KV - eRechnung

Damit überhaupt eRechnungen erstellt werden, muss in den Rechnungsdefinitinen die Rechnungsart auf eRechnung gesetzt werden.
Nebst dem braucht es nätürlich noch einige weitere Einstellungen.

Die Einstellung hier sind für das Erstellen und das Übermitteln der eRechnung pro Kunde. Beim speichern wird jeweils geprüft, ob alle benötigten Einstellung getätigt wurden. (Siehe eRechnung Einstellungen)

Abhängig welches Format Sie wählen, wird für die eRechnung eine entsprechende Datei erstellt.
Bei XRechnung erhält der Empfänger ein XML.
Bei ZUGFeRD erhält der Empfänger ein PDF worin das XML als Anhang eingebunden ist.

Erstellung

• Format
  Sie wählen hier ein Format für die eRechnung aus. Es sind folgende Formate verfügbar:
  - XRechnung / EN16931 (CII)
  - ZUGFeRD / EN 16931 (COMFORT)
  Für jedes genutzte Format ist eine Zusatzlizenz in CodX PostOffice nötig. Diese Lizenz ist für eine unbegrenzte Zahl von Kunden verwendbar.
  Zum Format muss eine Version ausgewählt werden.
  Für XRechnung gibt es folgende Versionen:
    V1.2.2 (Ab Januar 2020 / Ab PO Version 2020.04.00)
    V2.0.0 (Ab Januar 2021 / Ab PO Version 2020.04.07)
  Für ZUGFeRD gibt es folgende Versionen:
    V2.1 (Ab April 2020 / Ab POVersion 2020.04.00)

• LeitwegID
  Die LeitwegID wird in die eRechnung übernommen.
  Die LeitwegID erhalten Sie von ihrem Kunden.
  Diese ist zwingend nötig um  eine eRechnung zu erstellen.

• Identifikation
  Sie können definieren welche Nummer als Identifikation in der eRechnung verwendet werden soll. Stellen Sie sicher dass die ausgewählte Nummer auch einen Wert aufweist.
  Zur Auswahl stehen:
  - Kunden Lieferanten Nummer (Stammdaten)
  - Kunden Nummer (Stammdaten)
  - Kunden Ext. Nummer (Stammdaten)
  - Kunden Debitoren Nummer (Rechnungsdefinitionen)
  

Übermittlung

Sie wählen eine Übertragungsart aus. Es sind folgende Übertragungsarten verfügbar:

- E-Mail

- Export

Übermittlung per E-Mail

Für die Übertragungsart E-Mail machen sie folgende Einstellung:

• Empfänger E-Mail
  Hier erfassen Sie die E-Mail Aderessen des Rechnungsempfängers. Mehrere E-Mail Adressen können mit Semikolon (;) getrennt angegeben werden.

• Cc
  Hier erfasen Sie die E-Mail Adressen, welche als CC aufgeführt werden. Mehrere E-Mail Adressen können mit Semikolon (;) getrennt angegeben werden.

• Bcc
  Hier erfasen Sie die E-Mail Adressen, welche als Bcc aufgeführt werden. Mehrere E-Mail  Adressen können mit Semikolon (;) getrennt angegeben werden.

• Betreff
  Betreffzeile der E-Mail. Ist keine Betreffzeile angegeben, so wird der Betreff gemäss des FA-Rechnungsmandanten verwendet. Es wird dann < Standard - Betreff > angezeigt.
  Die Betreffzeile kann Variablen enthalten. (Siehe E-Mail Variablen)
  Den Betreff erfassen sie im eRechnung E-Mail Vorlage Dialog, wo sie Variablen auswählen können. Dazu betätigen Sie die Schaltfläche rechts neben dem Betreff-Feld.
  

• Text
  HTML-Fragment des eMail-Textes. Ist kein E-Mail Text angegeben, so wird der E-Mail Text gemäss des FA-Rechnungsmandanten verwendet. Es wird dann  < Standard - Text > angezeigt.
  Der eMail-Text kann Variablen enthalten.  (Siehe E-Mail Variablen)
  Den Text erfassen sie im eRechnung E-Mail Vorlage Dialog, wo sie Variablen auswählen können. Dazu betätigen Sie die Schaltfläche rechts neben dem Text-Feld.

• E-Mail Test
  Wenn sie diese Schaltfläche betätigen, erscheint ein Dialog, wo sie eine Empfänger E-Mail Adresse und Werte für die Variablen definieren können. Mit Senden wird eine E-Mail mit Anhang (PDF und XML) versendet. Damit können sie sicherstellen, dass die E-Mail mit Anhang bei ihrem Kunden ankommt, bevor sie echte eRechnungen versenden.

Übermittlung Export in Verzeichnis

Die eRechnung wird automatisch in ein definiertes Verzeichnis abgelegt. Diese Dateien können anschliessend durch ein Drittsystem weiterverarbeitet werden.

Wichtig: Der Export wird auf dem Applikations-Server vom Service ausgeführt. Das muss unbegingt berücksichtigt werden, bei der Angabe des UNC Pfades.

Die Einstellungen gibt es auch pro FA-Rechnungsmandant, doch die Definitionen auf dem Kunden haben Priorität. Wird kein Zielverzeichnis oder Dateiname angegeben, werden diese gemäss des FA-Rechnungsmandanten des Kunden verwendet.

Für die Übertragungsart Export machen sie folgende Einstellung:

• UNC Pfad (Siehe UNC Pfad)
  Ist kein UNC Pfad angegeben, so wird der UNC Pfad gemäss des FA-Rechnungsmandanten verwendet. Es wird dann < Standard - UNC Pfad> angezeigt. Das Zielverzeichnis kann mit Variablen ergänzt werden. (Kundenname, Nummer und Ext. Nummer). Unterverzeichnisse werden angelegt sofern sie nicht vorhanden sind.

• Dateiname (ohne Extension)
  Ist kein Dateiname angegeben, so wird der Dateiname gemäss des FA-Rechnungsmandanten verwendet. Es wird dann < Standard - Dateiname> angezeigt. Der Dateiname der eRechnungs-Datei kann mit Variablen ergänzt werden, welche durch den tatsächlichen Wert ersetzt werden. (Rechnungsnummer und Rechnungsdatum) Die Extension (.xml oder .pdf) wird abhängig vom Format ergänzt. Ist im entsprechenden Zielverzeichnis bereits eine Datei mit dem vorgegebenen Dateinamen vorhanden, so wird diese überschrieben.

• Script (optional) Script (optional)
  Ist kein Script angegeben, so wird das Script gemäss des FA-Rechnungsmandanten verwendet. Es wird dann < Standard - Script> angezeigt. Mit dem Script können spezifische Aufgaben für die Weiterverarbeitung der Zieldatei vorgenommen werden (z.B. Ablage in DMS, Übertragung an Workflow-System usw.). Diese Scripts sind spezifisch und werden in der Regel auftragsbezogen durch CodX entwickelt.