Textverarbeitung - Verteiler

In diesem Register wählen Sie die Personen als Empfänger für die Serienbriefe.

Anstelle direkt Personen auszuwählen können Sie auch andere Gruppen, welchen Personen enthalten zum Textverarbeitung-Dokument speichern.
Beispiel: Wenn Sie also jetzt einen Organisationseintrag zuordnen, muss es Sie im Moment nicht kümmern, welche Personen der Organisation zugeordnet sind. Erst bei der Ausgabe des Serienbriefes (vielleicht ein halbes Jahr später) werden die aktuell der Organisation zugeordneten Personen ermittelt und dem Word Serienbrief übergeben. Die Filter/Berechtigung (Mandant und nur aktive Personen) werden bei der Ermittlung der Personen berücksichtigt.

Sie können natürlich auch mit Gruppen auflösen, die dem Verteiler zugeordneten und selektierten Gruppen jederzeit auflösen, so dass nur noch die Personen in der Liste enthalten sind.
Beim Auflösen einer Gruppe gelten die selben Regeln für die Filter/Berechtigung (Mandant und nur aktive Personen usw.) wie zum Zeitpunkt der Ausführung des Serienbriefes(E-Mail)

Ist eine Person mehrfach direkt oder indirekt über zugeordnete Gruppen im Verteiler vorhanden, so wird diese letztendlich bei der Ausführung des Serienbriefes(E-Mail) immer nur einmal berücksichtigt.

Die Elemente der Gruppen sind je nach Gruppe von den Einstellungen des Datensatz Filter Dialogs sowie ebenfalls vom aktuellen Mandant Filter abhängig. Dies gilt immer auch bei der Ermittlung der Personen zum Zeitpunkt der Serienbrieferstellung.

Hinweis: Verstorbene Personen werden beim Auflösen von Gruppen (via Funktion Gruppen auflösen, oder beim Übergeben an Word oder E-Mail) immer entfernt!

Auswahl Empfänger aus den Gruppen

Hinweis: Die Personen der einzelnen Gruppen werden erst geladen wenn dies gewünscht/benötigt wird. Das Laden und Anzeigen der Person wird mit einem Doppelklick, oder mit der Pfeil nach links oder der + Taste des Ziffernblockes auf der gewünschten Gruppe ausgelöst.

• Empfänger aus Person
  Die Auflistung der Personen dieser Gruppe sind von den aktuellen Person Filter-, Mandant- und Zugangsberechtigungseinstellungen abhängig.
  Die Personen können wie im Standard Suchen Dialog gefiltert werden. Die gewünschten Personen müssen mit der Checkbox markiert werden. Nach der Übernahme mit dem Knopf Hinzufügen werden die Markierungen automatisch entfernt.

• Empfänger aus Aktivitäten
  Alle im Modul Aktivität vorhandenen Einträge werden aufgelistet (mit Berücksichtigung der Aktivität Filter-, Mandant- und  Zugangsberechtigungseinstellungen). Alle zugeordneten Personen werden angezeigt.
  Wählen Sie einen der Aktivitäten als Verteiler, indem Sie diesen anwählen und auf den Knopf Hinzufügen klicken. Alle der Aktivität zugeordneten Personen werden extrahiert und dem Verteiler hinzugefügt.
  Hinweis: Aktivitäten können nicht direkt hinzugefügt werden.

• Empfänger aus Agenda
  Alle im Modul Agenda vorhandenen Einträge werden aufgelistet (mit Berücksichtigung der Agenda Filter-, Mandant- und Zugangsberechtigungseinstellungen). Alle zugeordneten Personen / Organisationen werden angezeigt.
  Selektieren Sie eine der Aktivitäten als Verteiler, indem Sie diese anwählen und auf den Knopf Hinzufügen klicken. Alle dem Agenda Eintrag zugeordneten Personen / Organisationen werden extrahiert und dem Verteiler hinzugefügt.
  Hinweis: Agenda Einträge können nicht direkt hinzugefügt werden.

• Empfänger aus Organisationen
  Alle im Modul Organisation eingetragenen Organisationen werden aufgelistet (mit Berücksichtigung der Mandant- und  Zugangsberechtigungseinstellungen). Alle zugeordneten Personen werden angezeigt.
  Organisationen können als ganze Gruppe hinzugefügt werden. Bei der Ausgabe des Serienbriefes werden alle Personen, welche direkt oder indirekt der Organisation zugeordnet sind berücksichtigt. Bei der Funktion Gruppe auflösen werden aber nur die Personen, welche direkt der Organisation zugeordneten sind berücksichtigt.

• Empfänger aus Ausbildung
  Kurse und Austragungen werden mit allen zugeordneten Personen angezeigt (mit Berücksichtigung der Ausbildung Filter-, Mandant- und Zugangsberechtigungseinstellungen)
  Kurse, Austragungen können als ganze Gruppe hinzugefügt werden. Personen mit Status Abgemeldet werden nicht berücksichtigt.
  In der Enterprise Version können zusätzlich unter den Austragungen die Gruppen Teilnehmer mit oder ohne Statusgruppen, Mitarbeiter mit oder ohne Statusgruppen und wichtige Personen als ganze Gruppen ausgewählt werden.
  Beim Auflösen einer Kursaustragung werden nur Teilnehmer und wichtige Personen, nicht aber Kursmitarbeiter berücksichtigt.
  Für wichtige Personen werden Personen mit Status Warteliste, nicht besucht und Abgemeldet nicht berücksichtigt.
  Wichtige Personen sind die Personen jedes Mandanten (mit vorhandenen Teilnehmern), bei denen für die VIP Bezeichnung die Einstellung Kurs E-Mail Empfänger gesetzt ist.

• Empfänger aus Dienstgraden
  Dienstgrade können als ganze Gruppe hinzugefügt werden. Die angezeigten Personen dieser Gruppe sind von den aktuellen Person Filter- Mandant- und Zugangsberechtigungseinstellungen abhängig.

• Empfänger aus Funktionen
  Funktionen können als ganze Gruppe hinzugefügt werden. Es werden nur Personen mit aktiver Funktionszuordnung angezeigt. Die angezeigten Personen dieser Gruppe sind von den aktuellen Person Filter- Mandant- und Zugangsberechtigungseinstellungen abhängig.

• Empfänger aus Kontakten
  Sie können einzelne Kontakte oder Kontaktkategorien zum Verteiler hinzufügen. Ist der Kontakt mit einer Person aus dem Modul Personen verknüpft, so werden statt der Adresse die Daten der verknüpften Person hinzugefügt.
  Hinweis: Kontakte unterstützen im Gegensatz zu Personen nicht alle Felder im Word Serienbrief, so sind zum Beispiel die Felder Bankname, Militärischer Grad, Letzter AS-Untersuch usw. immer leer!