Modul Budget

Im Modul Budget verwalten Sie alle budgetrelevanten Kosten. Sie können Budgetplanungen vornehmen und das Budget mit den aktuellen Kosten kontrollieren.
Die Budgetdaten sind jeweils an ein Geschäftsjahr gebunden. Der Datumsbereich des Geschäftsjahres kann unabhängig vom Kalenderjahr sein. Die Geschäftsjahre werden in den Einstellungen / Module / Budget verwaltet.

Wählen Sie das Geschäftsjahr für welches Sie die Konten und Budgetsätze ansehen / bearbeiten möchten.

Budget in Betrieb nehmen

Damit das Budgetmodul nahtlos in alle kostenrelevanten Module integriert werden kann, ist ein einmaliger Konfigurationsaufwand notwendig.

1. Als erstes müssen Sie ein Geschäftsjahr erstellen. Beginnen Sie mit einem Geschäftsjahr im aktuellen Jahr, auch wenn Sie für dieses Jahr kein Budget mehr bearbeiten möchten.

2. Danach müssen Sie einen Ihren Bedürfnissen entsprechenden Kontenrahmen erstellen/anpassen. Übernehmen Sie einen der vordefinierten Kontenrahmen und passen diesen an, oder definieren Sie den ganzen Kontenrahmen manuell. Dieser Kontenrahmen wird dann später von Geschäftsjahr zu Geschäftsjahr in der Regel kaum noch ändern.

3. Im dritten Schritt ordnen Sie verschiedenen Einstellungen (Budget, Aktivitätsart, Soldansatz, Wartungsplan usw.) ein Standardkonto aus dem erstellten Kontenrahmen zu.

4. Aus den bereits vorhandenen Daten (Agenda, Aktivität usw.) können dann die bereits vorhandenen Budget und Kosten relevanten Daten ins Modul Budget übernommen werden.

5.  Alle weiteren Änderungen an den Daten (Agenda, Aktivität usw.) werden dann automatisch ins Budget übernommen.

Allgemeines

Ist die Budgetplanung für ein Geschäftsjahr abgeschlossen, so kann dieses für die Planung gesperrt werden. Ebenso kann dies dann später auch für die Kostenseite getan werden.
Wenn Sie das Modul Budget lizenziert haben, so können Sie an verschiedenen Orten im Programm Kontowerte und Aufwendungen/Erträge definieren/anpassen. Diese Felder sind nur sichtbar, wenn das Modul Budget lizenziert ist. (Beispiel: Modul Aktivität Register Sold)

Im folgenden sehen Sie einen Überblick wo im Programm Sie überall Budget relevante Werte definieren können:

Einstellungen:
Definieren der Standard-Konten:
Register Budget Standardkontos.
Register Sold Budgetkonto Aufwand und Ertrag. (graue Konto Werte sind vererbte Kontos aus Einstellungen Budget Standardkontos.)
Register Aktivitätsarten Budgetkonto Aufwand und Ertrag. (graue Konto Werte sind vererbte Kontos aus Einstellungen Budget Standardkontos.)

Modul Agenda:
Register Kosten Aufwands- und Ertragskonto.  (kursive Konto Werte sind vererbte Kontos aus Einstellungen Sold bzw. Aktivitätsart, wird kein Konto angezeigt, so ist für das aktuelle Agenda-Datum kein Geschäftsjahr vorhanden.)
Der Betrag für Budget-Aufwand wird automatisch aus den zugeordneten Personen, Aktivitätsart und Soldansatz (Aufwand) berechnet oder kann manuell eingegeben werden.
Der Betrag für Budget-Ertrag wird automatisch aus den zugeordneten Personen, Aktivitätsart und Ansatz Ertrag berechnet oder kann manuell eingegeben werden.

Modul Ausbildung
Register Kursaustragung Aufwands- und Ertragskonto. (kursive Kontos Werte sind vererbte Kontos aus Einstellungen Budget Standardkontos, wird kein Konto angezeigt, so ist für das aktuelle Agenda-Datum kein Geschäftsjahr vorhanden.)
Der Betrag für Budget Aufwand kann nur manuell eingegeben werden.
Der Betrag für Budget-Ertrag kann nur manuell eingegeben werden.

