Postfachanlagen Bedienung - Befüllen

Postfachanlage auswählen

Für die Arbeiten in diesem Modul muss immer zuerst eine Postfachanlage gewählt werden. Arbeiten sie an einem Computer der einer Postfachanlage zugewiesen ist, wird diese Anlage automatisch ausgewählt und kann auch nicht gewechselt werden.
Eine Zuweisung des Computer zu einer Postfachanlage kann über die  Schaltfläche mit dem Pin erfolgen (oben rechts), oder im Modul Postfachanlage Management.

Befüllungsart (von hinten/vorne)

Aufgrund der Befüllungsarten unterscheidet man zwischen zwei Arten von Postfachanlagen:

  •  Befüllen von hinten (die Fächer sind hinten frei zugänglich aber von der Abholung getrennt)

  •  Befüllen von vorne (die Fächer sind nur von vorne zugänglich und das Fach muss dazu jeweils geöffnet werden)

Diese Einstellung nehmen sie in den Postfachanlagen Definitionen vor.

Befüllen von hinten

Zuerst wählen sie den Fach-Typ aus und geben dann den Barcode ein. Das Fach wird angezeigt und sie legen die Sendung ins Fach.

Befüllen von vorne

Hier unterscheidet man zwischen zwei Prozessen:

  • Sie gehen so vor wie beim Befüllen von hinten. Aber nach jeder Barcode-Eingabe öffnet sich das entsprechende Fach. Sie legen die Sendung ein und schliessen das Fach wieder.

  • Mit der Schaltfläche    Open All Bin öffnen sie alle Fächer der Postfachanlage auf einmal. Es öffnen sich nur folgende Fächer:
    - Alle Brief-Fächer die nicht inaktiv sind und eine gültige Zuweisung zu einer Person oder einem Kunden aufweisen.
    - Alle Paket-Fächer die nicht inaktiv und nicht belegt sind.
    Dann machen sie weiter wie sonst (Fach-Typ wählen und Barcode eingeben). Schliessen sie das Fach nach dem Einlegen der Sendung, würde das Fach wieder geöffnet, sofern sie noch eine weitere Sendung für dieses Fach hätten.

    Ist diese Schaltfläche für einen Anlage mit Befüllen von vorne nicht vorhanden, haben sie möglicherweise den Name des Bediener PC mit Port angegeben. Entfernen sie dort die Portbezeichnung.
    Das Bild der Schaltfläche ändert abhängig vom Zustand der Postfachanlage.

    Open All Bin Mindestens ein Fach ist offen (inaktive Fächer werden nicht beachtet)
    Open All BinAlle Fächer sind zu ausser Fächer in Wartung
    Open All BinAlle Fächer sind zu (inaktive Fächer werden nicht beachtet)


Fach-Typ Brief / Paket wählen

Abhängig was für Fächer die Postfachanlage aufweist, sind die Schaltfläche Brief und/oder Paket verfügbar. Hat die Anlage zB. nur Brieffächer, so ist die Paket-Schaltfläche nicht wählbar.

Vor der Eingabe des Barcodes, muss der Benutzer den entsprechenden Fach-Typ auswählen (Brief / Paket). Man erkennt den ausgewählte Fach-Typ, am roten Hintergrund.

Der Fach-Typ glit solange, bis der Benutzer diesen ändert.

Bei der Eingabe eines Fach-UPOC's hat der Fach-Typ keine Bedeutung.

Barcode eingeben

Der Barcode kann eingescannt oder manuell über die Tastatur eingegeben werden. Mögliche Barcode sind:

  •  UPOC (Sendung, Fach, Person oder Kunde/Kostenstelle)

  •   Ein Alternativcode

  •   Ein Barcode der zwingend eine PersonNr und einen Alternativcode enthält. Dieser Barcode wird mit dem CodeParser geparst.

