CodX PostOffice Facturation eFacture XFacture EN 16931

CodX PostOffice Facturation eFacture ZUGFeRD / Facture-x

CodX PostOffice Facturation eFacture OpenTrans

Factures électroniques ZUGFeRD

IMPORTANT : Pour ces eFactures, la mise en page de la facture du client doit être portée sur DevEx.

Réglages

Pour que les eFactures puissent être générées et transmises correctement, certains réglages doivent être effectués. Tous les réglages obligatoires sont énumérés ci-dessous.

IMPORTANT : L'eFacture est générée automatiquement après la clôture d'une facture.

Vous pouvez vérifier si une eFacture a été créée en ouvrant la facture et en consultant le contenu de l'onglet eFacture ou en cherchant les valeurs pour eFacture dans l'onglet Infos.

Si la création de l'eFacture ne fonctionne pas, consultez les entrées du Userlog sous l'onglet eFacture de la facturation.

Paramètres différents en fonction du format d'eFacture choisi

KV - Définitions de la facture

Pour les clients concernés, paramétrer le type de facture sur Créer automatiquement une eFacture et Envoyer.

Saisir un numéro de débiteur, pour autant qu'il ait été sélectionné pour l'identification (dans KV - eFacture)

SEC - eFacture

Choisir un format et une version pour l'eFacture.

Saisir un identifiant d'acheminement . Celui-ci vous est fourni par votre client. (ID d'acheminement possible : 04011000-1234512345-06)

L'identification détermine le numéro unique du client qui sera utilisé. Assurez-vous que celui-ci est également disponible.
Vous avez le choix entre : (ces valeurs seront copiées dans la facture)
- Numéro de client fournisseur (données de base)
- Numéro de client (données de base)
- Numéro ext. client (données de base)
- Numéro de client (définition de la facture)

Choisir un mode de transmission.
Saisir les paramètres nécessaires pour le type de transmission choisi :

Courrier électronique

Les indications suivantes sont nécessaires pour l'e-mail :
E-mail du destinataire (plusieurs possibles)
Objet (celui-ci peut également être défini dans les paramètres du mandant de facture FA correspondant.)
Texte (celui-ci peut également être défini dans les paramètres du mandant de facture FA correspondant).

Exportation

Pour l'exportation, il faut les indications suivantes :
Chemin UNC et nom de fichier

(Ceux-ci peuvent également être définis sous les paramètres du mandant de facture FA correspondant).

KV - Données de base

L'adresse du client doit être saisie correctement. IMPORTANT : Le nom, le code postal, la ville et le pays sont impérativement nécessaires pour les XFactures.

Le numéro de client s'il a été sélectionné pour l'identification (dans KV - eFacture)

Le numéro de client externe s'il a été sélectionné pour l'identification (dans KV - eFacture)

Le numéro de fournisseur s'il a été sélectionné pour l'identification (dans KV - eFacture)

ATTENTION: Les valeurs ci-dessus sont enregistrées pour chaque facture. Si aucune eFacture ne peut être créée, les valeurs doivent être corrigées sur la facture.

Le numéro de commande peut être défini pour le client dans les paramètres : Custfield 200 : Numéro de commande

SEC - Adresses

Si vous avez coché la case dans les paramètres du client pour eFacture pour120 : Prendre en compte le partenaire de contact du client pour les eFactures, vous devez avoir saisi un partenaire de contact sous Adresses. Mais un seul! . IMPORTANT : Les paramètres nom 3, téléphone 3 et e-mail sont repris dans l'eFacture. (BT-56,BT-57,BT-58)
Ce paramètre CF dans les définitions d'eFacture peut être modifié de manière ciblée dans le paramètre CF de chaque facture individuelle. Ces paramètres s'appliquent alors à la création de factures électroniques pour cette facture.

KV - Responsable de clientèle

Attribuer au client un collaborateur en tant que responsable clientèle. Notez que le type de responsable clientèle doit correspondre aux paramètres définis dans les mandants de facture FA (Général).

S'il existe un responsable clientèle général, il est attribué au mandant de facture FA. Il n'est donc pas nécessaire d'en attribuer un ici.

IMPORTANT: Le nom, le numéro de téléphone (professionnel ou mobile) et l'e-mail du collaborateur concerné sont nécessaires.

Complément pour le numéro de téléphone. Pour Xrechnung à partir de V2.2.0, il faut au moins 3 chiffres.

Paramétrage du mandant de facture FA

Généralités

Pour une eFacture, il faut des indications sur le conseiller clientèle. Vous pouvez définir un type de responsable clientèle et, dans la gestion des clients, attribuer au client un collaborateur avec ce type de responsable clientèle. Mais vous pouvez également attribuer directement un collaborateur comme conseiller clientèle général. (Le responsable clientèle qui a été attribué dans le contrat de vente avec le type correspondant a la priorité).
IMPORTANT: Le nom, le numéro de téléphone (professionnel ou mobile) et l'e-mail du collaborateur concerné sont nécessaires.

