Reports drucken

Nahezu alle Report sind mit Microsoft Access implementiert. Die benötigte Access-Runtime 2010 wurde, wenn nötig, durch das Installationsprogramm installiert.

Fast alle Reports zeigen nach dem Start eine Fenster zum Filtern und Einstellen der gewünschten Daten, danach kann der Report am Bildschirm angezeigt oder direkt gedruckt werden. Alle Fenster und Reports sind ähnlich aufgebaut. Im folgenden werden alle gemeinsamen und in verschiedenen Reports vorhanden Bedienelemente beschrieben.

Aufrufen der Reports

In jedem Modul befindet sich auf der Rechten Seite die Drucken Schaltfläche. Die angezeigten oder verfügbaren Reports sind je nach Produkt, Modul, Lizenzierung und Zugangsberechtigung unterschiedlich. Welcher Report in welchem Modul erscheint, kann unter Einstellungen / Allgemein / Reports konfigurieren eingestellt werden. Es gibt identische Reports, welche aus unterschiedlichen Modulen aufgerufen werden können. Der Inhalt der Register (meist Register Filter) im Report Dialog Einstellungen kann dann unterschiedlich sein.

Hinweis: Sollte beim Öffnen eines Reportes die folgende Meldung angezeigt werden, so kann diese ignoriert werden. Bitte nicht speichern.
Normalerweise ist nur der selbe Report an einem anderen Rechner bereits geöffnet worden, und somit kann dieser Report  nur als read-only geöffnet werden, was aber kein Problem ist.


(aus Sicht Access ist die Report-Datei eine Datenbank, darum 'This database has been...')

Mandant Filter

Bitte beachten Sie, dass die meisten Reports den in der Statuszeile eingestellten Mandanten zum Filtern der Werte verwenden. Sind <Alle> Mandanten eingestellt, so werden die Daten gruppiert nach Mandanten ausgegeben. (Eine neue Seite nach jedem Mandanten, mit der entsprechenden Kopf- und Fusszeile des Mandanten.)
Hinweis: In der Enterprise Version gibt es spezielle Reports, welche nicht diesen Regeln nachkommen, sondern die Daten Mandant unabhängig ausgeben.

Report Dialog Einstellungen

Ein Einstellungsdialog kann maximal die folgenden Register anbieten: Allgemein, Filter Gruppierung, Sortierung und Anzeigen. Je nach Report können einzelne Register fehlen, da diese für diesen Report nicht benötigt werden.

Register Allgemein

Dieses Register ist immer vorhanden. Es beinhaltet mindesten den Berichttitel. Komplexere Reports besitzen die Funktionalität Vorlagen. (dazu mehr weiter unten) Hier können auch Eigenschaften vorhanden sein, welche in keines der anderen Register passen.

Register Filter

In diesem Register werden die Felder definiert, welche die anzuzeigenden Datensätze einschränkt. Wurden die Filter so gesetzt, dass gar keine Datensätze diesen entsprechen wird die Meldung: Es sind keine Daten vorhanden! angezeigt.

DruckenTriState
Es gibt Checkboxen, welche nicht nur 'Ja' oder 'Nein' speichern können, sondern noch eine dritte Variante nicht definiert ( 'egal') besitzen.
Im Beispiel für aktive Personen bedeutet dies:
X = Ja = nur aktive Personen
leer = Nein = nur inaktive Personen, (nicht aktive)
grau = Egal = alle Personen (aktive und inaktive)

Hinweis: Ist bei einem Datumsfilter der Wert Datum von: nicht definiert, so greift in der Regel das Filter, welches im Datensatz Filter Dialogs gesetzt ist.

Hinweis: Das Register Filter hat Einfluss auf alle möglichen Arten der Ausgabe.

Register Gruppierung

In diesem Register definieren Sie wie die anzuzeigenden Datensätze zusammengefasst / gruppiert werden sollen.
Hinweis: Das Register Gruppierung hat keinen Einfluss auf CSV Ausgabe.

Register Sortierung

In diesem Register definieren Sie wie die anzuzeigenden Datensätze sortiert werden sollen. Sind mehrere Optionen vorhanden so sind natürlich nicht alle Einstellungen sinnvoll. Beispiel: Personen sortieren nach Dienstgrad und dann nach Personal Nr. ist ok, umgekehrt erst nach Personal Nr. und dann nach Dienstgrad ist in der Regel sinnlos!

Register Anzeigen

Hier legen Sie fest welche Felder der anzuzeigenden Datensätze sichtbar sein sollen.
Hinweis: Das Register Anzeigen hat keinen Einfluss auf die CSV Ausgabe.

