Digitalisierung Folgeprozess
Nach der Digitalisierung einer Sendung bestimmt der
Folgeprozess den weiteren Verlauf der Sendung. Zurzeit werden die
Folgeprozesse Zustellung, Vernichtung und Archivierung unterstützt.
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Folgeprozess Zustellung
Im Folgeprozess Zustellung wird die Sendung dem normalen
Zustellprozess zugeführt. Das Sendungslabel
enthält die SortInfos für das Routing der Zustellung. Dabei
stehen alle Varianten und Optionen der Zustellung zur Verfügung
(z.B. Übergabedokumentation, Zustellung in Postfachanlage,
Stellvertretung usw.).
Bei der direkten Digitalisierung werden die SortInfos für das
Routing direkt bei der Erfassung aufgebracht.
Bei der indirekten Digitalisierung werden diese mit einem
zusätzlichen Sendungslabel beim Arbeitsschritt
des Scannings aufgebracht.
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Folgeprozess Vernichtung
Bei der Vernichtung enthält das Sendungslabel ein eindeutiges
und unverkennbares Kennzeichen für die
Vernichtung. Damit wird verhindert, dass falsche Sendungen
vernichtet werden oder in den falschen Prozess gelangen.
Im einfachsten Fall wird die Sendung einfach dem Shredder
zugeführt und damit der Prozess abgeschlossen. CodX PostOffice
ist jedoch in der Lage, die Vernichtung korrekt zu
dokumentieren. In diesem Fall wird
die Sendung bei der Zuführung zur Vernichtung mit einem
Handscanner oder einem mobilen ComputerDigitalisierung
Posteingang mit CodX PostOffice (MDE) nochmals eingescannt.
Damit sind der Zeitpunkt und der verantwortliche Mitarbeiter der
Vernichtung dokumentiert.
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Folgeprozess Archivierung
Das Sendungslabel für die Archivierung enthält die
Routing-Informationen für das Archiv und ein eindeutiges
Kennzeichen für die Archivierung. Wird die physische Sendung
archiviert, so kann diese optional mit
einem Handscanner oder MDE eingescannt werden, um den Zeitpunkt
und den verantwortlichen Mitarbeiter der Archivierung zu
dokumentieren.
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Individueller Folgeprozess
Mit dem individuellen Folgeprozess kann der Empfänger für jede
einzelne Sendung vorgeben, wie der Folgeprozess sein soll.
Will der Empfänger den Folgeprozess für jede Sendung individuell
festlegen, so erhält er nach dem Einscannen der Sendung eine
eMail. Diese eMail enthält neben diversen Sendungsinformationen
und optional
auch dem Sendungsinhalt auch die Auswahl des Folgeprozesses
(Zustellung, Vernichtung, Archivierung).
Die Auswahl steht als Web-Link zum Web-Interface von CodX
PostOffice bereit. Klickt der Empfänger auf
einen der Links, wird der entsprechende Folgeprozess angewählt.
Ansicht
Zuoberst auf dem Bildschirm befindet sich das
Eingabefeld für den Sendungs-UPOC, welcher per Tastatur oder
Handscanner eingelesen werden kann. Daneben befindet sich die
Schaltfläche "Folgeprozess", mit der der entsprechende Folgeprozess
zur Sendung ausgelöst wird. Darunter befindet sich ein Statusfeld,
welches die Schritte zum Folgeprozess anzeigt. Diese Statusanzeige
wird jeweils beim Starten eines neuen Folgeprozesses wieder
gelöscht.
Bedienung
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CodX Software AG
Sinserstrasse 47
6330 Cham
Switzerland |
Support
http://support.codx.ch
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