Rechnungslauf erfassen

Hier kann man einen neuen Rechnungslauf erfassen oder einen bestehenden bearbeiten.
Folgende Einstellungen müssen dazu vorgenommen werden.

Bezeichnung

Geben sie hier einen Eindeutigen Namen an. Die Bezeichnung kann frei gewählt werden. Eine automatische Funktion ist denen jedoch nicht hinterlegt. Sie dienen dazu, eine Gruppe von Kunden gleichzeitig, in EINEM Durchgang, abzurechnen. Eine Bezeichnung wie z.B. „Ende Monat“ löst jedoch keinen automatischen Rechnungslauf am letzten Tag des Monats aus,
sondern dient Ihnen nur beim Start des Rechnungslaufes, den richtigen auszuwählen.

Kunden, die nur 1x im Monat eine Rechnung erhalten sollen, wird also typischerweise ein Rechnungslauf namens „Ende Monat“ (oder ähnlich) zugewiesen.
Kunden, die 2x monatlich eine Rechnung erhalten sollen, wird entweder ein Rechnungslauf namens „2x monatlich“ (o.ä.) zugewiesen (und dann dieser auch 2x im Monat gestartet).
Eine andere Möglichkeit ist jedoch, diesen Kunden einen Rechnungslauf namens „Mitte Monat“ (o.ä.) UND der mit der Bezeichnung „Ende Monat“ zugewiesen.
So wird Mitte des Monats der eine Rechnungslauf gestartet und nur für diese Kunden werden Rechnungen erstellt.
Ende Monat wird der gleichnamige Rechnungslauf ausgeführt und für die Kunden mit monatlichem und halbmonatlichem Rechnungszyklus werden die Rechnungen erstellt.

Aufträge berücksichtigen bis und mit: Aktueller Tag - X Tage

Hier muss eingestellt werden, bis und mit welchem Datum die Aufträge berücksichtigt werden sollen.
Der Aktuelle Tag ist der, an dem der Rechnungslauf läuft.

Rechnungsdatum: Aktueller Tag + X Tage

Das Rechnungsdatum kann ebenfalls gewählt werden. (nicht kleiner als das vorgeschlagene Datum)
Der Aktuelle Tag ist der, an dem der Rechnungslauf läuft.

Bei Zuweisungsfehler Rechnung erstellen

Wenn in diesem Kästchen ein Haken gesetzt wird, werden bei Zuweisungsfehlern die Rechnungen trotzdem erzeugt.

Wenn Aufträge noch in Bearbeitung Rechnung trotzdem erstellen

Hier kann durch Setzen des Hakens sichergestellt werden, dass die Rechnung erstellt wird, auch wenn Aufträge noch in Bearbeitung sind.

Rechnung direkt abschliessen

Diese Funktion ist nur mit bestimmten Benutzerrechten wählbar. Wurde dies ausgewählt werden die Rechnung direkt abgeschlossen und erhalten eine Rechnungsnummer.

Rechnung drucken

Wurde dies ausgewählt werden alle zum Job gehörenden Rechnungen gedruckt, sobald dieser beendet ist.
Gedruckt wird auf dem Drucker der in den Einstellungen definiert ist. Ist keiner definiert wird auf den Standarddrucker gedruckt, wo der CodX PosttOffice Server läuft.
(Custfield TableID 1605 (Rechnungsserver) im Parameter 110: Drucker für Automatisches Drucken der Rechnungen nachdem der Rechnungslauf die Rechnungen erstellt hat.)

Die Druckreihenfolge ist in den Einstellungen definiert.
(Custfield TableID 1605 (Rechnungsserver) im Parameter 100: Druckreihenfolge. )

Zusätzlich gibt es noch einen optionalen Druck (zum Beispiel für Einzahlungsscheine): Dieser zusätzliche Rechnungsdruck wird ausgeführt, wenn unter den Einstellung in den Custfield TableID 1014 (Fakturierung) ID=0 der Parameter fRechnungZusatzdruck auf 1 gesetzt ist. Natürlich muss auch der entsprechende Report vorhanden sein. (Kundenspezifisch.adp)

Sendungs und Auftragsdaten überprüfen

Diese Einstellung ist standardmässig gesetzt.
Sie bewirkt, dass vor dem Rechnungslauf die Sendungs- und Auftragsdaten überprüft werden. Damit soll sichergestellt werden dass die Daten für den Datumsbereich der Rechnung bereit sind. Das heisst:
- es gibt keinen Sendungen aus denen noch Aufträge erstellt werden müssen
- die Aufträge sind nachgerechnet und die zyklischen Artikel müssen auf dem neuesten Stand sein.
Ist dies nicht der Fall und die Einstellung ist aktiviert, so gelangt der Rechnungslauf in einen Wartezustand. Dieser wird automatisch fortgesetzt sobald die Daten bereit sind.

Werbemitteilung

Eine Werbemitteilung kann für alle zu erstellenden Rechnungen erfasst werden. Standardmässig ist Werbemitteilung aus FA-Rechnungsmandant übernehmen ausgewählt. Einstellung (Fakturierungssystem / FA-Rechnungsmandant)
Angezeigt wird dann folgendes, abhängig ob Kunden mehrere FA-Rechnungsmandanten betroffen sind.
- <DEFAULT>: Alle Kunden, die diesem Rechnungslauf zugewiesen sind, haben denselben FA-Rechnungsmandanten.
- <Es werden Rechnungen für mehrere FA-Rechnungsmandanten erstellt. Die Werbemitteilung des entsprechenden FA-Rechnungsmandanten wird übernommen.>:  Alle Kunden, die diesem Rechnungslauf zugewiesen sind, haben verschiedene FA-Rechnungsmandanten.

Automatischer Start

Mit dieser Funktion können Sie einen Zeitplan für einen Job erstellen und damit den Startzeitpunkt für den Rechnungslauf definieren. (einmalige wie auch zyklische)
Es wird dann ein Job erstellt, dessen Bezeichnung die Bezeichnung des Rechnungslaufes erhält.
Dieser Job legt zum definierten Zeitpunkt einen Rechnungslauf Job an.
Der RechnungsServer erstellt dann für den neuen Rechnungslauf Job die Rechnungen.

Angaben zur Zeitplandefinition finden sie unter Allgemeine Zeitplandaten.

ACHTUNG: Die Angabe Ausführender Computer wird immer als SERVER gespeichert, egal ob sie hier was anderes erfassen.

 

Einstellungen

Hier werden die Custfields Definitionen für den Rechnungslauf vorgenommen. Einstellungen




CodX Software CodX Software AG
Sinserstrasse 47
6330 Cham
Switzerland
Support
http://support.codx.ch
CxSpickel