L'adresse de l'auteur de la facture doit être saisie correctement. IMPORTANT : le nom, le code postal, la localité et le pays sont impérativement nécessaires pour les XFactures.

eFacture

Code de devise correct pour les e-factures (ISO 4217 alpha-3). par ex. CHF ou EUR (BT-5)

eFacture eMail

Paramètres du serveur de messagerie: Saisissez les valeurs 200...271

E-mail de l'expéditeur (une seule adresse e-mail)

Sujet (si aucun n'est défini dans l'onglet 'e-facture' de la gestion des clients, il sera repris).
Texte (si aucun n'est défini dans le registre 'e-facture' de la gestion des clients, il sera repris).

Exportation d'eFacture

Pour l'exportation, il faut les indications suivantes :
Chemin UNC et nom de fichier

(si aucun chemin UNC ou nom de fichier n'est défini dans l'onglet 'e-facture' de la gestion des clients , ceux-ci seront repris).

Paramètres Généralités Configuration des rapports

Il faut saisir au moins un IBAN d'une relation bancaire.

Le numéro de TVA doit être saisi. Le numéro de TVA se compose généralement du code du pays, suivi d'une série de chiffres. Dans certains pays, le numéro comporte également des lettres. En Allemagne, le numéro de TVA se compose du code de pays DE suivi de 9 chiffres. (BT-31)

Pour un client exonéré de la TVA, les données suivantes doivent être disponibles :
Registre du commerce 2 (BT-30)
Numéro de TVA (BT-32)

Paramètres du modèle tarifaire TVA

Pour chaque TVA, il faut définir le code UNTDID 5305 & le code UNTDID 5305 Exonéré de TVA.

Les valeurs valables y sont décrites dans l'aide en ligne.

Pour UNTDID 5305 Code E, il faut encore saisir un motif d'exonération de la TVA.

Paramètres de facturation FAConfig (unités)

Un code CEE-ONU valable doit être saisi pour chaque unité.

L'introduction de l'e-facture s'est accompagnée d'une gestion centralisée des unités. Toutes les unités existantes ont été reprises. Celles-ci peuvent désormais être modifiées sous Paramètres / Administration / Facturation / FA Config. La colonne Remarque indique d'où l'unité a été reprise. (article, position de commande, position de facture).

Il est important qu'un code CEE-ONU soit saisi au moins pour toutes les unités d'articles.

Les unités qui ne sont plus utilisées peuvent également être supprimées. (Transfert actif).

Paramètres du cycle de facturation

Lors du traitement des factures, on définit si les factures clôturées pour les clients avec e-factures doivent être envoyées directement.

Job 0002:0005 Serveur de facturation : Job de transmission des factures électroniques

Pour que les factures électroniques soient transmises, le job doit être activé et un calendrier doit être défini.

Paramètres par défaut eFacture

Paramètres de facturation (Custfield 2014)

Les paramètres suivants sont valables pour l'eFacture : voir : (voir Paramètres pour FA - Définition du regroupement de factures sous Particularités pour eFacture)

70 : Nombre de décimales pour les eFactures (standard 2)

Les champs suivants sont concernés : BT-106, BT-109, BT-110, BT-112, BT-115, BT-116, BT-117, BT-119, BT-131, BT-152,

Paramètres facultatifs

Paramètres de facturation électronique des clients (Custfield 2744) & Paramètres de facturation électronique des factures (Custfield 2745)

Les paramètres suivants sont valables pour l'eFacture : voir : (voir Paramètres pour le client eFacture)

Le paramètre CF dans les définitions de factures électroniques peut être modifié de manière ciblée dans le paramètre CF de chaque facture individuelle. Ces paramètres s'appliquent alors à la création de factures électroniques pour cette facture.

100 : numéro de projet (BT-11)

101 : numéro de contrat (BT12)

102 : numéro de commande (BT-13)

103 : numéro d'ordre de vente (BT-14)

104 : Identification du document (BT-17)

105 : Type d'identifiant de document (BT-17-0)

106 : schéma d'identification du document(BT-17-1)

107 : Identification du document (BT-18)

108 : Identification du document Type (BT-18-0)

109 : Identification du document Schéma(BT-18-1)

120 : Prendre en compte les interlocuteurs du client pour les factures électroniques (BT-56, BT-57,BT-58)

Autres paramètres

Les valeurs n° de fournisseur, Global ID et Global ID Type de l'adresse de facturation sont reprises dans l'eFacture en tant qu'identifiant du vendeur, si elles existent. (BT-29 / BT29-0 / BT-29-1)

L'adresse de livraison est reprise dans l'eFacture. (BT-70 / BT-78/ BT-75 / BT-77 / BT-80)