Vorlagen / Speichern der Einstellungen

Alle Einstellungen in allen Registern werden je Windows Login gespeichert und beim Start des Report wieder hergestellt.
In der WebVersion werden diese für jeden Benutzer der Anwendung separat gespeichert, da ja nur ein Windows Login vorhanden ist. In den Options (-4020 (Report) SaveSettingsForUser kann dies deaktiviert werden. In der Standard Version ist dieser Schalter irrelevant.

Mithilfe von Vorlagen lassen sich nun unterschiedlichste Kombination der Einstellungen unter einem Namen speichern und wieder Laden.

Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen oder verwenden möchten, so schreiben oder wählen Sie als erstes den gewünschten Namen im Vorlagen Feld. Danach werden automatisch alle Einstellungen unter diesem Namen gespeichert. Es werden also immer alle Einstellungen unter der angezeigten Vorlage gespeichert! Sie können das Speichern der Einstellungen nicht verhindern.

Anzeigen / Ausgeben des Report

Mit den 7 Befehlsflächen am unteren Rand des Dialoges wird die Ausgabe des Reports gestartet. Je nach Report können einige Ausgaben nicht vorhanden sein. Ebenfalls stehen die folgenden Optionen nicht in jedem Report zur Verfügung.

Wenn die Option Querformat vorhanden ist so können sie dies Wählen (mit Querformat kann natürlich auch auf ein A3 Hochformat gedruckt werden, falls der Drucker die unterstützt.). Diese Option hat keinen Einfluss bei der Ausgabe via Text, Excel und CSV.

Die Option Export Anzeigen bewirkt, dass bei der Ausgabe via PDF, Word, Text, Excel und CSV die Datei nach dem Erzeugen am Bildschirm angezeigt wird.

Die Option Ausgabe je Person separieren bewirkt, dass für jede Person Gruppierung ein eigener Druckjob, beziehungsweise eine eigene Datei erstellt wird.
Dies kann sinnvoll sein wenn Beispielsweise die Vorder- und Rückseite bedruckt werden soll und zwingend jede Person auf Seite 1 beginnen muss.
Hinweis: Diese Option wird/kann in der Vorschau und beim CSV Export nicht angewandet werden. Der Report am Bildschirm wird also immer ohne Separieren angezeigt!

ReportDialogAusgabe

  1. Report als Vorschau anzeigen: Wenn Sie die Vorschau Schliessen gelangen Sie wieder zurück in den Einstellungs-Dialog.

  2. Report drucken: Gibt der Report direkt auf den Standard Drucker aus. Wenn Sie einen anderen Drucker wählen möchten, so geben Sie den Report als Vorschau aus und wählen dann links oben die Funktion Drucken.

  3. Report als PDF ausgeben: Standard Access Funktion, erstellt eine PDF Datei, welche der Vorschau entspricht.

  4. Report als Text ausgeben: Standard Access Funktion, erstellt eine Text Datei inklusive Gliederung aber ohne Grafik und Format

  5. Report als Word ausgeben: Standard Access Funktion, erstellt ein RTF (Rich Text Format) Datei, welche mit vielen Textverarbeitungsprogrammen geöffnet werden kann.

  6. Report als Excel ausgeben: Standard Access Funktion, erstellt eine Excel Datei inklusive Gliederung (Seitenweise) und Format des Layouts

  7. Alle Daten nach CSV (Excel) exportieren: Es werden alle Rohdaten, wie sie von der Datenbank geliefert werden in eine mit Strichpunkt getrennte Textdatei exportiert. Technische Spalten werden ausgefiltert und die Datenbank-Feldnamen werden übersetzt als erste Zeile angezeigt.
    Hinweis: Wenn Sie beim Start dieser Funktion gleichzeitig die Umschalttaste gedrückt halten, werden auch die technischen Spalten ausgegeben und die Datenbank-Feldnamen werden nicht übersetzt angezeigt.

Auswertungen mit Hilfe von Pivot-Kreuztabellen

Es gibt einige Reports, welche eigentlich nicht Reports im engeren Sinn sind, sondern Tabellen (Pivot-, Kreuztabellen genannt), welche interaktiv am Bildschirm betrachtet werden können.


Sie können entweder alle Daten oder nur bestimmte Daten anzeigen lassen. Ist ein Filter aktiv, so wird der kleine Pfeil blau angezeigt. Ist kein Filter aktiv, so wird dieser schwarz angezeigt. Nach dem Start der Auswertung sind per Default keine Filter gesetzt.

Mit einem Doppelklick ins entsprechende Feld wird dieses eingeklappt, die Detailfelder werden ausgeblendet, beziehungsweise wieder komplett angezeigt.

Mit der Kontextmenüfunktion Sortieren können Sie die gewünschten Daten sortieren.



CodX Software CodX Software AG
Sinserstrasse 47
6330 Cham
Switzerland
Support
http://support.codx.ch
CxSpickel