Digitalisierung Folgeprozess
Nach der Digitalisierung einer Sendung bestimmt der
Folgeprozess den weiteren Verlauf der Sendung. Zurzeit werden die
Folgeprozesse Zustellung, Vernichtung und Archivierung unterstützt.
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Folgeprozess Zustellung
Im Folgeprozess Zustellung wird die Sendung dem normalen
Zustellprozess zugeführt. Das Sendungslabel
enthält die SortInfos für das Routing der Zustellung. Dabei
stehen alle Varianten und Optionen der Zustellung zur Verfügung
(z.B. Übergabedokumentation, Zustellung in Postfachanlage,
Stellvertretung usw.).
Bei der direkten Digitalisierung werden die SortInfos für das
Routing direkt bei der Erfassung aufgebracht.
Bei der indirekten Digitalisierung werden diese mit einem
zusätzlichen Sendungslabel beim Arbeitsschritt
des Scannings aufgebracht.
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Folgeprozess Vernichtung
Bei der Vernichtung enthält das Sendungslabel ein eindeutiges
und unverkennbares Kennzeichen für die
Vernichtung. Damit wird verhindert, dass falsche Sendungen
vernichtet werden oder in den falschen Prozess gelangen.
Im einfachsten Fall wird die Sendung einfach dem Shredder
zugeführt und damit der Prozess abgeschlossen. CodX PostOffice
ist jedoch in der Lage, die Vernichtung korrekt zu
dokumentieren. In diesem Fall wird
die Sendung bei der Zuführung zur Vernichtung mit einem
Handscanner oder einem mobilen ComputerDigitalisierung
Posteingang mit CodX PostOffice (MDE) nochmals eingescannt.
Damit sind der Zeitpunkt und der verantwortliche Mitarbeiter der
Vernichtung dokumentiert.
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Folgeprozess Archivierung
Das Sendungslabel für die Archivierung enthält die
Routing-Informationen für das Archiv und ein eindeutiges
Kennzeichen für die Archivierung. Wird die physische Sendung
archiviert, so kann diese optional mit
einem Handscanner oder MDE eingescannt werden, um den Zeitpunkt
und den verantwortlichen Mitarbeiter der Archivierung zu
dokumentieren.
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Individueller Folgeprozess
Mit dem individuellen Folgeprozess kann der Empfänger für jede
einzelne Sendung vorgeben, wie der Folgeprozess sein soll.
Will der Empfänger den Folgeprozess für jede Sendung individuell
festlegen, so erhält er nach dem Einscannen der Sendung eine
eMail. Diese eMail enthält neben diversen Sendungsinformationen
und optional
auch dem Sendungsinhalt auch die Auswahl des Folgeprozesses
(Zustellung, Vernichtung, Archivierung).
Die Auswahl steht als Web-Link zum Web-Interface von CodX
PostOffice bereit. Klickt der Empfänger auf
einen der Links, wird der entsprechende Folgeprozess angewählt.
Folgeprozess Sendungserfassung IHS
Nachdem eine Sendung nach der Erfassung in die
temporäre Ablage für den Folgeprozess Sendungserfassung IHS abgelegt
wurde, wird aufgrund einer eMail welche von 'you have mail'
verschickt wird, der Folgeprozess ausgewählt. Dieser wird danach im
Dialog Folgeprozess die entsprechenden Sendungen weiterverarbeitet.
Folgende Prozesse werden unterstützt:
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Folgeprozess Zustellung Empfänger
Im Folgeprozess Zustellung Empfänger wird die Sendung dem
normalen Zustellprozess zugeführt. Das Sendungslabel enthält die
SortInfos für das Routing der Zustellung an den Empfänger. Dabei
stehen alle Varianten und Optionen der Zustellung zur Verfügung
(z.B. Übergabedokumentation, Zustellung in Post-fachanlage,
Stellvertretung usw.).
