Vertrauliche Sendungen IHS
CodX PostOffice unterstützt den Umgang mit vertraulichen Sendungen.
Vertrauliche Sendungen sind:
a) Sendungen, bei welchen entsprechende Schlüsselwörter (z.B. Vertraulich, Persönlich, Einschreiben, usw.) in der Empfängeradresse
vorhanden sind. Diese Option funktioniert bei Personennamen, Kunden-, Kostenstellennamen und Logistikeinheiten.
Beispiele (die relevanten Komponenten der Adresse sind kursiv dargestellt):
Vertraulich
CodX Software AG
Peter Meier
Sinserstrasse 47
6330 Cham
Schweiz
CodX Software AG
Persönlich
Peter Meier
Sinserstrasse 47
6330 Cham
Schweiz
b) Sendungen, bei welchen in der Empfängeradresse der Empfängername oberhalb des Firmennamens geschrieben steht. Diese Option
funktioniert nur bei Personennamen.
Beispiele (die relevanten Komponenten der Adresse sind kursiv dargestellt):
Peter Meier
CodX Software AG
Sinserstrasse 47
6330 Cham
Schweiz
Vertraulichkeitsniveaus
In CodX PostOffice können beliebige Vertraulichkeitsniveaus definiert werden. Ein Vertraulichkeitsniveau ist eine Regeldefinition.
Trifft die definierte Regel zu, so gilt das entsprechende Vertraulichkeitsniveau.
Beispiel für Regeln:
Schlüsselwort 'Vertraulich', Erkennung mit mindestens 90%
Schlüsselwort 'Persönlich', Erkennung mit mindestens 80%
Empfängername vor Firmenname
Jedes Vertraulichkeitsniveau ist mit einem Namen gekennzeichnet.
Die Vertraulichkeitsniveaus können verschiedenen Kunden zugewiesen werden. Dies ist insbesondere dann nützlich, wenn die Poststelle Sendungen von
verschiedenen Firmen verarbeitet, welche jedoch unterschiedliche Regeln in den Vertraulichkeitsniveaus haben.
Jedem Vertraulichkeitsniveau wird eine Stammleistung und eine Vertraulichkeitsleistung zugewiesen. Das Vertraulichkeitsniveau kommt bei der
Erfassung von Sendungen auf die Stammleistung zum Einsatz. Die Vertraulichkeitsleistung bestimmt den Prozess der vertraulichen Sendungen.
Erfassung von vertraulichen Sendungen
Wird eine Sendung mit der Stammleistung (z.B. 'Standard Brief') erfasst, so werden die Regeln aller Ver-traulichkeitsniveaus der
entsprechenden Stammleistung und des eingestellten Kunden geprüft. Trifft mindestens eine Regel eines Vertraulichkeitsniveaus zu, so wird für die
Erfassung dieser Sendung die Vertraulichkeitsleistung verwendet (z.B. Leistung 'Standard Brief Vertraulich') und auch die der
Vertrau-lichkeitsleistung hinterlegten Daten und Prozesse verwendet (z.B. Zustellung in Postfachanlage, Digitali-sierung usw.) verwendet.
Der Name des erkannten Vertraulichkeitsniveaus wird zur Sendung gespeichert und archiviert und kann mit der Sendungsrecherche entsprechend angezeigt
werden.
Grenzen und Risiken
Die Qualität der Erkennung des Vertraulichkeitsniveaus hängt stark von der Qualität der Empfängeradres-se ab.
Dies betrifft insbesondere folgende Parameter:
Qualität der OCR-Lesung: Schriftart, Schriftgrösse, Druckqualität, Format der Adresse usw. Hierzu gel-ten die Voraussetzungen und Regeln der
entsprechenden Erfassungsgeräte (z.B. OCR-Station, CxLet-terScan, usw.)
Ausprägung der Schlüsselwörter: z.B. Persoenlich / Persönlich. Firmenname: Persönlich GmbH. Hierzu kann bei den Schlüsselwörtern einen Faktor (%)
der Erkennung angegeben werden. Wird dieser Fak-tor zu hoch eingestellt, so werden unter Umständen vertrauliche Sendungen nicht erkannt. Bei zu
niedrigem Faktor werden nicht normale Sendungen als vertraulich erkannt und verarbeitet.
Firmenname und Empfängername nicht klar unterscheidbar: z.B. Firma F. Hoffmann-La Roche AG zu Händen von Franz Hoffmann. Dies ist ein
offensichtliches Beispiel, wo eine klare Unterscheidung zwi-schen dem Firmennamen und dem Empfängername nur begrenzt möglich ist. Durch die
Unschärfe, welche die OCR-Lesung ergibt, ist auch bei weniger offensichtlicheren Namen die Unterscheidung schwierig.
Aus den obengenannten Punkten leitet sich ab, dass eine hundertprozentig korrekte Erkennung des Ver-traulichkeitsniveaus nicht
möglich ist. Mit den korrekten Einstellungen ist ein hoher Prozentsatz korrekter Erkennung möglich. Diese Einstellungen sind jedoch individuell und
müssen entsprechend optimiert werden.
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