MS-IHS (Manuelle Sortierung IHS)

CodX PostOffice IHS dient der Steuerung verschiedener Prozesse in der internen Poststelle. Dies kann die interne Sortierung für beliebige oder spezielle Postgüter genauso wie den Postausgang betreffen. CodX PostOffice IHS bietet sämtliche Funktionen an, die für die Steuerung einer internen Poststelle erforderlich sind. Dabei geht es zum Einen um eine zügige Bearbeitung der Sendung und zum Anderen um die qualitative Erbringung des vereinbarten Servicelevel.

Die folgenden Links bringen Sie direkt zu den entsprechenden Beschreibungen:

Bildschirmaufteilung

Der Bildschirm ist in mehrere Bereiche aufgeteilt, diese sind durch einen horizontalen grauen Balken voneinander getrennt.
Die einzelnen Bereiche können durch Verschieben des grauen Balkens mit der Maus in ihrer Höhe verstellt werden.
Jeder Bereich umfasst eine Liste, deren Anzahl Zeilen dynamisch an die aktuelle Grösse angepasst wird.
Damit kann der Bildschirm einfach an die aktuellen Anforderungen angepasst werden.

Für jeden Bereich ist jeweils eine minimale und maximale Höhe vorgegeben. Die Minimalhöhe ist so festgelegt, dass in der Liste immer mindestens eine Zeile angezeigt wird.
So ist sichergestellt, dass das ausgewählte Element einer Liste immer sichtbar ist.

Bei einem Neustart von CodX PostOffice wird jeweils die letzte Position der Bereiche wiederhergestellt.

Durch einen Doppelklick auf einen Trennbalken kann schnell zwischen der Minimal- und Maximalgrösse des entsprechenden Bereiches umgeschaltet werden.

Eingabefelder

Um eine optimale Erfassungsleistung zu erreichen wird empfohlen die Tastatur zum Wechsel zwischen den Eingabefeldern zu verwenden.
Damit so wenig wie möglich mit der Maus gearbeitet werden muss, können alle häufig gebrauchten Funktionen über Tastaturkürzel aufgerufen werden.

Die Eingabe von Daten in ein Eingabefeld kann mit der Enter-Taste abgeschlossen werden. Der Cursor springt anschliessend zum nächsten relevanten Eingabefeld. Diese Reihenfolge kann konfiguriert werden. Nähere Informationen hierzu finden Sie in Globale Einstellungen Sortiersysteme und in der AdminDoc.

Zudem können auch einzelne Eingabefelder ein- bzw. ausgeblendet werden. Diese Einstellung kann in folgenden Ebenen festgelegt werden, und werden (sofern diese auf einer Ebene nicht definiert sind) auch in dieser Reihenfolge beachtet (nähere Beschreibung siehe ebenfalls AdminDoc):

  • Leistung

  • Kunde/Kostenstelle

  • Sorter

  • Global

Ist also z.B. eine Definition auf dem Sorter und dem Kunden hinterlegt, nicht aber auf der Leistung, wird die des Kunden angewendet (siehe auch Vorgaben Erfassung).

Kostenträger

Hilfe zur Erfassung des Kostenträgers anzeigen.

Absender

Optional kann die Adresse des Absenders zu einer Sendung gespeichert werden.
Die Verfügbarkeit dieser Funktion ist via hierarchische Vorgaben (Vorgaben Erfassung) mit dem Attribut "Erfassung Absender-Adresse" steuerbar und bedingt zwingend die Lizenz "CodX PostOffice Universal Adressen". Absenderadressen werden auch in der Recherche vollständig unterstützt (Suche, Anzeige, Bearbeitung).
Geben sie im Suchfeld einen Suchbegriff ein, die Suche startet dann automatisch. Im Anzeigefeld werden alle Resultate aufgelistet und das beste (oberste) Resultat automatisch ausgewählt. Als Absender wird immer das ausgewählte (markierte) Resultat verwendet, wählen ggf. die gewünschte Adresse aus.
Zum "Löschen" des Absenders markieren sie einfach keines der Resultate oder geben einen Leerschlag als Suchbegiff ein.

