FA/KV - Rechnungsdaten

Allgemein

Aus dem Modul Fakturierung wie auch aus der Kundenverwaltung können die Rechnungsdaten bearbeiten und erfasst werden. Der Unterschied liegt lediglich darin, dass in der Kundenverwaltung die Rechnungen bereits nach Kunde/Kostenstelle gefiltert sind.

Suche

Sie haben die Möglichkeit nach einer Rechnungs-Nummer oder Rechnungs-UPOC zu suchen.

Rechnungsprüfung (Nur mit entsprechender Lizenz)

Hier können kundenspezifische Einstellungen betreffs Rechnungsprüfung vorgenommen werden. Diese übersteuern dieselben Einstellungen unter FA-Config.  Einstellungen für Rechnungsprüfung.

Filter

Die Rechnungsliste kann nach Datum sowie Status gefiltert werden, um optimale Suchresultate zu erhalten.

Ist die Checkbox Warnung ausgewählt können sie nur nach Rechnungen, die eine Warnung aufweisen, suchen. Die Warnungen selber finden sie, wenn sie die Rechnung öffnen.

Liste

In der Liste werden die Rechnungen aufgeführt. Die Spalte Rechnung Typ enthält jeweils ein Symbol.
Die Symbole haben folgende Bedeutung:

  • Symbol OK

Die Rechnung/Gutschrift/Storno wurde noch nicht abgeschlossen und kann bearbeitet werden.

  • Symbol Blue Euro

Die Rechnung/Gutschrift/Storno wurde abgeschlossen

  • Symbol Storno

Die Rechnung/Gutschrift ist bereits verrechnet und wurde storniert

  • Symbol Error

Rechnung enthält Zuweisungsfehler und ist noch bearbeitbar

  • Symbol In Use

Ein anderer Benutzer bearbeitet diesen Rechnung.

 

 

Eine rot markierte Zeile weisst darauf hin, dass beim nachrechnen der Rechnung ein Fehler auftrat. Nehmen sie nochmals eine Änderung der Rechnung vor, damit die Rechnung nochmals nachgerechnet wird.
Klappt es wieder nicht kann man im Datalogger des Services nach dem möglichen Problem suchen.

Spalten

Die Spalte Typ weisst darauf hin um was für eine Rechnung es sich handelt (Keine Angabe bedeutet Rechnungen, ansonsten Gutschrift, Storno, Kopie)

Die Spalte Rechnungslauf mit Laufnummer führt auf, mit welchem Rechnungslauf diese Rechnung erstellt wurde und an welcher Stelle diese innerhalb dieses Rechnungslaufes steht. So kann z.B. im PDF Viewer bei der Anzeige des kompletten Rechnungslaufes mit Hilfe dieser Funktion PDF Counter direkt zur entsprechenden Rechnung gesprungen werden. Es ist zu bemerken, dass die Reihenfolge abhängig ist von der Druckreihenfolge. Da diese abhängig von der Rechnungsnummer sein kann, wird nach dem Abschliessen der Rechnungen diese Reihenfolge neu bestimmt.

Funktionen

Für die Rechnungsbearbeitung stehen folgend Funktionen zur Verfügung:

Hinzufügen, Bearbeiten, Stornieren, Reklamation, Anzeigen, Drucken, Löschen und Abschliessen.

Werden mehr als eine Rechnung ausgewählt, können noch die Funktionen Löschen, Abschliessen, Anzeigen und Drucken ausgeführt werden.

Löschen

Es gibt folgende Einschränkung bei Kunden die MwSt getrennte Rechnungen schreiben:
Da für MwSt getrennte Rechnungen aus einem Auftrag mehrere Rechnungen entstehen können, wird vor dem löschen vorgängig überprüft, ob der verrechnete Auftrag noch in einer anderen Rechnung existiert. Ist dies der Fall, so wird der Benutzer darauf hingewiesen und sofern er zustimmt, alle betroffenen Rechnungen gelöscht. Ist davon aber nur eine Rechnung abgeschlossen, so kann die Rechnung nicht mehr gelöscht werden. Damit soll sichergestellt werden, dass Aufträge komplett verrechnet werden.

Stornieren

Es können nur bereits verrechnete Rechnungen oder Gutschriften storniert werden. Nach dem stornieren einer Rechnung erscheint eine Rückfrage, ob die Rechnung auch noch kopiert werden soll. Diese Kopie der Rechnung kann dann in den falschen Positionen bearbeitet werden. Somit muss nicht die komplette Rechnung noch einmal manuell neu erstellt werden. Die Storno-Rechnung enthält das aktuelle Datum. Die Detailpositionen haben nach wie vor die Datums-Information der Ursprungsrechnung, so dass in den Auswertungen eindeutig abgrenzbare Umsatzauswertungen Erstellt werden können (siehe hierzu auch Handbuch Auswertungen).

Reklamation

Es kann hier eine Reklamation des Kunden erfasst werden.

Anzeigen

Beim Anzeigen kann man zwischen der Rechnung oder der Detailrechnung wählen. Danach wird das gewünschte PDF in einem speziellen Viewer angezeigt. (Siehe PDF Viewer)

Drucken

Die Rechnung wird über den Standard Drucker gedruckt. (CxReport)

Abschliessen

Ist eine Rechnung bereit zum Versenden soll diese abgeschlossen werden. Die Rechnung erhält eine Nummer und ist danach nicht mehr veränderbar. Die Rechnungsdaten werden noch nicht an eine allfällige FiBU-Schnittstelle übertragen. Das Drucken einer einzelnen Rechnung erfolgt über das Anzeigen des PDF und anschliessendem Drucken.
Um eine Rechnung abzuschliessen braucht es spezielle Benutzerrechte. Weist die Rechnung keine Position auf wird diese gelöscht und nicht abgeschlossen.

 



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