Jede korrekt gescannte Sendung erhält das Event (Übergabe an Postfachanlage)

Wird dem Brief automatisch ein freies Fach zugewiesen, erfolgt die Suche des freien Faches von der Mitte der Anlage ausgehend. (Anzahl Fächer / 2)

 

WICHTIG: Vor dem Befüllen müssen noch Einstellungen vorgenommen werden. (Siehe Einstellungen)

Befüllen von Postfachanlage

Das Befüllen der Anlage kann auch mit stationären Scannern  oder Funkscannern vorgenommen werden.

Bei der Befüllung der Anlage unterscheidet man zwischen verschiedenen Prozessen:

Fach-UPOC scannen

Dieser Prozess kommt zur Anwendung für Sendungen die nicht im CodX PostOffice System erfasst sind. Diese Sendungen werden zuerst vorsortiert.

Der Befüller nimmt dann jeweils alle Sendungen eines Faches und scannt den Fach-UPOC an der Anlage.

Sofern alles OK ist, wird pro vorhandene Fachzuweisung (Person oder Kunde/Kostenstelle) eine Dummy-Sendung mit dem Event "Übergabe an Postfachanlage" angelegt. Die Fachnummer wird angezeigt und auf der Sendung gespeichert.

Das löst dann die Benachrichtigung des Empfängers aus (Mail).

Die Dummy-Sendung wird mit einer Vordefiniert Leistung angelegt. (Siehe Einstellungen)

Fachzuweisungen "Keine Fachzuweisungen" werden in diesem Prozess nicht berücksichtigt.

Mögliche Problem:

  • Fach-UPOC gehört nicht zu dieser Anlage

  • Das Fach ist inaktiv und somit im Moment nicht verfügbar.

  • Für dieses Fach gibt es keine Zuweisungen

Person- / Kunde-/Kostenstelle-UPOC scannen

Dieser Prozess kommt zur Anwendung für Sendungen die nicht im CodX PostOffice System erfasst sind. Auf der Sendung ist der Personen- oder Kunden-UPOC.

Für die gescannte Person / Kunde/Kostenstelle wird eine Sendung angelegt (ohne Event). (Die Leistung ist abhängig von Brief oder Paket  (Siehe Einstellungen))

Existieren gültigt Fachzuweisungen für die Postfach Anlage, wird ein Fach bestimmt. Dabei unterscheidet man zwischen Paket und Brief:
- Für Brief wird ein Fach automatisch ermittelt.
- Für Paket muss der Befüller ein Fach aus der eingeblendeten Liste auswählen. Es gilt jeweils nur ein Paket pro Fach.

Kann die Sendung einem Fach zugwiesen werden, erhält sie dann das Event "Übergabe an Postfachanlage", die Fachnummer wird angezeigt und auf der Sendung gespeichert.

Das löst dann die Benachrichtigung des Empfängers aus (Mail).

Mögliche Problem:

  • Person-UPOC ist nicht im System vorhanden.

  • Kunde/Kostenstelle-UPOC ist nicht im System vorhanden.

  • Keine Fachzuweisung für die Person / Kunde/Kostenstelle und die Postfach Anlage vorhanden.

  • Es konnte kein Fach mehr reserviert werden. Kein freies Fach mehr.

  • Sendung darf nicht angelegt werden. (Siehe Einstellungen 151,152)

Sendung scannen

Hier unterscheidet man grundsätzliche noch zwischen drei Arten wie die Sendung identifiziert wird:

  • Sendungs- UPOC scannen: (Sendung muss im System vorhanden sein)

  • Alternativcode scannen:(Sendung muss im System vorhanden sein)

  • Barcode (Inhalt PersonNr & AlternativCode) scannen: (Sendung muss nicht im System vorhanden sein):  Barcode mit PersonNr und AlternativCode.

 

Barcod mit PersonNr und AlternativCode

Für das Befüllen der Postfach Anlage gibt es die CodeRule "Postfachanlage befüllen". Damit diese CodeRule passt muss zumindest ein Alternativcode (Int.Id) und eine Personennummer (Pers.Nr) vorhanden sein. Nur für Personen dessen exteren Nummer in CodX PostOffice dieser Nummer entspricht, wird dann eine Sendung angelegt (ohne Event), sofern sie noch nicht vorhanden ist. (Alternativcode )

Kann die Sendung nicht an der Postfachanlage eingelegt werden, bleibt sie trotzdem in CodX PostOffice erhalten.