  • Bearbeiten (Edit-Icon)
    Wenn kein Absender ausgewählt ist wird der Suchdialog für Universaladressen geöffnet. Damit kann eine erweiterte Suche mit zahlreichen Optionen ausgeführt und eine Adresse ausgewählt werden.
    Wenn ein Absender ausgewählt ist so wird der Dialog zur Bearbeitung von Adressen geöffnet. Wird dieser mit OK verlassen so wird die bearbeitete Adresse als Absender der Sendung übernommen.

  • Fixieren (Checkbox)
    Die ausgewählte Absenderadresse wird automatisch auch für die folgenden Sendungen verwendet (nur bei Neuerfassung).

Wenn die Eingabe des Absenders in den Vorgaben Erfassung als Erfassung zwingend definiert ist, so wird dies bei der Speicherung der Sendung überprüft und ggf. eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt.

Auftragskennung

Falls erforderlich können Sie hier eine Auftragskennung angeben. Über die Combobox rechts können Sie festlegen, ob diese entweder für jeder Sendung separat vergeben werden (Wird benötigt), für alle folgenden Sendungen gelten soll (Fixed) oder nicht benötigt wird (Keine). Evtl. wird diese Auswahl auch durch die Grundeinstellungen vorgegeben.

Bezirksstruktur

Bietet eine Auswahl der zur Verfügung stehenden Bezirksstruktur(en). Die Auswahl wird in der Regel durch die Auswahl der Leistung vorgegeben.

Einlieferer

Beim Einlieferer-Dienstleister können Sie angeben, von welchem Dienstleister die Sendung eingeliefert wurde. Dies, um bei allfälliger Unzustellbarkeit zu wissen, an wen die Sendung retourniert werden muss.

Leistung

Gibt die zu erfassende Leistung an.
Damit wird die Art der Sendung festgehalten. Basierend auf dieser Auswahl wird der zu verrechnende Artikel bestimmt.
Wie einleitend erwähnt, kann aufgrund der Leistung mitbestimmt werden, welche Felder ein- oder ausgeblendet werden sollen, bzw. welche Eingaben erforderlich sind.

Planzustellung

Mit diesem Datum kann das normalerweise automatisch zugewiesene Planzustelldatum übersteuert werden.
Dies kann z.B. dann erforderlich sein, wenn Sendungen zwar heute schon erfasst, aber erst in n Tagen zugestellt werden sollen.

Auftragsdatum

Diese Option dient dazu, das Datum, zu welchem Tag die Sendung(en) in Rechnung gestellt werden sollen, zu beeinflussen.
Dies wird in der Regel zusammen mit dem Planzustelldatum verwendet, wenn Sendungen vorerfasst aber erst später zugestellt und dementsprechend auch zu einem späteren Zeitpunkt in Rechnung gestellt werden sollen.

UPOC

Zeigt den UPOC an, der für die nächste zu speichernde Sendung vergeben wird.

Alternativcode

Ein Alternativcode bietet die Möglichkeit, für eine Sendung eine zusätzliche Identifikation (z.B. eine externe Sendungsnummer) zu erfassen.
Damit kann die Sendung anschliessend in der Recherche auch wieder gefunden werden.
Mit der Combobox rechts können Sie das Verhalten bei der Erfassung festlegen. Die darin vorhandenen Optionen werden durch die aktuell geltenden Einstellungen Eingabe Alternativcode und Eindeutigkeit Alternativcode in den Vorgaben Erfassung bestimmt.

  • Keiner
    Es kann kein Alternativcode erfasst werden. Eine bereits vorhandene Eingabe wird gelöscht und das Eingabefeld deaktiviert.

  • Nicht fixiert
    Der Alternativcode kann normal erfasst werden. Bei jeder neuen Sendung wird der Alternativcode auf leer gesetzt.

