Dokumentverwaltung

Mit der Dokumentenverwaltung (Einstiegspunkt: Klemmbrett meist rechts oben, angezeigt) sind Sie in der Lage, beliebige Dateien einem Datensatz zuzuordnen. Diese Funktion steht Ihnen in praktisch jedem Modul zur Verfügung.
Wichtig: Die Dateien werden in der Datenbank gespeichert.
Am Klemmbrett Icon ist zu erkennen, ob dem aktuellen Datensatz kein, ein oder mehrere Dokumente zugeordnet sind. Mit Klicken auf das Klemmbrett Icon öffnet sich dieser Dialog Dokumentverwaltung. Dieser Dialog ist in allen Module identisch. Per Default werden genau die Dokumente angezeigt, welche dem aktuellen Datensatz zugeordnet sind.

Filter

Durch Ändern der ersten 3 Filter Einstellungen können Sie das Anzeigefilter der Dokumente immer weiter öffnen.

Nur nicht zugeordnete Dokumente anzeigen bedeutet, dass die noch in der Datenbank vorhandenen Dokumente angezeigt werden, welche keinem Datensatz mehr zugeordnet sind. Löschen Sie beispielweise einen Einsatz so werden die dem Einsatz zugeordneten Dokumente nicht automatisch mitgelöscht. Diese bleiben gespeichert.

Die nächsten drei Filtermöglichkeiten werden zusätzlich zu den ersten 4 Auswahlen angewendet.

Listenfelder

In den Spalten Modul und Datensatz sehen Sie die Zuordnung des Dokumentes zum Datensatz. Die Spalten Typ, Modul, Datensatz und Mandant sind informativ und können nicht verändert werden.
Die Spalten Bezeichnung und Bemerkung können je Dokument frei verändert werden.
Ist die Checkbox Öffentlich gesetzt, wird das Dokument bei einer Export-Funktion ebenfalls exportiert. So können Sie zum Beispiel Dokumente, welche einem Einsatz zugeordnet sind, beim Mandant-Export ebenfalls dem Kanton zur Verfügung stellen. Für Module, welche nicht exportiert werden ist das Feld Öffentlich nicht zugänglich.
Die Spalten Grösse, Ursprungsname, Geändert am und in Bearbeitung zeigen informative Felder zum Dokument an, welche nicht verändert werden können.

Ist ein Dokument mehreren Datensätzen zugeordnet, so wird es hellgelb markiert angezeigt.

Ist ein Dokument in Bearbeitung, wird es gelb markiert dargestellt. Dies ist ebenfalls am geänderten Klemmbrett-Icon ersichtlich.

Dokumente den Datensätzen Hinzufügen...

Sie können ein Dokument mit der Drag & Drop-Funktion auf das Klemmbrett Icon z.B. aus dem Windows Datei Explorer hinzufügen. Hinweis Drag & Drop funktioniert nicht mit der Citrix Web Lösung!

Mit dem Knopf Hinzufügen / Neues Dokument hinzufügen öffnet sich der Dateiauswahl-Dialog, und Sie können ein neues Dokument suchen und hinzufügen.

Haben Sie ein Dokument eines anderen Datensatzes in der Liste selektiert, so können Sie mit Hinzufügen / Bestehendes Dokument kopieren eine Kopie davon erstellen, es wird dem aktuellen Datensatz zugeordnet. Wichtig: Das Dokument ist nun zweimal in der Datenbank vorhanden!

Wollen Sie dasselbe Dokument mehreren Datensätzen zuordnen, Selektieren Sie diese und wählen wählen Sie Hinzufügen / Auf bestehendes Dokument verweisen. Das Dokument ist somit nur einmal in der Datenbank vorhanden, kann aber von beiden Datensätzen direkt eingesehen/verändert werden.

Hinweis: Alle Funktionen unter Hinzufügen ordnen das Dokument immer dem aktuellen Datensatz zu, das ist derjenige, welcher in der Titelzeile angegeben ist!.

Dokumente Bearbeiten...