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Folgeprozess Zustellung Stellvertreter
In CodX PostOffice können Stellvertreter hinterlegt werden. Im
Folgeprozess Zustellung Stellvertreter wird die Sendung an den
hinterlegten Stellvertreter zugestellt. Dies kommt nur dann zum
Tragen, wenn beim Stellvertreter die Einstellung Routing Post an
Vertretener gewählt ist. Ansonsten geht die Sendung direkt an
den Stellvertreter.
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Folgeprozess Vernichtung
Bei der Vernichtung enthält das Sendungslabel ein eindeutiges
und unverkennbares Kennzeichen für die Vernichtung (SortInfo).
Damit wird verhindert, dass falsche Sendungen vernichtet werden
oder in den falschen Prozess gelangen. Im einfachsten Fall wird
die Sendung einfach dem Shredder zugeführt und damit der Prozess
abgeschlos-sen. CodX PostOffice ist jedoch in der Lage, die
Vernichtung korrekt zu dokumentieren. In diesem Fall wird die
Sendung bei der Zuführung zur Vernichtung mit einem Handscanner
oder einem mobilen Computer (MDE) nochmals eingescannt. Damit
sind der Zeitpunkt und der verantwortliche Mitarbeiter der
Vernichtung dokumentiert.
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Folgeprozess Archivierung
Das Sendungslabel für die Archivierung enthält die
Routing-Informationen für das Archiv und ein eindeu-tiges
Kennzeichen für die Archivierung. Wird die physische Sendung
archiviert, so kann diese optional mit einem Handscanner oder
MDE eingescannt werden, um den Zeitpunkt und den
verantwortlichen Mitar-beiter der Archivierung zu dokumentieren.
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Folgeprozess Zurück an Absender
Das Sendungslabel enthält ein eindeutiges Kennzeichen für die
Rücksendung an den Absender. Die Sen-dung wird anschliessend in
die Bearbeitung der Rückläufer zugeführt.
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Folgeprozess Digitalisierung
Das Sendungslabel für die Digitalisierung enthält die
Routing-Informationen für das Scan-Center. An-schliessend wir
die Sendung dem Digitalisierungsprozess zugeführt.
Ansicht
Zuoberst auf dem Bildschirm befindet sich das
Eingabefeld für den Sendungs-UPOC, welcher per Tastatur oder
Handscanner eingelesen werden kann. Daneben befindet sich die
Schaltfläche "Folgeprozess", mit der der entsprechende Folgeprozess
zur Sendung ausgelöst wird. Darunter befindet sich ein Statusfeld,
welches die Schritte zum Folgeprozess anzeigt. Diese Statusanzeige
wird jeweils beim Starten eines neuen Folgeprozesses wieder
gelöscht.
Bedienung
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Folgeprozess
Es wird der Folgeprozess für die ausgewählte Sendung gestartet.
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Drucken
Ausdrucken von Reports für den Folgeprozess der Digitalisierung
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Folgeprozess abgelaufene Sendungen
Damit wird die Restpost (Sendungen für die nach Ablauf der Wartefrist noch kein Folgeprozess festgelegt ist) mittels Batchverarbeitung effektiv
und einfach verarbeitet. Es wird ein Report gestartet, der alle Sendungen auflistet, welche anschliessend automatisch verarbeitet werden. Nach
Rückfrage und Bestätigung werden alle betroffenen Sendungen dem eingestellten Folgeprozess zugewiesen.
Es werden beide Typen von Sendungen mit Folgeprozess
unterstützt, je nach Lizenzmodel werden beide Einträge als
Menuschaltfläche angezeigt, oder wenn nur eine Lizenz vorhanden
ist wird nur die Schaltfläche selber angezeigt. Wenn beide
Lizenzen für Digitalisierung und Sendungserfassung IHS mit
Folgeprozess vorhanden sind, wird ein Menu mit der auswahl der
beiden und der Auswahl für alle angezeigt. Je nach Auswahl
werden dann die entsprechenden Sendungen verarbeitet.
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