Modul Aktivität
Register Sold Aufwands- und Ertragskonto je Soldansatz bzw. Aktivitätsart.  (graue Konto Werte sind vererbte Kontos aus Einstellungen Sold bzw. Aktivitätsart, wird kein Konto angezeigt, so ist für das aktuelle Aktivitätsdatum kein Geschäftsjahr vorhanden.)
Der Betrag für Kosten-Aufwand wird automatisch aus den zugeordneten Personensold (Sold = Aufwand) berechnet.
Der Betrag für Kosten-Ertrag wird automatisch aus den zugeordneten Personensold Ertrag berechnet.

Register Material Aufwands- und Ertragskonto.  (kursive Konto Werte sind vererbte Kontos aus Einstellungen Budget Standardkontos, wird kein Konto angezeigt, so ist für das aktuelle Aktivitätsdatum kein Geschäftsjahr vorhanden.)
Der Betrag für Kosten-Aufwand wird automatisch aus den zugeordneten Materialkosten berechnet.
Der Betrag für Kosten-Ertrag wird automatisch aus den zugeordneten Materialertrag berechnet.

Register Kosten Aufwands- und Ertragskonto.  (kursive Konto Werte sind vererbte Kontos aus Einstellungen Budget Standardkontos, wird kein Konto angezeigt, so ist für das aktuelle Aktivitätsdatum kein Geschäftsjahr vorhanden.)
Der Betrag für Kosten-Aufwand wird automatisch aus der Summe aller Kostenfelder (Spalte Kosten) berechnet.
Der Betrag für Kosten-Ertrag wird automatisch aus der Summe aller Ertragsfelder (Spalte Ertrag) berechnet.

Modul Material
Register Artikeldaten Aufwandkonto. (kursive Konto Werte sind vererbte Kontos aus Einstellungen Budget Standardkontos)

Modul Wartungsplan
Register Wartungsplandaten Aufwandkonto. (kursive Konto Werte sind vererbte Kontos aus Einstellungen Budget Standardkontos)

Modul Material Journal
Detail Journal Aufwandskonto. (kursive Konto Werte sind vererbte Kontos aus Artikeldaten, wird kein Konto angezeigt, so ist für das aktuelle Journal-Datum kein Geschäftsjahr vorhanden.)
Der Betrag wird als Kosten Aufwand übernommen.

Modul Material Wartungen
Detail Wartungsjournal Aufwandskonto. (kursive Konto Werte sind vererbte Kontos aus Artikeldaten bzw. Wartungsplandaten, wird kein Konto angezeigt, so ist für das aktuelle Wartungs-Datum kein Geschäftsjahr vorhanden.)
Der Betrag wird für geplante Wartungsjournale als Budget Aufwand übernommen. Für Wartungsjournale mit Status in Bearbeitung oder Ausgeführt wird der Betrag zusätzlich zum Kosten-Aufwand übernommen.

Abschreibungen
Artikel und Geräte. Die Beträge der Abschreibungen werden automatisch dem Abschreibung Aufwand Konto (Einstellungen Budget Standardkontos) hinzugefügt.

Dokumentenverwaltung

Mit der Dokumentenverwaltung (Einstiegspunkt: Klemmbrett rechts oben) sind Sie in der Lage, beliebige Dateien einem Geschäftsjahr oder einem Konto zuzuordnen.

Ist ein Konto selektiert so wird das Dokument diesem Konto zugeordnet. Um ein Dokument direkt dem Geschäftsjahr zuzuordnen, so müssen Sie zuerst am Ende der Kontoliste ins Leere klicken, so dass kein Konto selektiert ist.

Hinweis: Mit aktiver Option (-2020 (DocMngmt) ShowJournalWithArtikel) werden hier auch die einem Artikeljournal oder Wartungsjournal zugeordneten Dokumente mitangezeigt. Diese Option ist per Default aktiviert.

Modul Menü

• Berechtigung bearbeiten...    Konfigurieren Sie hier die Zugangsberechtigung für das Budget Modul.

Drucken

Die angezeigten oder verfügbaren Reports sind je nach Produkt, Modul, Lizenzierung und  Zugangsberechtigung unterschiedlich

Siehe auch

• Allgemeiner Programmaufbau

• Allgemeine Bedienelemente und Funktionen

• Menüfunktionen