Postfach-Anlagen Bedienung - Befüllen

Für die Arbeiten in diesem Modul muss immer zuerst eine Postfach-Anlage gewählt werden. Arbeiten sie an einem Computer der einer Postfach-Anlage zugewiesen ist, wird diese Anlage automatisch ausgewählt und kann auch nicht gewechselt werden.
Eine Zuweisung des Computer zu einer Postfach-Anlage kann über die  Schaltfläche mit dem Pin erfolgen (oben rechts), oder im Modul Postfach-Anlage Management.

Der Barcode kann eingescannt oder manuell über die Tastatur eingegeben werden. Mögliche Barcode sind:

  •  UPOC (Sendung, Fach, Person oder Kunde/Kostenstelle)

  •   Ein Alternativcode

  •   Ein Barcode der zwingend eine PersonNr und einen Alternativcode enthält. Dieser Barcode wird mit dem CodeParser geparst.

Jede korrekt gescannte Sendung erhält das Event (Übergabe an Postfach-Anlage)

Wird dem Brief automatisch ein freies Fach zugewiesen, erfolgt die Suche des freien Faches von der Mitte der Anlage ausgehend. (Anzahl Fächer / 2)

 

WICHTIG: Vor dem Befüllen müssen noch Einstellungen vorgenommen werden. (Siehe Einstellungen)

Befüllen von Offenen- oder Schliessfachanlage

Das Befüllen der Anlage kann mit stationären Scannern  oder Funkscannern vorgenommen werden.

Hier unterscheidet man zwischen verschiedenen Prozessen:

Fach-UPOC scannen

Dieser Prozess kommt zur Anwendung für Sendungen die nicht im CodX PostOffice System erfasst sind. Diese Sendungen werden vorsortiert.

Der Befüller nimmt dann jeweils alle Sendungen eines Faches und scannt den Fach-UPOC an der Anlage.

Sofern alles OK ist und nicht bereits eine Sendung für dieses Fach vorhanden ist, wird pro vorhandene Fachzuweisung (Person oder Kunde/Kostenstelle) eine Dummy-Sendung mit dem entsprechenden Event angelegt. Die Fachnummer wird angezeigt.

Das löst dann die Benachrichtigung des Empfängers aus (Mail).

Die Dummy-Sendung wird mit einer Vordefiniert Leistung angelegt. (Siehe Einstellungen)

Mögliche Problem:

  • Fach-UPOC gehört nicht zu dieser Anlage

  • Das Fach ist inaktiv und somit im Moment nicht verfügbar.

  • Für dieses Fach gibt es keine Zuweisungen

Person / Kunde scannen

Dieser Prozess kommt zur Anwendung für Sendungen die nicht im CodX PostOffice System erfasst sind. Auf der Sendung ist der Personen- oder Kunden-UPOC.

Hat die Person / Kunde keine Fachzuweisung entscheidet der Befüller, ob eine neue erstellt werden soll.

Für die vorhandene Fachzuweisung wird eine Dummy-Sendung mit dem entsprechenden Event angelegt und die Fachnummer wird angezeigt.

Das löst dann die Benachrichtigung des Empfängers aus (Mail).

Die Dummy-Sendung wird mit einer Vordefiniert Leistung angelegt. (Siehe Einstellungen)

Mögliche Problem:

  • Person-UPOC ist nicht im System vorhanden.

  • Kunde/Kostenstelle-UPOC ist nicht im System vorhanden.

  • Keine Zuweisung für die ausgewählte Postfach Anlage vorhanden und der Befüller will keine neue Fachzuweisung erstellen.

  • Es konnte kein Fach mehr reserviert werden. Kein freies Fach mehr.

Sendung scannen

Hier unterscheidet man grundsätzliche noch zwischen drei Arten wie die Sendung identifiziert wird:

  • Sendungs- UPOC scannen: (Sendung muss im System vorhanden sein)

  • Alternativcode scannen:(Sendung muss im System vorhanden sein)

  • Barcode (Inhalt PersonNr & AlternativCode) scannen: (Sendung muss nicht im System vorhanden sein):  Barcode mit PersonNr und AlternativCode.

