Agenda Einträge exportieren/importieren

Es werden die folgenden Agendadaten exportiert oder importiert:

Bezeichnung (Betreff, Summary), Bemerkung (Beschreibung, Description), Objekt, Adresse und Ort (Ort, Location), Datum, Zeit, Dauer, ganztägig (Beginnt, Endet, Ganztägig).

Weiter wird das Feld Organisator übergeben. Outlook benötigt dieses Feld, da sonst bereits importierte Ereignisse im Outlook nicht aktualisiert werden können. Der Wert kann in den Options (-1070 (Agenda) iCalendarOrganizer]) festgelegt werden. Es muss sich um E-Mail Adresse oder ein AD Name in der Form CN=Muster handeln.
Andere Kalender Anwendungen wie beispielsweise der Kalender im Mac OS X benötigen dies nicht.

Exportieren

Beim Exportieren wird zwischen zwei Varianten unterschieden. Einem Export, welcher als Initial-Import im Fremdsystem (Outlook, Mac-Kalender, ...) dient und einem Export, welcher nur noch die Agenda Einträge enthält, welche bereits einmal exportiert wurden (mit der ersten Variante) und in der Zwischenzeit verändert wurden.

Im ersten Schritt Export Agendadaten konfigurieren können Sie diese mit der obersten Auswahl einstellen. Haben Sie die erste Option Alle Agenda Einträge als Initial-Import exportieren ausgewählt können Sie im nächsten Schritt Agenda Einträge auswählen die gewünschten Agenda Einträge markieren.

 

In der zweiten Auswahl können Sie wählen, ob nur eine Export Datei oder eine Export Datei je Person erstellt werden soll. Wenn sie die Option Eine Export Datei je zugeordneter Person erstellen gewählt haben wird der Name der gewählten Agenda Export Datei automatisch mit dem Personennamen erweitert. Im letzten Schritt Personen auswählen können Sie dann die gewünschten Personen markieren.

 

Haben Sie die Option Nur bereits exportierte und danach geänderte Agenda Einträge exportieren. gewählt, kontrolliert nun das System selbständig, ob Agenda Einträge für den Export vorhanden sind. Die manuelle Auswahl der Agenda Einträge wird in diesem Falle also nicht angezeigt.
Diese Bedingungen müssen erfüllt sein damit ein Agenda Eintrag berücksichtigt wird: Der Agenda Eintrag muss bereits mit der ersten Option exportiert worden sein oder er wurde von einem Fremdsystem importiert, die relevanten Daten haben seit dem letzten Export geändert, der Eintrag entspricht den Agenda Filtereinstellungen.

 

Kalender Anwendungen (Outlook, Mac-Kalender,...) können Änderungen meist nur einzeln einlesen. Daher wird beim Export für geänderte Agenda Einträge für jeden Agenda Eintrag eine einzelne Datei erstellt.   Der Name der gewählten Agenda Export Datei wird dabei automatisch mit einer eindeutigen Nummer erweitert.
Durch Setzen der Options (-1070 (Agenda) iCalendarAllInOneFile]) kann dies unterdrückt werden, so dass nur eine iCalendar-Datei erstellt wird.

 

Achten Sie bei der Auswahl der Agenda Export Datei darauf, dass der Name je nach Optionen automatisch erweitert wird. Definieren Sie also nur den ersten, gemeinsamen Teil des Dateinamens.

Importieren

Wählen Sie die gewünschte iCalendar (*.ics) Datei. Es werden alle Aktivitäten (Events) in der iCalendar Datei importiert. Ist der Eintrag im Agenda Modul bereits vorhanden, so werden die Felder aktualisiert, sofern der zu importierende Eintrag neuer ist.

Hinweis: Jeder Kalender Eintrag besitzt eine eindeutige Identifikation, welche es erlaubt Einträge zwischen System zu identifizieren.

Kalender Anwendungen

Microsoft Outlook

Der Initial-Import erfolgt via Reiter Datei, Auswahl Öffnen, Importieren, iCalendar (ICS) importieren. Sie sollten die Datei in ihren bestehenden Kalender importieren. Die Übernahme der Änderungen erfolgt ausschliesslich durch Doppelklick auf die iCalendar Dateien. Die Kalender Einträge können bearbeitetet werden.

Für den Export von Kalender Einträgen wechseln Sie in die Kalender Ansicht von Outlook, wählen den Reiter Datei und die Auswahl Kalender speichern. Unter Weitere Optionen... können Sie wählen, welche Einträge und welche Felder, dass sie exportieren möchten.

Mac Kalender

Die iCalender Initial-Datei kann via Menü oder Doppelklick importiert werden. Die Aktualisierung von bereits vorhanden Einträgen funktioniert nur mit Einzel Dateien (Menü Bearbeiten / Importieren oder Doppelklick). Die Kalender Einträge sind für die Bearbeitung gesperrt.



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