  • Fixiert
    Die Hintergrundfarbe des Eingabefeldes ist rot, der Alternativcode kann aber normal erfasst werden.
    Bei jeder neuen Sendung wird der Alternativcode der zuletzt bearbeiteten Sendung übernommen.
    Damit kann auf einfache Weise für mehrere Sendungen ein identischer Alternativcode vergeben werden.

Empfänger

Im Feld Empfänger geben Sie die bekannten Informationen zum Sendungsempfänger ein. Das kann ein Name, Vorname oder auch z.B. Büronummer sein.
Die gefundenen Ergebnisse werden in der darunter stehenden Liste angezeigt und Sie können diese auswählen und übernehmen.

Die Ergebnisse werden gefiltert mit Hilfe der Funktion Gebietseinschränkung für die Erfassung.
Falls für den Produktionsstandort des Erfassungsrechners eine solche Gebietseinschränkung existiert, werden nur Ergebnisse angezeigt, deren Logistik-Einheit im eingeschränkten Gebiet liegen.

Je genauer Sie die Empfängerdaten eingeben, um so genauer werden die Ergebnisse angezeigt, bis schlussendlich nur noch eine einzige Person zur Verfügung steht, die direkt mit Enter übernommen werden kann.

Wenn in den Vorgaben Erfassung die Option Anzeige IHS Empfänger Tooltips aktiviert ist, so werden beim Bewegen des Mauszeigers über einen Listeneintrag zusätzliche Informationen als Tooltip angezeigt (abhängig von aktueller Spalte).

  • Fixieren (Checkbox)
    Wenn mehrere Sendungen für denselben Empfänger erfasst werden sollen, so kann der ausgewählte Empfänger mit der Option Fixieren fest hinterlegt werden.
    So muss der Empfänger für die nächsten Briefe nicht immer neu gesucht werden.
    Die Checkbox ist nur verfügbar wenn sie in den Vorgaben Erfassung aktiviert ist.

  • Routing Direkteingabe (grüner Rechtspfeil)
    Mit dieser Funktion kann der Empfänger direkt ausgewählt werden, es ist auch die Erfassung von Ad-Hoc Personen möglich.
    Bei Auswahl wird der Dialog Empfänger Routing Direkteingabe angezeigt.
    Die Schaltfläche ist nur verfügbar wenn sie in den Vorgaben Erfassung aktiviert ist.

  • Empfänger Details anzeigen (Schaltfläche mit Info-Symbol)
    Durch Klick auf diese Schaltfläche wird ein Report geöffnet, der alle Details zum aktuell markierten Empfänger anzeigt.
    Diese Funktion ist auch via Doppelklick auf eine Empfängerzeile verfügbar.

Erweiterte Attribute

In dieser Liste können erweiterte (kundenspezifische) Attribute zur Sendung angezeigt, erfasst und bearbeitet werden.
Diese Daten werden zur Sendung gespeichert und sind auch in der Recherche verfügbar.
Die Anzeige der erweiterte Attribute wird über die Zuordnung zur Leistung im Tarifmodell  in den Erweiterte Sendungsattribute gesteuert.
Erweiterte Attribute können auch als zusätzliche Alternativcodes konfiguriert werden. Damit ist es möglich Sendungen via F4 (Nachbearbeitung) zu suchen. Die zusätzlichen Alternativcodes werden in der Recherche ebenfalls unterstützt.
Bei mehrzeiligen Attributen erfolgt der Zeilenumbruch mit der Tastenkombination Ctrl+Enter.
Um erweiterte Attribute zu definieren wenden sie sich an den CodX Support.

Bezirk

Zeigt den anhand der Adresse (Logistikeinheit) zugewiesenen Bezirk an.
Für die Bezirksermittlung werden die Bezirksstruktur sowie die dem ausgewählten Empfänger zugeordnete Logistikeinheit verwendet.
Wird kein Bezirk gefunden, so wird der Erfasser beim Speichern der Sendung mit einer entsprechenden Meldung darauf aufmerksam gemacht. Dann erscheint automatisch der Dialog zur manuellen Auswahl des Bezirks. Darin kann das Zustellziel (Logistikeinheit/Bezirk) gesucht und festgelegt werden. Die manuelle Zuweisung von Logistikeinheit/Bezirk kann jederzeit auch via Funktionstaste (Standardeinstellung: F6) aufgerufen werden.