 

Barcod mit PersonNr und AlternativCode

Mit dem CodeParser wird die PersonNr und der AlternativCode ermittelt. Ist die Sendung noch nicht im System, wird gefragt ob sie angelegt werden soll. Abhängig ob es ein Brief/Paket ist, wird die entsprechende Leistung für die neue angelegte Sendung verwendet.  (Siehe Einstellungen).

 

Fach für Sendung suchen

Ist der Sendung bereits ein Fach zugewiesen, wird das angezeigt und die Sendung kann in das entsprechende Fach gelegt werden.

Ist der Sendung noch kein Fach zugewiesen, wird der Benutzer gefragt, ob die Sendung über diese Postfach-Anlage zugestellt werden soll. Wird die Checkbox Diese Meldung nicht mehr anzeigen ausgewählt, wird die Antwort gespeichert und für alle folgenden Sendungen ohne Fach übernommen.

Die zugestellte Sendung erhält das Event "Übergabe an Postfach-Anlage", die Fachnummer wird gespeichert und angezeigt.
Das löst dann die Benachrichtigung des Empfängers aus (Mail).

Handelt es sich bei der Sendung um ein Paket, muss aus der Liste ein Fach ausgewählt werden. Es gilt jeweils nur ein Paket pro Fach.

Mögliche Problem:

  • Die Sendung ist keinem Fach zugewiesen.

  • Falsche Postfach-Anlage (Der Sendung ist ein Fach von einer anderen Postfach-Anlage zugewiesen)

  • Die Sendung ist unbekannt

  • Es gibt kein freies Fach mehr

  • Der Sendung wurde keine Person zugewiesen. Somit kann sie auch nicht in die Postfach-Anlage eingelegt werden.

  • Die Sendung weisst noch kein Fach auf und soll in der Postfachanlage einsortiert werden. Aufgrund von Einstellungen für die Leistung  der Sendung (500, 501) kann die Senung nicht einsortiert werden. (zB. 500: Keine Brief-Zustellung für Leistung gesetzt und die Postfachanlage weisst nur Brieffächer auf )

  • Die Sendung weisst ein Fach auf und soll in der Postfachanlage einsortiert werden. Aufgrund von Einstellungen für die Leistung  der Sendung (500, 501) kann die Senung nicht einsortiert werden. (500/501: Keine Brief-Zustellung für Leistung gesetzt  und das zugewiesene Fach ist für Briefe)

 

Arbeiten mit Funkscannern

Hier unterscheidet man zwischen den zwei oben beschriebenen Prozessen mit Sendung Barcode:

Für den Prozess mit Sendungen ohne Fachzuweisungen, macht es Sinn dass die Checkbox Informationen zur Sendung gross Anzeigen ausgewählt wird. Ist diese Funktion ausgewählt erscheint bei jedem Barcode Scan ein Dialog mit den Informationen zur Sendung, insbesondere dessen Fachnummer.

Für den Prozess mit Sendungen mit Fachzuweisungen aufgedruckt, scannt der Benutzer den Barcode. Ist die Sendung einem Fach für die ausgewählte Postfach-Anlage zugewiesen, kann diese in das entsprechende Fach gelegt werden. (Hoher Ton & grüne LED) Das Fach ist als Sortierinfo bereits auf der Sendung aufgedruckt und wird auch hinter der Barcodeeingabe angezeigt.
Ist das nicht der Fall, ertönt ein Fehlersignal (Tiefer Ton und rote LED) und der Fehler wird als Status ausgegeben und auch im Userlog protokolliert.
Um die Ursache des Problems herauszufinden aktualisiert man die Protokoll Liste am Computer der Postfach-Anlage

Die Funktionen mit Personen-, Kunde/Kostenstelle und Fach-UPOC stehen mit dem Funkscanner auch zur Verfügung.

Einstellungen Postfach-Anlagen (Custfieldwerte)

Folgende Einstellung müssen vor der Befüllung erfolgen:

  • 150: Leistung beim Anlegen von Dummy-Sendungen (Scannen von Fach)

  • 151: Standard Brief Leistung für das Anlegen von neuen Sendungen beim Befüllen

  • 152: Standard Paket Leistung für das Anlegen von neuen Sendungen beim Befüllen

Details finden sie unter: (Custfields Postfach-Anlagen)

 



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