eRechnung Einstellungen Allgemein Um eRechnungen zu erstellen braucht es mindestens zwei Lizenzen, eine Allgemeine und eine Zusätzliche für das entsprechende Format. Die Lizenz ist für eine unbegrenzte Zahl von Kunden verwendbar. CodX PostOffice Faktura eRechnung (allgemein) CodX PostOffice Faktura eRechnung XRechnung EN 16931 CodX PostOffice Faktura eRechnung ZUGFeRD / Facture-x CodX PostOffice Faktura eRechnung OpenTrans
eRechnungen ZUGFeRD WICHTIG: Für diese eRechnungen muss das Rechnungslayout des Kunden auf DevEx portiert werden. Einstellungen Damit eREchnung korrket erzeugt und übermittelt werden können, müssen einige Einstellungen gemacht werden. Nachfolgend sind alle zwingenden Einstellungen aufgeführt. WICHTIG: Die eRechnung wird automatisch erzeugt, nachdem eine Rechnung abgeschlossen wurde. Ob eine eRechnung erstellt wurde, können Sie kontrolliern, indem Sie die Rechnung öffnen und den Inhalt des Registers eRechnung anschauen oder im Register Infos nach den Werten für eRechnung nachsehen. Klappt es nicht mit der Erstellung der eRechnung, Schauen Sie sich die Userlog-Einträge unter der Fakturierung Register eRechnung mal an.
Abweichende Einstellungen aufgrund des gewählten eRechnung Formats
KV - Rechnungsdefinitionen Bei den betroffenen Kunden die Rechnungsart auf eRechnung automatisch erstellen und Versenden setzen. Eine Debitoren-Nummer erfassen, sofern sie zur Identifikation ausgewählt wurde (in KV - eRechnung) KV - eRechnung Ein Format und die Version für die eRechnung auswählen. Eine Leitweg-ID erfassen. Diese erhalten sie von ihrem Kunden. (mögliche Leitweg-ID: 04011000-1234512345-06) Die Identifikation bestimmt, welche eindeutige Nummer des Kunden verwendet wird. Stellen Sie sicher, dass diese auch vorhanden ist.
Eine Übermittlungsart wählen. Für EMail braucht es folgende Angaben:
Export
Für den Export braucht es folgende Angaben:
(Diese können auch unter den Einstellungen des entsprechenden FA-Rechnungsmandanten definiert sein.)
KV - Stammdaten Die Kundenadresse muss korrekt erfasst sein. WICHTIG: Name, PLZ, Ort und Land sind zwingend nötig für XRechnungen. Die Kunden-Nummer sofern sie zur Identifikation ausgewählt wurde (iin KV - eRechnung) Die Ext. Kunden-Nummer sofern sie zur Identifikation ausgewählt wurde (iin KV - eRechnung) Die Lieferanten-Nummer sofern sie zur Identifikation ausgewählt wurde (iin KV - eRechnung) ACHTUNG: Diese Werte werden zu jeder Rechnung gespeichert. Kann keine eRechnung erstellt werden müssen die Werte auf der Rechnung korrigiert werden. Die Bestellnummer kann für den Kunden in den Einstellungen definiert werden: Custfield 200: Bestellnummer KV - Adressen Sofern sie in den Einstellungen des Kunden für 210: Ansprechspartner des Kunden für eRechnungen berücksichtigen das Häckchen gesetzt haben, müssen sie unter Adressen einen Ansprechspartner erfasst haben. Aber nur einen!! . WICHTIG: In die eRechnung werden die Parameter Name 3, Telefon 3 und E-Mail übernommen. (BT-56,BT-57,BT-58)