Artikel

Zeigt den gefundenen Artikel an.
Die Zuweisung des Artikels ist von vielen Faktoren wie z.B. der Leistung, dem Format und Gewicht, aber auch vom gefundenen Bezirk abhängig. Die Einstellungen werden im Tarifmodell vorgenommen.

Sortierinfo (nur Anzeige)

Zeigt die zum gefundenen Bezirk gehörende Sortierinformation (SIX) an. Diese wird auch auf dem Sendungslabel ausgegeben.
Falls Postfachanlagen konfiguriert sind so wird am Ende der Sortinfo die zugeordnete Fachnummer angezeigt (getrennt mit Bindestrich).
Wenn die Fachzuordnung dynamisch erfolgt so wird ein "?" angezeigt (das Fach wird erst bei der Speicherung der Sendung festgelegt).

Zustellinfo (nur Anzeige)

Wenn "Anzeige ZustellInfo" in den Vorgaben Erfassung eingeschaltet ist so werden die zum gefundenen Gebiet/Bezirk gehörenden Zustellinformationen angezeigt.

Die einzelnen Zustellinfos werden nach folgenden Schema zu einer Zeile zusammengesetzt: <Gebiet-Strasse>, <Gebiet-Haus>, <Bezirk-Strasse>, <Bezirk-NrBereich>, <Person>.

Die Zustellinfos können bei entsprechender Konfiguration auch auf dem Sendungslabel aufgedruckt werden.

Format

Zeigt das erkannte Format an oder fordert (wenn keine automatische Erkennung erfolgt/erfolgen kann) zur Eingabe desselben auf.

Gewicht

Zeigt das gemessene Gewicht an oder fordert (wenn keine automatische Erkennung erfolgt/erfolgen kann) zur Eingabe desselben auf.

Schaltflächen & Checkboxen

  • Digitalisierung (Scanner-Icon)
    Bei einem Klick öffnet sich der Dialog zur direkten Digitalisierung der Sendung.
    Dabei wird der Sendungsinhalt mit einem Scanner bzw. Kamera erfasst und als PDF-Datei zur Sendung gespeichert.
    Für weitere Informationen siehe Direkte Digitalisierung.

  • Foto (Kamera-Icon)
    Bei einem Klick öffnet sich ein Dialog mit dem Fotos zur aktuellen Sendung erfasst werden können (zusätzlich zum Adress-/Format-Bild, z.B. aufgeklebtes Sendungslabel).
    Der Button ist nur sichtbar, wenn die entsprechende Lizenz vorhanden ist (BE "Bilderfassung über Modul BE-Bilderfassung oder MS3/OS3 mit Foto-Scanner") und die Foto-Funktion in den kaskadierten Einstellungen aktiviert ist (Optionen <Optionales Foto> oder <Foto zwingend>).

  • Foto nach jeder Sendung
    Wenn diese Checkbox angewählt ist, so öffnet sich beim Speichern einer Sendung der Foto-Dialog automatisch (siehe Button [Foto]).
    Die Checkbox ist nur sichtbar, wenn die entsprechende Lizenz vorhanden ist (BE "Bilderfassung über Modul BE-Bilderfassung oder MS3/OS3 mit Foto-Scanner") und die Foto-Funktion in den kaskadierten Einstellungen aktiviert ist (Optionen <Optionales Foto> oder <Foto zwingend>). Falls die Option <Foto zwingend> aktiv ist, so ist die Checkbox automatisch angewählt und kann nicht deaktiviert werden.

  • Drucken (Drucker-Icon)
    Druckt das letzte Sendungslabel nochmals.

  • Speichern (Diskette-Icon)
    Speichert die aktuelle Sendung.

