FA-Rechnungsmandant

Die Einstellungen für den FA-Rechnungsmandanten sind in mehreren Register aufgeteilt.

Beim schliessen des Einstellungs-Dialogs wird jeweils überprüft, ob alle nötigen Definitionen vorgenommen wurden und entsprechend gewarnt. Dabei geht es vor allem um Einstellungen für eRechnungen. (Siehe eRechnung Einstellungen)

Allgemein

  • Bezeichnung
    Name des Rechnungsmandanten

  • Dienstleister
    Wählen Sie den zustellenden Dienstleister aus

  • Reportkonfiguration
    Wählen Sie die zu verwendende Reportkonfiguration aus
    Diese definiert die allgemeinen Informationen, die auf der Rechnung aufgedruckt werden sollen. Zusätzlich werden damit die Inhalte der Kopf- und Fusszeilen der Reports definiert.

  • Werbemitteilung
    Hier können Sie eine beliebige (Werbe-)Mitteilung angeben, die auf den Rechnungen aufgedruckt werden soll.

  • Standard
    Wählen Sie diese Checkbox an, wenn es sich bei dieser Konfiguration um den Standardmandanten handelt.

  • Rechnungen als PDF erstellen
    Wählen Sie diese Checkbox an, um die Rechnungen als PDF zu erstellen.
    Für eRechnungen des Format ZUGFeRD wird nach dem Abschliessen der Rechnung in jedem Fall ein PDF erzeugt.

  • Rechnungspositionen sortieren nach
    Hier können Sie die Sortierung der Rechnungspositionen in zwei Hierarchiestufen festlegen.

  • Kundenbetreuer
    Sie können hier einen Mitarbeiter als allgemeinen Kundenbetreuer erfassen.
    Weiter können Sie einen Kundenbetreuertyp definieren.
    Diese Einstellungen werden aktuell nur für eRechnungen berücksichtigt.
    Auf einer eRechnung müssen angaben zum Kundenbetreuer gemacht werden (erforderlich ist der Name, die Telefon Nr. (Geschäft oder Mobile) sowie eine E-Mail.)
    Die Bestimmung eines Kundenbetreuer erfolgt wie folgt:
    1. Es wird nach einem vorhandenen Kundenbetreuer (in der Kundenverwaltung) mit dem hier eingestellten Typ gesucht.
    2. Wurde keiner gefunden, wird der hier definierte Mitarbeiter verwendet.

  • Gläubiger-ID (nur Verfügbar, wenn eine SEPA-Lizenz vorhanden ist)
    Geben Sie hier die Gläubiger-ID an, die Sie von der Registrierungsstelle erhalten haben.

  • Gläubigerdaten (nur Verfügbar, wenn eine SEPA-Lizenz oder eRechnung -Lizenz vorhanden ist)
    Geben Sie hier eine Adresse (Gläubigerdaten) an, die jeweils ins SEPA-Mandat übergeben werden soll.

  • Adresse (nicht Verfügbar, wenn eine SEPA-Lizenz oder eRechnung- Liznez vorhanden ist)
    Dieses Feld wird aktuell nicht benötigt.

eRechnung

  • Währung
    Sie erfassen hier den Währungscode für eRechnungen. (ISO 4217 Alpha-3)
    zB: CHF oder EUR
    ACHTUNG: Dies betrifft ausschliesslich die Angaben zur Währung für die eRechnung. Es findet keine Währungsumrechnung statt, noch können mehrere Währungen verwendet werden.

eRechnung E-Mail

  • E-Mail Server Einstellung
    Sie definieren hier, ob für diesen FA-Rechnungsmandatn die Standard System-Einstellungen verwendet werden sollen, oder ob sie spezifische Einstellungen pro FA-Rechnungsmandant verwenden.
    Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn mehrere FA-Rechnungsmandanten mit Absender E-Mail Adressen unterschiedlicher Domänen eingesetzt werden. Die Einstellung können direkt vorgenommen werden, indem sie die Schaltfläche Einstellung betätigen. Im Einstellungen Dialog finden sie unter der Hilfe die nötigen Erklärungen.

  • Absender E-Mail
    Mit dieser E-Mail Adresse werden die eRechnung versendet. (Nur eine)

  • Fehler E-Mail
    Treten bei der Übermittlung der eRechnung Fehler auf, wird ein Fehler E-Mail an die hier definierte E-Mail-Adressen gesendet. Mehrere E-Mail Adressen können mit Semikolon (;) getrennt angegeben werden.
    Ein Fehler E-Mail wird beim Test nicht gesendet.
    Für das Fehler E-Mail kann ein eigener Betreff und Text erfasst werden. Dazu betätigen sie die Schaltfläche Fehler E-Mail und erfassen den Betreff und Text.
    Für das Fehler E-Mail stehen ihnen zusätzlich Variablen zur Verfügung. Einerseits der Fehler Text damit man in der Lage ist das Problem zu lokalisieren und andererseits die E-Mail Metadaten.
    Die E-Mail Metadaten enthalten: Absender, Empfänger, Cc, Bcc, Dateianhänge, Betreff und Text. Sofern der Fehler im zusammenhang mit dem Anhang passiert, wird der Anhang nicht hinzugefügt.
    Erhalten Sie nun ein Fehler E-Mail, sind Sie aufgrund der E-Mail Metadaten in der Lage die eRechnung nochmals zuzustellen. Dazu leiten Sie dieses Fehler E-Mail weiter, aber vor dem Versenden übernehmen Sie noch die original Werte aus den E-Mail Metadaten.