CodX PostOffice kann aber noch weitere Parameter aus dem Barcode Auswerten. Dafür müsste die CodeRule / Parsingrule entsprechend angepasst werden.

Vorhandene Parameter:

Kennung im
Barcode
Der erkannte Code wird diesem
Parameter zugewiesen
Beschreibung
Int.Id AlternativCode Der AlternativCode der Sendung (Identifizierung Sendung)
Pers.Nr PersonNr Die externe Nummer der Person (Identifizierung Person / Empfänger)
PersonUPOC Der UPOC der Person (Identifizierung Person / Empfänger)
  KKSNr Die externe Nummer des Kunden/Kostenstelle (Identifizierung Kunde/Kostenstelle / Empfänger)
KKSUPOC Der UPOC des Kunden/Kostenstelle (Identifizierung Kunde/Kostenstelle / Empfänger)
  SBBUPOC Der UPOC der Sendung (Identifizierung Sendung)
  LeistungUPOC Der UPOC der Leistung (für das anlegen der Sendung)

 

Sofern der Barcode keine gültige Leistung aufweist, wird abhängig ob es ein Brief/Paket ist, die entsprechende Leistung für die neue angelegte Sendung verwendet.  (Siehe Einstellungen 151,152).

 

Fach für Sendung suchen

Ist der Sendung bereits ein Fach zugewiesen, wird das angezeigt und die Sendung kann in das entsprechende Fach gelegt werden.

Ist das nicht der Fall und der Empfänger hat keine gültige Postfachanlagen Zuweisung und die entsprechende Einstellung ist gesetzt, wird eine neue Zuweisung erstellt. (Siehe Einstellungen 060).

Existieren gültigt Fachzuweisungen für die Postfach Anlage, wird ein Fach bestimmt. Dabei unterscheidet man zwischen Paket und Brief:
- Für Brief wird ein Fach automatisch ermittelt.
- Für Paket muss der Befüller ein Fach aus der eingeblendeten Liste auswählen. Es gilt jeweils nur ein Paket pro Fach.

Kann die Sendung einem Fach zugwiesen werden, erhält sie dann das Event "Übergabe an Postfachanlage", die Fachnummer wird angezeigt und auf der Sendung gespeichert.

Das löst dann die Benachrichtigung des Empfängers aus (Mail).


Mögliche Problem:

  • Die Sendung ist keinem Fach zugewiesen.

  • Falsche Postfachanlage (Der Sendung ist ein Fach von einer anderen Postfachanlage zugewiesen)

  • Sendung ist einem Fach zugewiesen, das im Moment inaktiv ist

  • Die Sendung ist unbekannt

  • Es gibt kein freies Fach mehr

  • Keine Fachzuweisung für die Person / Kunde/Kostenstelle und die Postfach Anlage vorhanden.

  • Der Sendung wurde keine Person zugewiesen. Somit kann sie auch nicht in die Postfachanlage eingelegt werden.

  • Die Sendung weisst noch kein Fach auf und soll in der Postfachanlage einsortiert werden. Aufgrund von Einstellungen für die Leistung  der Sendung (500, 501) kann die Sendung nicht einsortiert werden. (zB. 500: Keine Brief-Zustellung für Leistung gesetzt und die Postfachanlage weisst nur Brieffächer auf )

  • Die Sendung weisst ein Fach auf und soll in der Postfachanlage einsortiert werden. Aufgrund von Einstellungen für die Leistung  der Sendung (500, 501) kann die Sendung nicht einsortiert werden. (500/501: Keine Brief-Zustellung für Leistung gesetzt  und das zugewiesene Fach ist für Briefe)

Process ohne explizite Sendungserfassung

Der Bediener gibt im Eingabefeld den Namen des Empfängers ein. Darauf wird der Bediener aufgefordert einen der gefundenen Empfänger auszuwählen. (Person/Kunde/Kostenstelle abhängig von den Einstellungen 900, 910, 911,912,913.)