  • Löschen (Papierkorb-Icon)
    Setzt alle Eingabefelder zurück, der IHS-Cache wird neu geladen und alle Vorgaben Erfassung neu angewandt.

  • Drucken (Checkbox)
    Schaltet das Drucken des Sendungslabels ein/aus

  • Speedlabel (Checkbox)
    Wenn diese Checkbox aktiviert ist so wird eine exakte Suche des Empfängers ausgeführt, siehe Speedlabel.

  • Analyse durchführen (Checkbox)
    Die Checkbox wird nur angezeigt wenn der Benutz Administrator angemeldet ist.
    Wenn die Analyse aktiviert ist werden bei der Suche im IHS-Cache viele Detailinfomationen gesammelt und hilfreiche Daten im CxDataLogger aufgezeichnet.
    Die gesammelten Daten können durch Doppelklick auf ein Suchresultat in der Empfängerliste eingesehen werden, der entsprechende Detaildialog Analyse IHS-Suche wird geöffnet.
    ACHTUNG:
    Die Aktivierung der Analyse bewirkt eine deutliche Verlangsamung der IHS-Suche!
    Die Funktion soll nur zur Analyse des Suchprozesses und zur Optimierung der IHS-Server Einstellungen eingesetzt werden!

  • Empfänger Details anzeigen (Info-Icon)
    Durch Klick auf diese Schaltfläche wird ein Report geöffnet, der alle Details zum aktuell markierten Empfänger anzeigt.
    Diese Funktion ist auch via Doppelklick auf eine Empfängerzeile verfügbar (wenn Analyse durchführen ausgeschaltet ist).

Speedlabel

Ein Speedlabel ist ein Barcode der den exakten und eindeutigen Namen/Bezeichnung/UPOC einer Person, Kunde/Kostenstelle oder Logistikeinheit enthält.
Wenn ein Speedlabel mit dem Barcode-Scanner als Suchbegriff für den Empfänger eingelesen wird kann damit schnell und exakt der korrekte Empfänger gefunden werden.
Aktivieren Sie die Checkbox "Speedlabel" wenn die Suche des Empfängers via Lesung eines Speedlabels erfolgen soll. Es wird dann nach dem exakten eingelesenen Suchbegriff inklusive Leerzeichen gesucht.

 

Statusleiste

Am unteren Bildrand wird die Statusleiste angezeigt. In dieser erscheinen aktuelle Informationen, Warnungen und Fehlermeldungen. Wenn eine Sendung wegen fehlender Daten nicht gespeichert werden kann, so kann hier der Grund dafür abgelesen werden. Farbcodierung:

  • Erfolg

  • Information

  • Warnung

  • Fehler

Nachbearbeiten von Sendungen

Gespeicherte Sendungen können nachträglich nochmals bearbeitet werden.
Wenn z.B. eine Sendung mit falschen Daten erfasst wurde so können diese damit korrigiert werden.
Betätigen sie die Funktionstaste F4 und geben sie den UPOC oder Alternativcode der Sendung ein (kann auch mit einem Barcode-Scanner erfolgen).
Falls eine entsprechende Sendung im System existiert wird diese angezeigt und kann nachbearbeitet werden.
Es ist möglich, dass die Sendung existiert, aber nicht nachbearbeitet werden kann. In diesem Fall wird eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt.
Falls keine Sendung existiert so erscheint eine Nachfrage, ob eine neue Sendung mit dem UPOC/Alternativcode erfasst werden soll.
Wird dies mit "Ja" beantwortet so wird in den Modus Neuerfassung gewechselt und die Sendung kann erfasst werden (UPOC/Alternativcode werden übernommen).
Für die Bearbeitung von eingehenden KEP Retouren-Sendungen siehe KEP Retouren-Sendung.

Funktionstasten

Die aktuelle Belegung der Funktionstasten kann mit der Tastenkombination Strg+Alt F12 angezeigt werden.
Folgende Tastenkürzel sind per Default verfügbar, weitere Funktionen können nach Bedarf zugewiesen werden (wenden Sie sich an CodX Support).