Mit Dokument Bearbeiten / Dokument überschreiben können Sie das in der Datenbank gespeicherte Dokument durch eine andere Datei ersetzen. Die Zuordnungen, Bezeichnungen und Bemerkungen bleiben so erhalten, im Gegensatz zum Löschen und neu Hinzufügen eines Dokumentes.

Ist ein Dokument mehreren Datensätzen zugeordnet, können Sie mit Bearbeiten / Alle Zuordnungen anzeigen ein Liste aller Datensätze anzeigen, welche diesem Dokument zugeordnet sind.

Mit Bearbeiten / Dokument exportieren als können Sie ein in der Datenbank gespeichertes Dokument wieder als eigenständige Datei ablegen. Das Dokument verbleibt dabei unverändert in der Datenbank bestehen.

Dokumente Löschen...

Mit Löschen können Sie ein Dokument oder nur die Zuordnung zum aktuellen Datensatz löschen. Im folgenden Dialog können Sie wählen, ob das Dokument oder nur die Zuordnung gelöscht werden soll. Per Default wird immer nur die Zuordnung gelöscht, ausser bei nicht mehr zugeordneten Dokumenten.

Hinweis: Importierte, also nicht eigene, Dokumente wie zum Beispiel Kursbeschreibungen von kantonalen Ausbildungen, können nicht gelöscht werden.

Datei...

Mit dem Knopf Datei / Öffnen,  Datei / Bearbeiten und Datei / Drucken können Sie das gespeicherte Dokument anzeigen, bearbeiten oder direkt zum Drucker ausgeben.
Hinweis: Mit einem Doppelklick auf die Zeile wird das Dokument automatisch geöffnet (Datei / Öffnen).
Das Verhalten dieser Funktionen ist abhängig vom Dateityp der gespeicherten Datei. Es stehen nicht immer alle Funktionen für alle Typen zur Verfügung. Grundsätzlich verhält sich die Dokumentenverwaltung gleich wie wenn Sie eine gleiche Datei über Windows/Explorer Öffnen oder Bearbeiten.
Die Funktion Datei / Bearbeiten merkt sich, dass dieses Dokument in Bearbeitung ist. Wird ein Dokument geöffnet oder bearbeitet, so wird dieses in ein temporäres  Verzeichnis extrahiert und von dort geöffnet oder bearbeitet.
Mit den Filtern Alle Dokumente anzeigen und Nur in Bearbeitung befindliche Dokumente anzeigen können jederzeit die in Bearbeitung befindlichen Dokumente aufgelistet  werden.

Speichern... / Zurücksetzen

Ist die Bearbeitung des Dokumentes abgeschlossen, muss es wieder zurück in die Datenbank gespeichert werden. Mit Selektion des Datensatzes und Speichern wird das Dokument in die Datenbank zurückgespeichert, und die Bearbeitung wird beendet.

Soll die Bearbeitung des Dokumentes abgebrochen werden, so kann der Vermerk, dass das Dokument in Bearbeitung ist, mit Zurücksetzen wieder entfernt werden. Das Dokument verbleibt somit unverändert in der Datenbank.

Beim Beenden des Programmes werden Sie aufgefordert, alle noch in Bearbeitung befindlichen Dokumente zurück zu speichern. Im angezeigten Dialog können Sie nun alle Dokumente mit Speichern übernehmen oder mit Zurücksetzen die Änderungen verwerfen.

Hinweis: Dokumente, welche von anderen Personen an andern Rechner bearbeitet werden können weder bearbeitet noch gespeichert/zurückgesetzt werden.
In der Spalte Gesperrt von ist ersichtlich seit wann, an welchem Rechner und von welchem Benutzter das Dokument bearbeitet wird. Es kann nur von dieser Person an diesem Rechner gespeichert oder zurückgesetzt werden.
Ausnahme: mit vorhanden Administrator Rechten kann auch ein fremdes Dokument zurückgesetzt werden.



CodX Software CodX Software AG
Sinserstrasse 47
6330 Cham
Switzerland
Support
http://support.codx.ch
CxSpickel