Reports drucken Nahezu alle Report sind mit Microsoft Access implementiert. Die benötigte Access-Runtime 2010 wurde, wenn nötig, durch das Installationsprogramm installiert. Fast alle Reports zeigen nach dem Start eine Fenster zum Filtern und Einstellen der gewünschten Daten, danach kann der Report am Bildschirm angezeigt oder direkt gedruckt werden. Alle Fenster und Reports sind ähnlich aufgebaut. Im folgenden werden alle gemeinsamen und in verschiedenen Reports vorhanden Bedienelemente beschrieben. Aufrufen der Reports In jedem Modul befindet sich auf der Rechten Seite die Drucken Schaltfläche. Die angezeigten oder verfügbaren Reports sind je nach Produkt, Modul, Lizenzierung und Zugangsberechtigung unterschiedlich. Welcher Report in welchem Modul erscheint, kann unter Einstellungen / Allgemein / Reports konfigurieren eingestellt werden. Es gibt identische Reports, welche aus unterschiedlichen Modulen aufgerufen werden können. Der Inhalt der Register (meist Register Filter) im Report Dialog Einstellungen kann dann unterschiedlich sein. Hinweis: Sollte beim Öffnen eines Reportes die folgende Meldung angezeigt werden, so kann diese
ignoriert werden. Bitte nicht speichern.
Mandant Filter Bitte beachten Sie, dass die meisten Reports den in der Statuszeile eingestellten Mandanten zum Filtern der Werte verwenden. Sind
<Alle> Mandanten eingestellt, so werden die Daten gruppiert nach Mandanten ausgegeben. (Eine neue Seite nach jedem Mandanten, mit der
entsprechenden Kopf- und Fusszeile des Mandanten.) Report Dialog Einstellungen Ein Einstellungsdialog kann maximal die folgenden Register anbieten: Allgemein, Filter Gruppierung, Sortierung und Anzeigen. Je nach Report können einzelne Register fehlen, da diese für diesen Report nicht benötigt werden. Register Allgemein Dieses Register ist immer vorhanden. Es beinhaltet mindesten den Berichttitel. Komplexere Reports besitzen die Funktionalität Vorlagen. (dazu mehr weiter unten) Hier können auch Eigenschaften vorhanden sein, welche in keines der anderen Register passen. Register Filter In diesem Register werden die Felder definiert, welche die anzuzeigenden Datensätze einschränkt. Wurden die Filter so gesetzt, dass gar keine Datensätze diesen entsprechen wird die Meldung: Es sind keine Daten vorhanden! angezeigt.
Hinweis: Ist bei einem Datumsfilter der Wert Datum von: nicht definiert, so greift in der Regel das Filter, welches im Datensatz Filter Dialogs gesetzt ist. Hinweis: Das Register Filter hat Einfluss auf alle möglichen Arten der Ausgabe. Register Gruppierung In diesem Register definieren Sie wie die anzuzeigenden Datensätze zusammengefasst / gruppiert werden sollen. Register Sortierung In diesem Register definieren Sie wie die anzuzeigenden Datensätze sortiert werden sollen. Sind mehrere Optionen vorhanden so sind natürlich nicht alle Einstellungen sinnvoll. Beispiel: Personen sortieren nach Dienstgrad und dann nach Personal Nr. ist ok, umgekehrt erst nach Personal Nr. und dann nach Dienstgrad ist in der Regel sinnlos! Register Anzeigen Hier legen Sie fest welche Felder der anzuzeigenden Datensätze sichtbar sein sollen. Vorlagen / Speichern der Einstellungen Alle Einstellungen in allen Registern werden je Windows Login gespeichert und beim Start des Report wieder hergestellt. Mithilfe von Vorlagen lassen sich nun unterschiedlichste Kombination der Einstellungen unter einem Namen speichern und wieder Laden. Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen oder verwenden möchten, so schreiben oder wählen Sie als erstes den gewünschten Namen im Vorlagen Feld. Danach werden automatisch alle Einstellungen unter diesem Namen gespeichert. Es werden also immer alle Einstellungen unter der angezeigten Vorlage gespeichert! Sie können das Speichern der Einstellungen nicht verhindern. Anzeigen / Ausgeben des Report Mit den 7 Befehlsflächen am unteren Rand des Dialoges wird die Ausgabe des Reports gestartet. Je nach Report können einige Ausgaben nicht vorhanden sein. Ebenfalls stehen die folgenden Optionen nicht in jedem Report zur Verfügung. Wenn die Option Querformat vorhanden ist so können sie dies Wählen (mit Querformat kann natürlich auch auf ein A3 Hochformat gedruckt werden, falls der Drucker die unterstützt.). Diese Option hat keinen Einfluss bei der Ausgabe via Text, Excel und CSV. Die Option Export Anzeigen bewirkt, dass bei der Ausgabe via PDF, Word, Text, Excel und CSV die Datei nach dem Erzeugen am Bildschirm angezeigt wird. Die Option Ausgabe je Person separieren bewirkt, dass für jede Person Gruppierung ein eigener Druckjob,
beziehungsweise eine eigene Datei erstellt wird.
Auswertungen mit Hilfe von Pivot-Kreuztabellen Es gibt einige Reports, welche eigentlich nicht Reports im engeren Sinn sind, sondern Tabellen (Pivot-, Kreuztabellen genannt), welche interaktiv am Bildschirm betrachtet werden können.
Mit einem Doppelklick ins entsprechende Feld wird dieses eingeklappt, die Detailfelder werden ausgeblendet, beziehungsweise wieder komplett angezeigt. Mit der Kontextmenüfunktion Sortieren können Sie die gewünschten Daten sortieren. |
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