Gestion des documents

La gestion des documents (point d'entrée : presse-papiers, généralement en haut à droite, affiché) vous permet d'attribuer n'importe quel fichier à un enregistrement. Cette fonction est disponible dans pratiquement tous les modules.
Important : les fichiers sont enregistrés dans la base de données.
L'icône du presse-papiers indique si aucun, un ou plusieurs documents sont affectés à l'enregistrement actuel. Cliquer sur l'icône du presse-papiers ouvre le dialogue de gestion des documents. Ce dialogue est identique dans tous les modules. Par défaut, seuls sont affichés les documents qui sont sont affectés à l'enregistrement de données actuel.

Filtre

En modifiant les 3 premiers paramètres du filtre, vous pouvez ouvrir le filtre d'affichage des documents de plus en plus loin.

Afficher uniquement les documents non attribués signifie que les documents encore présents dans la base de données sont affichés, qui ne sont plus affectés à un enregistrement. Si vous supprimez une activité, par exemple, les documents affectés à cette activité ne sont pas automatiquement supprimés. automatiquement supprimé. Ils restent sauvés.

Les trois options de filtre suivantes sont appliquées en plus des 4 premières sélections.

Liste des champs

Dans les colonnes Module et Enregistrement, vous pouvez voir l'affectation du document à l'enregistrement. Les colonnes Typ, Le module, l'enregistrement et le client sont informatifs et ne peuvent être modifiés.
Les colonnes Nom et Commentaire peuvent être modifiées librement pour chaque document.
Si la case à cocher Public est activée, le document est également exporté lorsqu'une fonction d'exportation est utilisée. Par exemple, vous pouvez Les documents qui sont affectés à une activité peuvent également être mis à la disposition du canton lors de l'exportation du client. Pour les modules qui ne sont pas exportés le champ Public n'est pas accessible.
Les colonnes Format, Nom de l'original, Modifié le et En cours de traitement présentent des champs informatifs pour le document qui ne peuvent pas être modifiés. ne peut pas être modifié.

Si un document est affecté à plusieurs ensembles de données, il est affiché en jaune clair.

Si un document est en cours d'édition, il est surligné en jaune. Cela se voit également dans la modification de l'icône du presse-papiers.

Menu du module

Avec le Menu Module / Ecraser le document... vous pouvez remplacer le document enregistré dans la base de données par un autre fichier. fichier. Les affectations, les désignations et les remarques sont ainsi conservées, contrairement à la suppression et à la réinsertion d'un document.

Si un document est affecté à plusieurs enregistrements, vous pouvez utiliser le module Menu / Afficher toutes les affectations... pour afficher la liste de toutes les affectations. vous pouvez afficher une liste de tous les qui sont affectés à ce document.

Avec le module Menu / Exportation du document comme... vous pouvez sauvegarder un document enregistré dans la base de données comme un fichier séparé. fichier. Le document reste inchangé dans la base de données.

Avec le module Menu / Document par e-mail Envoyer... vous pouvez envoyer un document enregistré dans le directement par e-mail.

Au fil du temps, des documents s'accumulent dans la base de données, qui ne sont plus affectés à un enregistrement et ne sont donc généralement plus nécessaires. ne sont plus nécessaires. Avec la fonction Menu Module / Supprimer tous les documents non attribués... tous ces documents peuvent être irrévocablement supprimés. être irrévocablement supprimé.
Une fenêtre contenant tous les documents non attribués s'affiche.
Sélectionnez les documents à supprimer. Avant de supprimer, il vous sera demandé si vous souhaitez d'abord exporter les documents pour les sauvegarder.
Note : Les droits d'administration doivent être disponibles pour que cette fonction soit exécutée. doit être disponible.

Ajouter des documents aux dossiers...

Vous pouvez ajouter un document en utilisant la fonction "glisser-déposer" sur l'icône du presse-papiers, par exemple à partir de l'explorateur de fichiers de Windows. ajouter un document. Remarque : la fonction "glisser-déposer" ne fonctionne pas avec la solution Web !

