Modul Textverarbeitung Das Modul Textverarbeitung dient dazu Personendaten an Microsoft Word in Form von Serienbriefen weiterzugeben. Anstelle von
Serienbriefen können natürlich auch Etiketten oder Couverts erstellt werden. Das eigentliche Word Dokument selbst wird ebenfalls zum Textverarbeitungseintrag in der Datenbank mitgespeichert. Dieses wird nur für die Verwendung (Ausgabe des Serienbriefes) in ein temporäres Verzeichnis geschrieben und geöffnet. Sie können das Word Dokument durch Anpassen des generierten Standard Dokumentes erstellen. Anwendungsszenarien Das Modul Textverarbeitung lässt sich sehr flexibel und unterschiedlich einsetzen. Im folgenden sind einige Möglichkeiten beschrieben. Diese können natürlich auch alle gemischt zur Anwendung kommen. Sie können je Textverarbeitungseintrag (gespeicherter Verteiler) ein Word Dokument verwenden. Sie können je Textverarbeitungseintrag (gespeicherter Verteiler) mehrere unterschiedliche Word Dokument verwenden. Sie können mehrere Textverarbeitungseinträge (unterschiedliche Verteiler) mit demselben Word Dokument verwenden. Neu... Wählen Sie die gewünschte Word Vorlage, geben Sie einen eindeutigen Bezeichner und die gewünschte Dokumentart ein. Diese Daten können später beliebig angepasst werden. Es wird ein neues Word Dokument ab der Vorlage erstellt und zum neuen Textverarbeitungseintrag in die Datenbank geschrieben. Serienbrief Mit diesem Knopf wird das Word Dokument geöffnet und mit den ausgewählten Verteilern verbunden. Haben Sie mehrere Word Dokumente dem
Textverarbeitungseintrag zugeordnet müssen Sie nun wählen, welches Word Dokument sie öffnen möchten. Das Word Dokument wird nun von der
Dokumentverwaltung zur Bearbeitung aus der Datenbank in ein temporäres Verzeichnis kopiert und geöffnet. Die Bearbeitung des Word Dokumentes ist hier beschrieben. Die Personen werden gemäss den eingestellten Person Sortierungsoptionen im Datensatz Filter Dialogs an Word übergeben Anstelle die Verteiler an Word weiterzureichen können Sie auch ein E-Mail an alle ausgewählten Personen erstellen. Es werden alle
E-Mail Adressen welche zu der Person erfasst wurden berücksichtigt (Modul Person Register Geräte). Nur Empfänger ohne E-Mail Adressen für Serienbrief berücksichtigen Wenn Sie diese Option anwählen werden via Serienbrief nur noch die Personen des Verteilers an Word übergeben, welche keine E-Mail Adresse haben. Somit können alle Personen mit E-Mail Adresse elektronisch erreicht werden und die übrigen konventionell via Brief. Arbeitgeber Typ Wenn diese Option gesetzt wird, werden anstelle der Personendaten die Daten des Arbeitgebers der Person an Word übergeben. Unter
Typ können Sie eine der möglichen Arbeitgebertypen auswählen. Mit der Auswahl von Vorgesetzter kann also zum Beispiel der Arbeitgeber
der Person über irgendwas informiert werden. Sprachselektive Ausgabe Es werden nur die Personen des Verteilers an Word oder ans E-Mail übergeben, bei welchen die Sprache der gewünschten Sprache entspricht. Hinweis Sprache: Die im Modul Person Register Personaldaten eingestellte
Sprache
wird hierfür ausgewertet. Siehe auch |
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