Direkte Digitalisierung

Bei der direkten Digitalisierung wird der Inhalt einer Sendung direkt bei der Erfassung der Sendung mit einem Dokumenten-Scanner bzw. einer Kamera aufgezeichnet und als PDF-Datei zur Sendung gespeichert. Die Funktion ist in allen Erfassungsmodulen verfügbar.

Lizenz

Die Funktion benötigt eine Lizenz "CodX PostOffice Digitalisierung". Wenn diese nicht verfügbar ist, so wird das Scanner-Icon nicht angezeigt.

Posteingang (MS-/OS-IHS)

Mit der Digitalisierung von Sendungen im Posteingang sparen Sie wertvolle Zeit für die Zustellung von Sendungen.
Dabei werden die Öffnungsregeln gemäss den Vorgaben des Empfängers stets eingehalten.
CodX PostOffice bietet die einfache Digitalisierung von Sendungen im Posteingang, komplett in den Gesamtprozess integriert.

Das Verhalten der direkten Digitalisierung wird durch die Auswahl des Empfänger gesteuert.
Für Personen und Kostenstellen kann das Verhalten definiert werden, bei Logistkeinheiten (als Empfänger) ist die Funktion nicht verfügbar.
Die Einstellungen erfolgen im Reiter Digitalisierung des entsprechenden Detail-Dialogs.
Dabei kann für einen Gültigkeitsbereich und bestimmte Leistungen die physische Zustellung der Sendung und die Avisierung (Benachrichtigung) des Empfängers konfiguriert werden (siehe Digitalisierungszuweisung Detail).

Wenn für den ausgewählten Empfänger die direkte Digitalisierung konfiguriert ist, so wird das Scanner-Icon mit roter Scanfläche angezeigt. In diesem Fall wird beim Speichern der Sendung der Scan-Dialog automatisch gestartet. Die rote Scanfläche des Scanner-Icons dient als Information, so kann Erfassungsablauf optimiert werden (z.B. der Brief schon frühzeitig geöffnet werden). Bei einem Klick auf das Scanner-Icon wird der Scan-Dialog sofort geöffnet.

Routing

Die physische Sendung wird aufgrund der oben definierten Einstellung sortiert/zugestellt.

  • "Normale Zustellung":
    Der Bezirk der Sendung wird standardmässig aufgrund der Logistikeinheit des Empfängers und den Regeln für Stellvertreter und Postfachanlagen ermittelt.

  • "Vernichtung":
    Die Sendung wird aufgrund der konfigurierten "Logistikeinheit für Vernichtung" in der entsprechenden Bezirk sortiert.
    Sie wird nicht zugestellt sondern soll vernichtet werden. Die Vernichtung muss gesondert dokumentiert werden (z.B mit dem Modul DTS - Data Terminal stationär).
    Die Regeln für Stellvertretung, Postfachanlagen, etc. werden nicht ausgeführt.

  • "Archivierung":
    Die Sendung wird aufgrund der konfigurierten "Logistikeinheit für Archvierung" in der entsprechenden Bezirk sortiert.
    Sie wird nicht zugestellt sondern muss archiviert werden. Die Archivierung muss gesondert dokumentiert werden (z.B mit dem Modul DTS - Data Terminal stationär).
    Die Regeln für Stellvertretung, Postfachanlagen, etc. werden nicht ausgeführt.

Die Konfiguration der Logistikeinheiten für Vernichtung/Archvierung erfolgt unter Einstellungen / Produktion im Reiter "Digitalisierung".
Für die Suche des Bezirks wird die aktuell eingestellte Bezirksstruktur verwendet. Falls mit mehreren Bezirkstrukturen gearbeitet wird, so muss für jede Bezirksstruktur ein Bezirk für diese Logistikeinheiten definiert sein.

Avisierung

Die Avisierung des Empfängers erfolgt aufgrund der Einstellung in Digitalisierungszuweisung Detail:

  • "Keine Benachrichtigung:
    Der Empfänger wird nicht benachrichtigt.

  • "Benachrichtigung per EMail"
    Der Empfänger wird wird per EMail informiert. Das EMail enhält den digitalisierten Sendungsinhalt (PDF-Datei) als Anhang.

Postausgang (MS-/OS-AZD)

Das Verhalten der direkten Digitalisierung wird durch die Einstellung "Digitalisierung AZD" in den Vorgaben Erfassung gesteuert.
Es kann z.B. sinnvoll sein die Digitalisierung von der eingestellten Leistung abhängig zu machen.

  • "Keine Digitalisierung": Die Funktion ist nicht verfügbar, das Scanner-Icon wird nicht angezeigt.

  • "Optionale Digitalisierung": Die Funktion ist optional, das Scanner-Icon ist sichtbar (Scanfläche blau).

  • "Zwingende Digitalisierung": Die Funktion muss ausgeführt werden, das Scanner-Icon ist sichtbar (Scanfläche rot).
    Beim Speichern der Sendung erscheint automatisch der Scan-Dialog zur Erfassung.

Bei einem Klick auf das Scanner-Icon wird der Scan-Dialog geöffnet. Grundsätzlich ist dies nur bei der Einstellung "optional" notwendig (bei "zwingend" wird der Dialog automatisch geöffnet). Die rote Scanfläche des Scanner-Icons dient als Information, so kann der Brief breits vor dem Speichern geöffnet werden.

Die Sendung selbst wird normal sortiert/zugestellt, es erfolgt keine Umleitung in einen speziellen Bezirk.

Siehe auch:



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