KV - Kundenbetreuer Dem Kunden einen Mitarbeiter als Kundenbetreuer zuweisen. Beachten Sie, dass der Kundenbetreuertyp mit dem in den FA-Rechnungsmandanten gemachten Einstellungen (Allgemein)übereinstimmen muss. Gibt es einen allgemeinen Kundenbetreuer, wird der beim FA-Rechnungsmandanten zugewiesen. Somit muss hier keiner zugewiesen werden. WICHTIG: Erforderlich ist der Name, die Telefon Nr. (Geschäft oder Mobile) sowie die E-Mail des entsprechenden Mitarbeiters. Einstellung FA-Rechnungsmandant Allgemein Für eine eRechnung braucht es Angaben zum Kundenbetreuer. Sie können einen Kundenbetreuertyp definieren und in der Kundenvewaltung dem Kunden einen Mitarbaiter mit diesem Kundenbetreuertyp zuweisen. Sie können aber auch direkt einen Mitarbeiter als allgemeinen Kundenbetreuer zuweisen. (Der Kudnenbetreuer, der in der KV mit dem entsprechenden Typ zugewiesen wurde, hat Vorrang) Die Rechnungsteller Adresse muss korrekt erfasst sein. WICHTIG: Name, PLZ, Ort und Land sind zwingend nötig für XRechnungen. eRechnung Korrekten Währungscode für eRechnungen (ISO 4217 Alpha-3). zB CHF oder EUR eRechnung eMail E-Mail Server Einstellungen: Erfassen Sie die Werte 200...271 Absender E-Mail (Nur eine Mailadresse)
Betreff (sofern in der Kundenverwaltung Register 'e-Rechnung' keiner definiert ist , wird dieser übernommen.)
eRechnung Export
Für den Export braucht es folgende Angaben: (sofern in der Kundenverwaltung Register 'e-Rechnung' kein UNC Pfad oder Dateiname definiert ist , werden diese übernommen.)
Einstellungen Allgemein Reportkonfiguration Es muss mindestens eine IBAN einer Bankverbindung erfasst werden. Die Umsatzsteuer-Nr. muss erfasst werden. Für einen Mehrwertsteuer befreiten Kunden müssen folgende Einstellunen vorhanden sein: Einstellungen Tarifmodell MWSt Für jede MWSt müssen UNTDID 5305 Code & UNTDID 5305 Code MWSt-Befreit definiert werden. Gültige Wert sind dort in der Online Help beschrieben. Für UNTDID 5305 Code E muss noch ein Grund der MWSt Befreiung erfasst werden. Einstellungen Fakturierung FAConfig (Einheiten) Für jede Einheit muss ein gültiger UNECE Code erfasst sein. Mit der Einführung von eRechnungen wurde auch eine zentrale Verwaltung von Einheiten eingeführt. Dabei wurden alle vorhandenen Einheiten übernommen. Diese können nun unter Einstellungen / Verwaltung / Fakturierung / FA Config bearbeitet werden. Die Spalte Bemerkung zeigt, woher die Einheit übernommen wurde. (Artikel, Auftragposition, Rechnungposition). Es ist wichtig, dass zumindest für alle Einheiten von Artikeln ein UNECE Code erfasst wird. Einheiten die nicht mehr verwendet weden, können auch gelöscht werden. (Respektiv umgebucht werden).
Einstellungen Rechnungslauf Beim Rechnungslauf wird definiert, ob abgeschlossene Rechnungen für Kunden mit eRechnungen, direkt zugestellt werden.
Job 0002:0005 Rechnungsserver: Job zum Übermitteln der eRechnungen Dass eRechnungen übermittelt werden muss der Job aktiviert und ein Zeitplan definiert sein. Optionale Einstellungen Kunden Einstellungen (Custfield 2015) Folgende Einstellungen gelten für die eRechnung: siehe: (Siehe Einstellungen für Kunde/Kostenstelle) 200: Bestellnummer (BT-13) 201: Vertragsnummer (BT12) 202: Verkaufsauftragsnummer (BT-14) 203: Projektnummer (BT-11) 210: Ansprechspartner des Kunden für eRechnungen berücksichtigen (BT-56, BT-57,BT-58)
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