FA/KV - Auftragsdaten

Allgemein

Aus dem Modul Fakturierung wie auch aus der Kundenverwaltung können die Auftragsdaten bearbeiten und erfasst werden. Der Unterschied liegt lediglich darin, dass in der Kundenverwaltung die Aufträge bereits nach Kunde/Kostenstelle gefiltert sind.

Filter

Mit dem Filter können sie die Anzahl der angezeigten Aufträge weiter einschränken. (Filter nach Datum, Status und Auftrags-Nummer)
Abhängig wo die Auftragsdaten betrachtet werden und was für Lizenzen vorhanden sind, sind noch weitere Filterkriterien vorhanden.

  • FA-Fakturierung: Filtern nach Kunden/Kostenstelle (mehrere auswählbar)

  • IHS Lizenz: Filtern nach Person

Filtern nach Auftrags-Nummer

Die Suche nach bestimmten Auftrags-Nummern. kann mit *(Stern) erfolgen.
Dieser schliesst beliebige Zeichen an seinem Platz mit ein. Folgende Formate sind bei der Suche möglich: AB*, *AB*, *AB.

Liste

In der Liste werden die Aufträge aufgeführt. Die erste Spalte enthält jeweils ein Symbol.
Die Symbole haben folgende Bedeutung:

Symbol OK

Der Auftrag wurde noch nicht verrechnet und kann bearbeitet werden.

Symbol Blue Euro

Der Auftrag ist bereits verrechnet.

Symbol Error

Der Auftrag enthält Zuweisungsfehler.

Symbol Leistung Error

Der Auftrag enthält Zuweisungsfehler (Ursache Leistungssperre)

Symbol Blocked

Der Auftrag ist gesperrt

Symbol In Use

Ein anderer Benutzer bearbeitet diesen Auftrag.

Symbol Calendar

Der Auftrag muss noch geplant werden (für unadressierte Aufträge)

Funktionen

Für die Auftragsbearbeitung stehen folgend Funktionen zur Verfügung:

Hinzufügen, Bearbeiten, Löschen, Drucken, Kopieren, Fakturieren, Kunde/Kostenstelle ändern, Erweitert (Neu Berechnen, Nachrechnen ZAA, Sperrung aufheben) und User Log.

Werden mehr als ein Auftrag ausgewählt, können nur die Funktionen Löschen, Fakturieren, Erweitert (Neu Berechnen, Nachrechnen ZAA und Sperrung aufheben) ausgeführt werden.

Kopieren

Es erscheint ein Dialog wo man das Auftragsdatum und den Kunden/Kostenstelle der Kopie wählen kann. Wählt man einen Kunden mit Kostenstellen an, muss zwingend eine Kostenstelle auswählen.
Auftragspositionen die Sendungen hinterlegt haben werden auch kopiert, aber ohne Sendungen.

Fakturieren

Mit Fakturieren erstellt man aus dem Auftrag eine Rechnung. Der Rechnung-Server erledigt das zeitverzögert, abhängig wie er ausgelastet ist. Um diese Funktion auszuführen braucht es spezielle Benutzerrechte
Man kann auch mehrere Aufträge miteinander Fakturieren. Dabei unterscheidet man zwischen:

  • Pro Auftrag eine Rechnung

  • Mehrere Aufträge in eine Rechnung zusammenführen (aber jeweils pro Kunde)

Diese Unterscheidung trifft man jeweils nach betätigten von Fakturieren. Will man nicht jedes Mal diese Entscheidung treffen, so wählt man Diese Meldung nicht mehr anzeigen und die getroffene Auswahl wird bei jeder weiteren Fakturierung angewendet.
Damit dieser Dialog wieder erscheint, muss während dem betätigen von Fakturieren die Strg-Taste gedrückt sein.

Entsteht aus dem Auftrag keine Rechnung (Der Auftrag erscheint nach fehlgeschlagenem Versuch wieder in der Auftragsliste), soll man es nochmals versuchen.
Klappt es wieder nicht, kann man im Datalogger des Services nach dem möglichen Problem suchen.

Kunde/Kostenstelle ändern

Damit wird ein kompletter Auftrag auf einen anderen Kunden oder eine andere Kostenstelle umgebucht. Sofern der Auftrag oder ein Teil des Auftrages automatisch auf Basis der erfassten Sendungen angelegt wurde, werden die dem Auftrag zugehörenden Sendungen ebenfalls auf den neuen Kunden bzw. der neuen Kostenstelle zugeordnet.
Einen anderen Kunden/Kostenstelle wählen sie mit Suchen von Kunden und Kostenstelle.

Erweitert

Mit dieser Funktion haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Die markierten Aufträge neu zu berechnen (Auftragspositionen die aufgrund von Sendungsdaten entstanden sind und dessen Preis/Rabatt nicht manuell verändert wurden,  werden gelöscht und aufgrund der aktuellen Sendungsdaten neu ermittelt. Diese Aktion wird nicht unmittelbar ausgeführt, sondern wird zyklisch vom Server neu berechnet (alle 3 Minuten) sofern nicht gerade der Auftragslauf aktiv ist.)

  • Den zyklischen Artikel Auftrag (ZAA) nachzurechnen

  • Die Sperrung zu entfernen. (Wenn der Auftrag von einem andere Benutzer geöffnet ist)

Achtung: Wenn Änderungen am Tarifmodell vorgenommen werden, dann werden diese nicht sofort aktualisiert. Standardmässig wird das Tarifmodell alle 5 Minuten neu geladen.

Die Funktion „Erweitert“ kann SEC geschützt werden, so dass nur gewünschte Personen Zugriff darauf haben.

Mengen neu berechnen (nur für unadressierte Aufträge)

Es gibt einen Job "UAD: Automatisches Nachrechnen von effektiven Auftragsmengen" der täglich nach Mitternacht läuft.
Dieser Job hat die Aufgabe, bei allen nicht geplanten Aufträgen die Effektivmengen zu aktualisieren. Basis dafür sind die Mengen auf den Bezirken (Erweiterte Attribute).

Mit Eff. neu berechnen wird dieser Job manuell gestartet. Es dauert maximal eine Minute bis der Job startet.

Wichtig: Wurden die Mengen bereits in der Offerte oder in den Auftragsdaten manuell verändert, werden diese Werte nicht mehr aktualisiert.

Artikel neu berechnen (nur für unadressierte Aufträge)

Mit dieser Funktion werden die Attribute MWSt.und Preis von Auftragspositionen aufgrund der aktuellen Tarifmodellwerte aktualisiert. Ist der Preis im Tarifmodell 0, so wird der Preis der Auftragsposition nicht aktualisiert.
Berücksichtigt werden alle Aufträge, die noch nicht geplant oder nicht verrechnet sind.



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