  • Bcc
    Pro FA-Rechnungsmandant können Bcc E-Mail Adressen angegeben werden. Alle eRechnungen werden zusätzlich an diese Bcc E-Mail Adresse gesendet. Dies kann zur Kontrolle oder zur Archivierung der Rechnungen dienen. Mehrere E-Mail Adressen können mit Semikolon (;) getrennt angegeben werden.

  • Betreff (für E-Mail)
    Dieser Betreff wird verwendet, wenn beim Kunden keine Betreff hinterlegt ist. Die Betreffzeile kann Variablen enthalten. (Siehe E-Mail Variablen)
    Den Betreff erfassen Sie im eRechnung E-Mail Vorlage Dialog, wo Sie Variablen auswählen können. Dazu betätigen Sie die Schaltfläche rechts neben dem Betreff-Feld.

  • Text  (für E-Mail)
    Dieser E-Mail-Text wird verwendet, wenn beim Kunden kein E-Mail-Text hinterlegt ist. (HTML-Fragment des E-Mail-Textes) Der E-Mail-Text kann Variablen enthalten. (Siehe E-Mail Variablen)
    Den Text erfassen Sie im eRechnung E-Mail Vorlage Dialog, wo Sie Variablen auswählen können. Dazu betätigen Sie die Schaltfläche rechts neben dem Text-Feld.

  • Betreff (Fehler E-Mail)
    Dieser Betreff wird für das Fehler E-Mail verwendet. Die Betreffzeile kann Variablen enthalten. (Siehe E-Mail Variablen)
    Den Betreff erfassen Sie im eRechnung E-Mail Vorlage Dialog, wo Sie Variablen auswählen können. Dazu betätigen Sie die Schaltfläche rechts neben dem Betreff-Feld.

  • Text  (Fehler E-Mail)
    Dieser E-Mail-Text wird für das Fehler E-Mail verwendet. (HTML-Fragment des E-Mail-Textes) Der E-Mail-Text kann Variablen enthalten. (Siehe E-Mail Variablen)
    Den Text erfassen Sie im eRechnung E-Mail Vorlage Dialog, wo Sie Variablen auswählen können. Dazu betätigen Sie die Schaltfläche rechts neben dem Text-Feld.

  • E-Mail Test
    Wenn sie diese Schaltfläche betätigen öffnet sich ein Dialog, wo Sie eine Empfänger E-Mail Adresse und Werte für die Variablen definieren können. Mit Senden wird eine E-M wird eine E-Mail mit Anhang (PDF und XML) versendet.

eRechnung Export

Die Einstellungen gibt es auch pro Kunde. Die Einstellungen auf dem FARechnungsmandanten werden verwendet, sofern beim Kunden kein UNC Pfad  oder Dateiname hinterlegt ist.

Wichtig: Der Export wird auf dem Applikations-Server vom Service ausgeführt. Das muss unbegingt berücksichtigt werden, bei der Angabe des UNC Pfades.

Für die Übertragungsart Export machen sie folgende Einstellung:

  • UNC Pfad (Siehe UNC Pfad)
    Wird die eRechnung exporitert, wird diese automatisch in ein definiertes Verzeichnis abgelegt. Das Zielverzeichnis kann mit Variablen ergänzt werden. (Kundenname, Nummer und Ext. Nummer). Unterverzeichnisse werden angelegt sofern sie nicht vorhanden sind.

  • Dateiname (ohne Extension)
    Der Dateiname der eRechnungs-Datei kann mit Variablen ergänzt werden, welche durch den tatsächlichen Wert ersetzt werden. (Rechnungsnummer und Rechnungsdatum) Die Extension (.xml oder .pdf) wird abhängig vom Format automatisch ergänzt. Ist im entsprechenden Zielverzeichnis bereits eine Datei mit dem vorgegebenen Dateinamen vorhanden, so wird diese überschrieben.

  • Script (optional)
    Mit dem Script können spezifische Aufgaben für die Weiterverarbeitung der Zieldatei vorgenommen werden (z.B. Ablage in DMS, Übertragung an Workflow-System usw.). Diese Scripts sind spezifisch und werden in der Regel auftragsbezogen durch CodX entwickelt.

 

Siehe auch:

  • WS#38409: Howto: SEPA Direct Debit


  • CodX Software CodX Software AG
    Sinserstrasse 47
    6330 Cham
    Switzerland
    Support
    http://support.codx.ch
    CxSpickel