Digitalisierung Folgeprozess

Nach der Digitalisierung einer Sendung bestimmt der Folgeprozess den weiteren Verlauf der Sendung. Zurzeit werden die Folgeprozesse Zustellung, Vernichtung und Archivierung unterstützt.

  • Folgeprozess Zustellung
    Im Folgeprozess Zustellung wird die Sendung dem normalen Zustellprozess zugeführt. Das Sendungslabel
    enthält die SortInfos für das Routing der Zustellung. Dabei stehen alle Varianten und Optionen der Zustellung zur Verfügung (z.B. Übergabedokumentation, Zustellung in Postfachanlage, Stellvertretung usw.).
    Bei der direkten Digitalisierung werden die SortInfos für das Routing direkt bei der Erfassung aufgebracht.
    Bei der indirekten Digitalisierung werden diese mit einem zusätzlichen Sendungslabel beim Arbeitsschritt
    des Scannings aufgebracht.

  • Folgeprozess Vernichtung
    Bei der Vernichtung enthält das Sendungslabel ein eindeutiges und unverkennbares Kennzeichen für die
    Vernichtung. Damit wird verhindert, dass falsche Sendungen vernichtet werden oder in den falschen Prozess gelangen.
    Im einfachsten Fall wird die Sendung einfach dem Shredder zugeführt und damit der Prozess abgeschlossen. CodX PostOffice ist jedoch in der Lage, die Vernichtung korrekt zu dokumentieren. In diesem Fall wird
    die Sendung bei der Zuführung zur Vernichtung mit einem Handscanner oder einem mobilen ComputerDigitalisierung Posteingang mit CodX PostOffice (MDE) nochmals eingescannt. Damit sind der Zeitpunkt und der verantwortliche Mitarbeiter der Vernichtung dokumentiert.

  • Folgeprozess Archivierung
    Das Sendungslabel für die Archivierung enthält die Routing-Informationen für das Archiv und ein eindeutiges Kennzeichen für die Archivierung. Wird die physische Sendung archiviert, so kann diese optional mit
    einem Handscanner oder MDE eingescannt werden, um den Zeitpunkt und den verantwortlichen Mitarbeiter der Archivierung zu dokumentieren.

  • Individueller Folgeprozess
    Mit dem individuellen Folgeprozess kann der Empfänger für jede einzelne Sendung vorgeben, wie der Folgeprozess sein soll.
    Will der Empfänger den Folgeprozess für jede Sendung individuell festlegen, so erhält er nach dem Einscannen der Sendung eine eMail. Diese eMail enthält neben diversen Sendungsinformationen und optional
    auch dem Sendungsinhalt auch die Auswahl des Folgeprozesses (Zustellung, Vernichtung, Archivierung).
    Die Auswahl steht als Web-Link zum Web-Interface von CodX PostOffice bereit. Klickt der Empfänger auf
    einen der Links, wird der entsprechende Folgeprozess angewählt.

Folgeprozess Sendungserfassung IHS

Nachdem eine Sendung nach der Erfassung in die temporäre Ablage für den Folgeprozess Sendungserfassung IHS abgelegt wurde, wird aufgrund einer eMail welche von 'you have mail' verschickt wird, der Folgeprozess ausgewählt. Dieser wird danach im Dialog Folgeprozess die entsprechenden Sendungen weiterverarbeitet. Folgende Prozesse werden unterstützt:

  • Folgeprozess Zustellung Empfänger
    Im Folgeprozess Zustellung Empfänger wird die Sendung dem normalen Zustellprozess zugeführt. Das Sendungslabel enthält die SortInfos für das Routing der Zustellung an den Empfänger. Dabei stehen alle Varianten und Optionen der Zustellung zur Verfügung (z.B. Übergabedokumentation, Zustellung in Post-fachanlage, Stellvertretung usw.).

  • Folgeprozess Zustellung Stellvertreter
    In CodX PostOffice können Stellvertreter hinterlegt werden. Im Folgeprozess Zustellung Stellvertreter wird die Sendung an den hinterlegten Stellvertreter zugestellt. Dies kommt nur dann zum Tragen, wenn beim Stellvertreter die Einstellung Routing Post an Vertretener gewählt ist. Ansonsten geht die Sendung direkt an den Stellvertreter.

  • Folgeprozess Vernichtung
    Bei der Vernichtung enthält das Sendungslabel ein eindeutiges und unverkennbares Kennzeichen für die Vernichtung (SortInfo). Damit wird verhindert, dass falsche Sendungen vernichtet werden oder in den falschen Prozess gelangen. Im einfachsten Fall wird die Sendung einfach dem Shredder zugeführt und damit der Prozess abgeschlos-sen. CodX PostOffice ist jedoch in der Lage, die Vernichtung korrekt zu dokumentieren. In diesem Fall wird die Sendung bei der Zuführung zur Vernichtung mit einem Handscanner oder einem mobilen Computer (MDE) nochmals eingescannt. Damit sind der Zeitpunkt und der verantwortliche Mitarbeiter der Vernichtung dokumentiert.

  • Folgeprozess Archivierung
    Das Sendungslabel für die Archivierung enthält die Routing-Informationen für das Archiv und ein eindeu-tiges Kennzeichen für die Archivierung. Wird die physische Sendung archiviert, so kann diese optional mit einem Handscanner oder MDE eingescannt werden, um den Zeitpunkt und den verantwortlichen Mitar-beiter der Archivierung zu dokumentieren.

  • Folgeprozess Zurück an Absender
    Das Sendungslabel enthält ein eindeutiges Kennzeichen für die Rücksendung an den Absender. Die Sen-dung wird anschliessend in die Bearbeitung der Rückläufer zugeführt.

  • Folgeprozess Digitalisierung
    Das Sendungslabel für die Digitalisierung enthält die Routing-Informationen für das Scan-Center. An-schliessend wir die Sendung dem Digitalisierungsprozess zugeführt.

Ansicht

Zuoberst auf dem Bildschirm befindet sich das Eingabefeld für den Sendungs-UPOC, welcher per Tastatur oder Handscanner eingelesen werden kann. Daneben befindet sich die Schaltfläche "Folgeprozess", mit der der entsprechende Folgeprozess zur Sendung ausgelöst wird. Darunter befindet sich ein Statusfeld, welches die Schritte zum Folgeprozess anzeigt. Diese Statusanzeige wird jeweils beim Starten eines neuen Folgeprozesses wieder gelöscht.

Bedienung

  • Folgeprozess
    Es wird der Folgeprozess für die ausgewählte Sendung gestartet.

  • Drucken
    Ausdrucken von Reports für den Folgeprozess der Digitalisierung

  • Folgeprozess abgelaufene Sendungen
    Damit wird die Restpost (Sendungen für die nach Ablauf der Wartefrist noch kein Folgeprozess festgelegt ist) mittels Batchverarbeitung effektiv und einfach verarbeitet. Es wird ein Report gestartet, der alle Sendungen auflistet, welche anschliessend automatisch verarbeitet werden. Nach Rückfrage und Bestätigung werden alle betroffenen Sendungen dem eingestellten Folgeprozess zugewiesen.

Siehe auch:



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