Avec le bouton Ajouter / Ajouter un nouveau document , le dialogue de sélection des fichiers s'ouvre et vous pouvez rechercher et ajouter un nouveau document.

Si vous avez sélectionné un document d'un autre enregistrement dans la liste, vous pouvez en créer une copie avec Ajouter / Copier un document existant. Copier un document existant pour en créer une copie, qui sera affectée à l'enregistrement actuel. Important: Le document existe maintenant deux fois dans la base de données !

Si vous voulez affecter le même document à plusieurs ensembles de données, sélectionnez-les et choisissez Ajout / Référence à un document existant. Cela signifie que le document n'existe qu'une fois dans la base de données, mais qu'il peut être visualisé/modifié directement à partir des deux ensembles de données. directement à partir des deux ensembles de données.

NoteToutes les fonctions sous Ajouter affectent toujours le document à l'enregistrement en cours. l'ensemble de données, c'est-à-dire celui indiqué dans la ligne de titre !

Supprimer les documents...

Avec Supprimer, vous pouvez supprimer un document ou seulement l'affectation à l'enregistrement en cours. Dans le dialogue suivant, vous pouvez sélectionnez si le document ou seulement l'affectation doit être supprimé. Par défaut, seule l'affectation est supprimée, sauf pour les documents qui ne sont plus affectés. les documents attribués.

NoteLes documents importés, c'est-à-dire les documents qui ne sont pas les vôtres, comme les descriptifs de cours des formations cantonales, ne peuvent pas être supprimés. les cours de formation, ne peuvent être supprimés.

Fonctions spécifiques aux fichiers

Les boutons Fichier / Ouvrir, Fichier/ Modifier et Fichier / Imprimer vous permettent de visualiser, modifier ou imprimer le document enregistré. document, le modifier ou l'envoyer directement à l'imprimante.
Note: Double-cliquez sur la ligne pour ouvrir le document automatiquement(Fichier / Ouvrir).
Le comportement de ces fonctions dépend du type de fichier enregistré. Toutes les fonctions ne sont pas toujours disponibles pour tous les types. disponibles pour tous les types. En gros, la gestion du document se comporte de la même manière que lorsque vous ouvrez ou modifiez le même fichier via Windows/Explorer.
La fonction Fichier / Editer se souvient que ce document est en cours d'édition. Si un document est ouvert ou modifié, il est extraites dans un répertoire temporaire et ouvertes ou modifiées à partir de là.
Grâce aux filtres Afficher tous les documents et Afficher uniquement les documents en cours, les documents en cours peuvent être listés à tout moment. peuvent être répertoriés à tout moment.

Sauvez... / Reset

Lorsque l'édition du document est terminée, il faut le sauvegarder à nouveau dans la base de données. Avec la sélection de l et enregistrer, le document est sauvegardé dans la base de données et l'édition est terminée.

Si le traitement du document doit être annulé, la note indiquant que le document est en cours de traitement peut être supprimée à nouveau avec la touche Réinitialisation. Le document reste inchangé dans la base de données. Le document reste donc inchangé dans la base de données.

Lorsque vous quittez le programme, vous êtes invité à sauvegarder tous les documents qui sont encore en cours de traitement. Dans le vous pouvez sauvegarder tous les documents en cliquant sur Enregistrer ou annuler les modifications en cliquant sur Réinitialiser.

Note : Les documents qui sont modifiés par d'autres personnes sur d'autres ordinateurs ne peuvent être ni modifiés ni sauvegardés/réinitialisés. être modifié ou sauvegardé/réinitialisé.
La colonne Verrouillé par indique depuis quand, sur quel ordinateur et par quel utilisateur le document a été modifié. Il peut ne peut être sauvegardé ou réinitialisé que par cette personne sur cet ordinateur.
Exception : Si des droits d'administrateur sont disponibles, un document peut également être réinitialisé par une autre personne.