Gestione dei documenti

Con la gestione dei documenti (punto d'ingresso: appunti di solito in alto a destra, visualizzati) si è in grado di assegnare qualsiasi file a un record. Questa funzione è disponibile praticamente in ogni modulo.
Importante: i file vengono salvati nel database.
L'icona degli appunti mostra se nessuno, uno o più documenti sono assegnati al record corrente. Cliccando sull'icona degli appunti apre il dialogo di gestione dei documenti. Questo dialogo è identico in tutti i moduli. Per impostazione predefinita, vengono visualizzati esattamente i documenti che sono sono assegnati al record di dati corrente.

Filtro

Cambiando le prime 3 impostazioni del filtro, è possibile aprire sempre di più il filtro di visualizzazione dei documenti.

Mostra solo i documenti non assegnati significa che vengono visualizzati i documenti ancora presenti nel database, che non sono più assegnati a un record. Se cancelli un'attività, per esempio, i documenti assegnati all'attività non vengono automaticamente cancellati. cancellato automaticamente. Essi rimangono salvati.

Le prossime tre opzioni di filtro vengono applicate in aggiunta alle prime 4 selezioni.

Elenca i campi

Nelle colonne Modulo e Record si può vedere l'assegnazione del documento al record. Le colonne Typ, Modulo, Record e Cliente sono informativi e non possono essere cambiati.
Le colonne Nome e Commento possono essere cambiate liberamente per ogni documento.
Se la casella di controllo Public è impostata, il documento viene esportato anche quando si usa una funzione di esportazione. Per esempio, è possibile I documenti assegnati a un'attività possono anche essere messi a disposizione del cantone durante l'esportazione del cliente. Per i moduli che non sono esportati il campo Public non è accessibile.
Le colonne Size, Original name, Modified on e In process mostrano campi informativi per il documento che non possono essere cambiati. non può essere cambiato.

Se un documento è assegnato a diversi set di dati, viene visualizzato evidenziato in giallo chiaro.

Se un documento è in fase di modifica, è evidenziato in giallo. Questo può essere visto anche nell'icona degli appunti cambiata.

Menu del modulo

Con Menu Modulo / Sovrascrivere documento... è possibile sostituire il documento salvato nel database con un altro file. file. Le assegnazioni, le designazioni e le osservazioni sono così conservate, al contrario di cancellare e riaggiungere un documento.

Se un documento è assegnato a diversi record, è possibile utilizzare il modulo Menu / Show all assignments... per visualizzare una lista di tutte le assegnazioni. è possibile visualizzare un elenco di tutti i che sono assegnati a questo documento.

Con il modulo Menu / Export document come... è possibile salvare un documento salvato nel database come file separato. file. Il documento rimane invariato nel database.

Con il modulo Menu / Documento via e-mail Invia... è possibile inviare un documento salvato nella cartella database direttamente via e-mail.

Con il tempo, nel database si accumulano documenti che non sono più assegnati a un record e quindi di solito non sono più necessari. non sono più necessari. Con la funzione Module Menu / Delete all unassigned documents... tutti questi documenti possono essere irrevocabilmente cancellati. essere irrevocabilmente cancellato.
Viene visualizzata una finestra con tutti i documenti non assegnati.
Seleziona i documenti da cancellare. Prima di cancellare, ti verrà chiesto se vuoi prima esportare i documenti per salvarli.
Nota: i diritti di amministrazione devono essere disponibili per l'esecuzione di questa funzione. deve essere disponibile.

Aggiungere documenti agli archivi...

Puoi aggiungere un documento usando la funzione drag & drop sull'icona degli appunti, ad esempio da Esplora file di Windows. aggiungere un documento. Nota Drag & Drop non funziona con la soluzione web!

Con il pulsante Add / Add new document si apre il dialogo di selezione dei file e si può cercare e aggiungere un nuovo documento.

Se hai selezionato un documento di un altro record nella lista, puoi crearne una copia con Add / Copy existing document. Copia un documento esistente per crearne una copia, che sarà assegnata al record corrente. Importante: il documento ora esiste due volte nel database!

Se vuoi assegnare lo stesso documento a diversi set di dati, selezionali e scegli Aggiungere / Fare riferimento a un documento esistente. Il documento è quindi disponibile solo una volta nel database, ma può essere visualizzato/modificato direttamente da entrambi i set di dati. direttamente da entrambe le serie di dati.

NotaTutte le funzioni sotto Add assegnano sempre il documento al record corrente. set di dati, cioè quello indicato nella riga del titolo!

Cancellare i documenti...

Con Cancella puoi cancellare un documento o solo l'assegnazione al record corrente. Nel seguente dialogo potete selezionare se deve essere cancellato il documento o solo l'incarico. Per impostazione predefinita, solo l'assegnazione viene cancellata, tranne per i documenti che non sono più assegnati. documenti assegnati.

NotaI documenti importati, cioè i documenti che non sono propri, come le descrizioni dei corsi dei corsi di formazione cantonali, non possono essere cancellati. corsi di formazione, non possono essere cancellati.

Funzioni specifiche per i file

Con i pulsanti File / Open, File/ Edit e File / Print potete visualizzare, modificare o stampare il documento salvato. documento, modificarlo o inviarlo direttamente alla stampante.
NotaFai doppio clic sulla riga per aprire automaticamente il documento(File / Open).
Il comportamento di queste funzioni dipende dal tipo di file del file salvato. Non tutte le funzioni sono sempre disponibili per tutti i tipi. disponibile per tutti i tipi. Fondamentalmente, la gestione dei documenti si comporta come quando si apre o si modifica lo stesso file tramite Windows/Explorer.
La funzione File / Edit ricorda che questo documento viene modificato. Se un documento viene aperto o modificato, è estratto in una directory temporanea e aperto o modificato da lì.
Con i filtri Show All Documents e Show Only Documents in Progress, i documenti in corso possono essere elencati in qualsiasi momento. in corso possono essere elencati in qualsiasi momento.

Salva... / Reset

Quando l'editing del documento è finito, deve essere salvato di nuovo nel database. Con la selezione del set di dati e salva, il documento viene salvato di nuovo nel database e l'editing è finito.

Se l'elaborazione del documento deve essere annullata, la nota che il documento è in elaborazione può essere rimossa di nuovo con Il documento rimane invariato nel database. Il documento rimane quindi invariato nel database.

Quando uscite dal programma, vi verrà chiesto di salvare di nuovo tutti i documenti che sono ancora in fase di elaborazione. Nel è possibile salvare tutti i documenti cliccando su Salva o annullare le modifiche cliccando su Ripristina.

Nota: I documenti modificati da altre persone su altri computer non possono essere modificati né salvati/resettati. essere modificato o salvato/resettato.
La colonna Bloccato da mostra da quando, su quale computer e da quale utente il documento è stato modificato. Può può essere salvato o resettato solo da questa persona su questo computer.
Eccezione: se i diritti di amministratore sono disponibili, un documento può essere resettato anche da un'altra persona.