Taste(n) Funktion Erklärung
Enter - Wechselt ins nächste Eingabefeld
- Speichert die Sendung
Setzt den Cursor/Fokus auf das nächste Eingabefeld oder löst eine definierte Aktion aus (Speichern der Sendung).
Die Reihenfolge der Eingabefelder bzw. der Aktion ist konfigurierbar (siehe AdminDoc).
Esc Anzeige zurücksetzen Die Anzeige und die Sendung werden zurück gesetzt. Die Erfassung wird mit einer neuen Sendung weitergeführt.
Tab Fokussteuerung Setzt den Cursor/Fokus in einer bestimmten Reihenfolge ein Feld weiter.
Shift+Ctrl+Enter Speichern der Sendung Die Sendung wird gespeichert (egal wo der Cursor aktuell steht).
F4 UPOC-Eingabe

Der UPOC-Eingabedialog wird geöffnet.
Je nach UPOC-Typ werden die dazugehören Daten aufgerufen oder angezeigt.
Folgende UPOC-Typen können eingegeben oder eingescannt werden:

  • Sendungs-UPOC / Alternativcode
    Die entsprechende Sendung wird gesucht und zu Nachbearbeitung angezeigt.

  • Leistungs-UPOC
    Die entsprechende Leistung wird in der Combobox "Leistung" ausgewählt.

  • Kunden/Kostenstellen-UPOC
    Der entsprechende Kostenträger wird ausgewählt und angezeigt.

F6 Empfänger direkt erfassen/auswählen Öffnet den Dialog Empfänger Routing Direkteingabe.
Darin können die Attribute des Empfängers direkt erfasst werden.
F8 Adresslabel drucken

Druckt ein Etikett mit der aktuellen Adresse.

F9 Kostenträger auswählen Der Dialog zur Auswahl des Kostenträgers (Kunde/Kostenstelle) wird geöffnet.
F11 Fotodialog öffnen Startet den Dialog mit dem Fotos zur aktuellen Sendung erfasst werden können (zusätzlich zum Adress-/Format-Bild, z.B. aufgeklebtes Sendungslabel).
Strg + F2 Fokussteuerung: Leistung Setzt den Cursor/Fokus ins Feld "Leistung"
Strg + F3 Fokussteuerung: Format Setzt den Cursor/Fokus ins Feld "Format"
Strg + F4 Fokussteuerung: Gewicht Setzt den Cursor/Fokus ins Feld "Gewicht"
Strg+ F11 Sendungsbilder anzeigen Zeigt die erfassten Sendungsbilder der aktuellen Sendung an
Shift + F5 Letzte Sendung bearbeiten Die zuletzt mit diesem Erfassungsmodul gespeicherte Sendung wird zur Nachbearbeitung geöffnet.
Strg + F5 Letzte Sendung kopieren Die zuletzt mit diesem Erfassungsmodul gespeicherte Sendung wird kopiert. Die kopierte Sendung erhält einen neuen UPOC und wird zur Neuerfassung angezeigt.

 

Folgende Funktionen sind ebenfalls verfügbar, aber per Default keinem Tastenkürzel zugeordnet.
Für die Konfiguration wenden Sie sich bitte an unseren Support, siehe auch AdminDoc:

Funktion Erklärung
"SelectBezirk": Fix definierten Bezirk direkt auswählen Wählt einen voreingestellten Bezirk direkt aus. Der UPOC des Bezirks muss als Parameter der Funktion hinterlegt sein.
"SelectLeistung": Fix definierte Leistung direkt auswählen Wählt eine voreingestellte Leistung direkt aus. Der UPOC der Leistung muss als Parameter der Funktion hinterlegt sein.
"SelectExtraService": Fix definierte Zusatzleistung direkt auswählen Wählt eine voreingestellte Zusatzleistung direkt aus. Der UPOC der Zusatzleistung muss als Parameter der Funktion hinterlegt sein.

Siehe auch:



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