Nachdem der Bediener einen Empfänger ausgewählt hat, wird eine Pseudo-Sendung angelegt (ohne Event).

Danach wird versucht ein Postfach für den Empfänger zu ermitteln. Hat der Empfänger keine gültige Postfachanlagen Zuweisung und die entsprechende Einstellung ist gesetzt, wird eine neue Zuweisung erstellt.

Ist eine Postfachanlagen Zuweisung vorhanden wird ein freies Fach ermittelt.

Kann die Sendung einem Fach zugwiesen werden, erhält sie dann das Event "Übergabe an Postfachanlage", die Fachnummer wird auf der Sendung gespeichert und angezeigt.

Das löst dann die Benachrichtigung des Empfängers aus (Mail).

Arbeiten mit Funkscannern

Für den Prozess mit Sendungen mit Fachzuweisungen aufgedruckt, scannt der Benutzer den Barcode. Ist die Sendung einem Fach für die ausgewählte Postfachanlage zugewiesen, kann diese in das entsprechende Fach gelegt werden. (Hoher Ton & grüne LED) Das Fach ist als Sortierinfo bereits auf der Sendung aufgedruckt und wird auch in der Liste mit den Infos angezeigt.
Ist das nicht der Fall, ertönt ein Fehlersignal (Tiefer Ton und rote LED) und der Fehler wird als Status ausgegeben und auch im Userlog protokolliert.
Um die Ursache des Problems herauszufinden aktualisiert man die Protokoll Liste am Computer der Postfachanlage

Ergebnis-Liste mit Infos zur letzten Barcode-Eingabe

In der Ergebnis-Liste findet der Benutzer die nötigen Hinweise zur letzten Barcode Erfassung. Diese kann folgendes beinhalten

Status Der Status zeigt was gescannt wurde oder im Fehlerfall Hinweise zum Problem.
Erfolgreiche Eingaben werden grün angezeigt.
Fehlerhafte Eingaben werden rot angezeigt.
Fach Kann die Sendung in ein Fach gelegt werden, wird die Fachnummer blau dargestellt.
UPOC Sofern ein Barcode einer Sendung oder der Personen-/Kunde-/Kostenstellen-UPOC eingegeben wurde, wird der Sendungs UPOC angezeigt.
Alternativcode Sofern die Sendung einen Alternativcode aufweisst wird dieser angezeigt


Adresse
Person
Kunde
Kostenstelle
Wurde ein Fach-UPOC eingegeben, werden alle Personen oder Kunden/Kostenstellen die aktuell diesem Fach zugewiesen sind angezeigt.
Bei allen anderen Eingaben wird der Empfänger der Sendung angezeigt.
Adresse: Es handelt sich hier um eine Sendung die eine Empfängeradresse aufweist
Person: Die Sendung wurde einer Person zugewiesen
Kunde: Die Sendung wurde einem Kunden zugewiesen (Empfänger)
Kostenstelle: Die Sendung wurde einer Kostenstelle zugewiesen (Empfänger) Angezeigt wird Kunde / Kostenstelle

Einstellungen Postfachanlagen (Custfieldwerte)

Folgende Einstellung müssen vor der Befüllung erfolgen:

  • 150: Leistung beim Anlegen von Dummy-Sendungen (Scannen von Fach)

  • 151: Standard Brief Leistung für das Anlegen von neuen Sendungen beim Befüllen

  • 152: Standard Paket Leistung für das Anlegen von neuen Sendungen beim Befüllen

Details finden sie unter: (Custfields Postfachanlagen)

MBS-Statistik

Werden Sendungen, Fach, Personen oder Kunden gescannt, wird für das entsprechende Fach ein MBS-Statistik-Event Befüllen vergeben.

Siehe auch



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