Modul Textverarbeitung

Das Modul Textverarbeitung dient dazu Personendaten an Microsoft Word in Form von Serienbriefen weiterzugeben. Anstelle von Serienbriefen können natürlich auch Etiketten oder Couverts erstellt werden.
Die Personendaten können Sie aus allen Bereichen der Anwendung auswählen.
Beispiele: Alle Personen mit Dienstgrad Leutnant oder Alle Personen einer Aktivität usw. Die Personen werden im Register Verteiler zusammengestellt und gespeichert.

Das eigentliche Word Dokument selbst wird ebenfalls zum Textverarbeitungseintrag in der Datenbank mitgespeichert. Dieses wird nur für die Verwendung (Ausgabe des Serienbriefes) in ein temporäres Verzeichnis geschrieben und geöffnet.

Sie können das Word Dokument durch Anpassen des generierten Standard Dokumentes erstellen.
Sie können ein bestehendes Word Dokument via Dokumentverwaltung  (Klemmbrett rechts oben) dem Textverarbeitungseintrag zuordnen.
Sie können ein bestehendes Word Dokument eines anderen Textverarbeitungseintrages kopieren und mehrfach zuordnen (alles via Dokumentverwaltung )
Sie können eigene Word Vorlagen (Endungen dot oder  dotx) in den Einstellungen erfassen. Dies können dann via Neu... Knopf gewählt werden.

Anwendungsszenarien

Das Modul Textverarbeitung lässt sich sehr flexibel und unterschiedlich einsetzen. Im folgenden sind einige Möglichkeiten beschrieben. Diese können natürlich auch alle gemischt zur Anwendung kommen.

Sie können je Textverarbeitungseintrag (gespeicherter Verteiler) ein Word Dokument verwenden.

Sie können je Textverarbeitungseintrag (gespeicherter Verteiler) mehrere unterschiedliche Word Dokument verwenden.

Sie können mehrere Textverarbeitungseinträge (unterschiedliche Verteiler) mit demselben Word Dokument verwenden.

Modul Menü

  • Berechtigung bearbeiten... Es wird ein Fenster zum Bearbeiten der Berechtigungen für das Modul Textverarbeitung geöffnet.

Neu...

Wählen Sie die gewünschte Word Vorlage, geben Sie einen eindeutigen Bezeichner und die gewünschte Dokumentart ein. Diese Daten können später beliebig angepasst werden. Es wird ein neues Word Dokument ab der Vorlage erstellt und zum neuen Textverarbeitungseintrag in die Datenbank geschrieben.

Serienbrief

Mit diesem Knopf wird das Word Dokument geöffnet und mit den ausgewählten Verteilern verbunden. Haben Sie mehrere Word Dokumente dem Textverarbeitungseintrag zugeordnet müssen Sie nun wählen, welches Word Dokument sie öffnen möchten. Das Word Dokument wird nun von der Dokumentverwaltung  zur Bearbeitung aus der Datenbank in ein temporäres Verzeichnis kopiert und geöffnet.
Sie müssen das Word Dokument wenn Sie mit der Arbeit fertig sind mit der Dokumentverwaltung entweder zurück in die Datenbank speichern (wenn Sie Änderung am Dokument selbst gemacht haben) oder die Bearbeitung zurücksetzen.

Die Bearbeitung des Word Dokumentes ist hier beschrieben.

Die Personen werden gemäss den eingestellten Person Sortierungsoptionen im Datensatz Filter Dialogs an Word übergeben

E-Mail

Anstelle die Verteiler an Word weiterzureichen können Sie auch ein E-Mail an alle ausgewählten Personen erstellen. Es werden alle E-Mail Adressen welche zu der Person erfasst wurden berücksichtigt (Modul Person Register Geräte).
Das Ziel Adressfeld in welches die E-Mail Adressen geschrieben werden sollen können in den Options (-1090 (WordProcessing) AdressIntoField [to|cc|bcc]) festgelegt werden. Standard ist ist bcc.
Die Dokument Informationen können ebenfalls an das E-Mail übergeben werden.

Nur Empfänger ohne E-Mail Adressen für Serienbrief berücksichtigen

Wenn Sie diese Option anwählen werden via Serienbrief nur noch die Personen des Verteilers an Word übergeben, welche keine E-Mail Adresse haben. Somit können alle Personen mit E-Mail Adresse elektronisch erreicht werden und die übrigen konventionell via Brief.

Arbeitgeber Typ

Wenn diese Option gesetzt wird, werden anstelle der Personendaten die Daten des Arbeitgebers der Person an Word/E-Mail übergeben. Unter Typ können Sie eine oder <Alle> der möglichen Arbeitgebertypen auswählen. Mit der Auswahl von Vorgesetzter kann also zum Beispiel der Arbeitgeber der Person über irgendwas informiert werden.
Personen, welche keinen Arbeitgeber für den gewählten Typ zugeordnet haben werden nicht an Word/E-Mail übergeben.

Sprachselektive Ausgabe

Es werden nur die Personen des Verteilers an Word oder ans E-Mail übergeben, bei welchen die Sprache der gewünschten Sprache entspricht.

Hinweis Sprache:  Die im Modul Person Register Personaldaten eingestellte Sprache  wird hierfür ausgewertet.
Abhängig von der aktuellen System Sprache (Menü Ansicht / System Sprache umschalten...) werden alle Personen bei welchen die eingestellte Sprache nicht eindeutige bestimmt werden kann der System Sprache zugeordnet.
Verwendete Suchmaske für deutsch: 'deu', 'all', 'ted' oder führendes d , a, t.
Verwendete Suchmaske für französisch: 'fra', oder führendes f.
Verwendete Suchmaske für italienisch: 'ita', oder führendes i.

Siehe auch



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