Einstellungen - Module - Budget

In diesem Register erzeugen und bearbeiten Sie die Budget-Geschäftsjahre. Hier wählen Sie die gewünschten Standardkonten aus dem Kontoplan aus.

Runden

Hier können Sie individuell für Budget-Kosten und Budget-Planung einstellen wie die Währungsbeträge für die Anzeige gerundet werden. Per Standard ist für Kosten auf CHF 1.00 und für die Planung CHF 100.00 eingestellt.
Hinweis: Die Werte selbst werden nicht gerundet gespeichert, sondern immer mit exakter Genauigkeit. (Alle Beträge werden generell mit 4 Nachkommastellen gespeichert)

Hinweis: Diese Einstellung ist nicht vom Mandanten abhängig.

Belegnummer

Hier können Sie definieren, ob die Belegs-Nummerierung je Geschäftsjahr neu beginnen soll oder nicht.

Hinweis: Diese Einstellung ist nicht vom Mandanten abhängig.

Konto Einstellungen

Definieren Sie, ob das Aufwandskonto für einen Agenda-Eintrag aus der zugeordneten Einsatzart oder dem Soldansatz übernommen wird.
Sie können dann im Agenda-Eintrag jedoch auch ein eigenes Konto genau für diesen Agenda-Eintrag definieren.

Definieren Sie, ob ein Einsatz Soldeintrag sein Aufwandskonto vom zugeordneten Einsatzart oder von dem Soldansatz übernommen wird.

Definieren Sie, ob das Aufwandskonto für einen Wartungsjournal-Eintrag vom zugeordneten Wartungsplan oder vom Artikel übernommen wird.

Hinweis: Diese Einstellungen müssen je Mandant definiert werden.

Geschäftsjahre

 Mit Hinzufügen erzeugen Sie ein neues Geschäftsjahr.

Geben Sie eine Bezeichnung für das neue Geschäftsjahr ein. Als Budget Datumsbereich von/bis werden die Werte des neuesten vorhanden Geschäftsjahres plus 1 Jahr eingesetzt, oder das aktuelle Jahr, wenn noch kein Geschäftsjahr vorhanden ist. Sie können diese Werte jederzeit ändern. Sie dürfen sich jedoch nicht mit den bereits vorhandenen Geschäftsjahren überschneiden! Sie können den Datumsbereich von vorhandenen Geschäftsjahren nur ändern, wenn dadurch keine bereits vorhanden Budgets/Kosten betroffen sind.

Speichern Sie danach das Geschäftsjahr mit Speichern. Bei der Speicherung des Geschäftsjahres können Sie wählen, ob Sie den Kontoplan des letzten Jahres übernehmen möchten. Dies ist normalerweise der Fall.
Wenn Sie die vorherige Frage mit Nein beantwortet haben (oder beim ersten Geschäftsjahr) können Sie den vordefinierten Kontoplan übernehmen und diesen danach Ihren Bedürfnissen anpassen. Wenn Sie auch diese Frage mit Nein beantworten so müssen Sie den kompletten Kontoplan für dieses Geschäftsjahr manuell erstellen.

Weiter werden Sie gefragt, ob Sie bereits vorhandene Daten ins Budgetmodul übernehmen möchten. Führen Sie diese Funktion aus, wenn für den Zeitraum des Geschäftsjahres bereits Daten vorliegen haben, und wenn Sie die Standardwerte korrekt definiert haben. Diese Funktion sollte hier also nur ausgeführt werden, wenn Sie das Budgetmodul bereits korrekt konfiguriert haben. Sie können diese Funktion später manuell mit dem Knopf Buchungssätze übernehmen jederzeit ausführen.

Hinweis: Auch durch einen Registerwechsel werden die Daten gespeichert.

Sie können je Geschäftsjahr die Budget sowie die Kostenseite schliessen. Das bedeutet es können keine Werte mehr verändert werden. 

Beispiel Anwendung:

  •  Januar 2015: Erzeugen eines neuen Geschäftsjahres für das Jahr 2016. Budget und Kosten sind nicht geschlossen.

  •  Eingabe der Budgetwerte.

  •  Mai. 2015: Das Budget 2016 muss der Gemeinde abgegeben werden. Das Budget wird geschlossen.

  •  2016: Die Kostenwerte werden im Laufe des Jahres eingetragen.

  •  Januar 2017: Die Kosten im Geschäftsjahr 2016 werden geschlossen.

  •  2017: Alte Agenda Einträge des Jahres 2016 werden gelöscht. Die Daten des geschlossenen Geschäftsjahres 2016 bleiben aber erhalten!

Standardkontos

Die Standardkontos können Sie erst festlegen, wenn ein Kontoplan vorhanden ist.

Für alle Budgetrelevanten Themen sollten Sie ein Standardkonto definieren. Dieses Konto wird dann automatisch entsprechend verwendet.

Beispiel Artikel: Erfolgt keine andere Angabe, wird der Artikel dem Standardkonto zugewiesen Sie können jedoch beim Artikel ein beliebiges anderes Konto definieren.
Hinweis: Nachdem Sie diese Standardkonten definiert haben, gehen Sie zu den Einstellungen Einsatzarten und wählen für jede einzelne Einsatzart, welche nicht dem Standardkonto zugeordnet sein soll, ein eigenes Konto.

Standard Einträge werden grau oder in kursiver Schrift angezeigt. Individuell gewählte Kontos hingegen in schwarzer, normaler Schrift.

Analog gehen Sie für die Soldansätze (Einstellungen), Wartungspläne (Modul Wartungspläne) und Artikel (Modul Artikel) vor.

Hinweis: Diese Einstellungen müssen je Mandant definiert werden.



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