OS-IHS (OCR Sortierung IHS)

Inhalt

Einführung

OS-IHS (OCR-Sortierung In House Service) dient der Steuerung verschiedener Prozesse in der internen Poststelle und bietet sämtliche Funktionen an, die dazu erfoderlich sind.

Dabei geht es um eine zügige Bearbeitung von beliebigen oder speziellen Postgütern (Sendungen) und die qualitative Erbringung des vereinbarten Servicelevels.

Mit dem Modul OS-IHS können einzelne Sendungen manuell oder automatisch erfasst und einem Bezirk (Zustellziel) zugeordnet werden.

Dazu ist die Erfassungsstation optional mit einer Waage und zwei Kameras ausgestattet, welche die Empfängeradresse sowie das Format der Sendung erkennen können. Somit ist eine schnelle und unkomplizierte Erfassung möglich, bei der die Sendungen automatisch erkannt und abgespeichert werden.

Im manuellen Modus haben Sie zusätzlich die Möglichkeit die verschiedenen Attribute von Sendungen anzupassen, z.B. eine Ad-Hoc Person als Empfänger auszuwählen.

nach oben

Bildschirmaufteilung

Der Bildschirm ist in mehrere Bereiche aufgeteilt, diese sind durch einen horizontalen grauen Balken voneinander getrennt.
Die einzelnen Bereiche können durch Verschieben des grauen Balkens mit der Maus in ihrer Höhe verstellt werden.
Jeder Bereich umfasst eine Liste, deren Anzahl Zeilen dynamisch an die aktuelle Grösse angepasst wird.
Damit kann der Bildschirm einfach an die aktuellen Anforderungen angepasst werden.

Für jeden Bereich ist jeweils eine minmale und maximale Höhe vorgegeben. Die Minimalhöhe ist so festgelegt, dass in der Liste immer mindestens eine Zeile angezeigt wird.
So ist sichergestellt, dass das ausgewählte Element einer Liste immer sichtbar ist.

Bei einem Neustart von CodX PostOffice wird jeweils die letzte Position der Bereiche wiederhergestellt.

Durch einen Doppleklick auf einen Trennbalken kann schnell zwischen der Minmal- und Maximalgrösse des entsprechenden Bereiches umgeschaltet werden.

Ablauf der Erfassung

Für einen effizienten Ablauf sollte die Eingabe von Daten vor allem über die Tastatur erfolgen.

Damit so wenig wie möglich mit der Maus gearbeitet werden muss, sind alle häufig gebrauchten Funktionen via Tastenkürzel verfügbar.

Um zum nächsten Eingabefeld zu wechseln kann die TAB- oder ENTER-Taste verwendet werden. Die TAB-Taste springt alle Felder (in denen eine Einagbe möglich ist) in einer festen Reihenfolge an.
Die Reiherfolge der Felder bei Verwendung der ENTER-Taste kann konfiguriert werden, siehe AdminDoc.

  • Kostenträger auswählen (optional, nur wenn Empfänger ist Kostenträger nicht gesetzt ist), ggf. fixieren

  • Absender auswählen (optional)

  • Auftragskennung erfassen (optional, ggf. fixieren)

  • Einliefer-Dienstleister auswählen (optional)

  • Leistung auswählee

  • Bezirksstruktur auswählen

  • Zustelldatum auswählen (optional, ggf. fixieren)

  • Auftragsdatum auswählen (optional, ggf. fixieren)

  • Alternativcode erfassen (optional)

  • Sendung auf die Erfassungsstation legen und ausrichten

  • Automatische Erfassung auslösen (ENTER, F1, oder Erfassungsmodus = "Schnell") => Adresse, Format und Gewicht werden ermittelt

  • Ggf. Daten korrigiren /vervollständigen

  • Sendung speichen, das Sendungslabel wird gedruckt

  • System ist bereit zur Erfassung der nächsten Sendunge

Kamera(OCR) / Manueller Modus

Oben Rechts wird ein Icon mit einer Kamera oder einer Tastatur angezeigt. Dieses identifiziert den automatischen oder manuellen Erfassungsmodus.

  • Ist dort eine Kamera zu sehen, befindet sich die Erfassung im automatischen Modus.
    Erfolgt während der Erfassung ein Fehler, so wird automatisch zum manuellen Modus gewechselt.

  • Wird dort ein Symbol mit einer Tastatur angezeigt, befindet sich die Erfassung im manuellen Modus.
    Felder wie Eingabe Empfänger, Format und Gewicht können manuell erfasst werden.

nach oben

Nachbearbeiten von Sendungen

Gespeicherte Sendungen können nachträglich nochmals bearbeitet werden.
Wenn z.B. eine Sendung mit falschen Daten erfasst wurde so können diese damit korrigiert werden.
Betätigen sie die Funktionstaste F4 und geben sie den UPOC oder Alternativcode der Sendung ein (kann auch mit einem Barcode-Scanner erfolgen).
Falls eine entsprechende Sendung im System existiert wird diese angezeigt und kann nachbearbeitet werden.
Falls keine Sendung existiert so erscheint eine Nachfrage, ob eine neue Sednung mit dem UPOC/Alternativcode erfasst werden soll.
Wird dies mit "Ja" beantwortet so wird in den Modus Neuerfassung gewechselt und die Sendung kann erfasst werden (UPOC/Alternativcode werden übernommen).

nach oben

Eingabefelder

Einzelne Eingabefelder können ausgeblendet oder fix vorgegeben sein. Dies hängt von der aktuellen Konfiguration ab, siehe Einschränkungen Erfassung.

Im Folgenden sind alle verfügbaren Felder aufgelistet.

Erfassungsmodus

Die Combobox "Erfassungsmodus" steuert das Verhalten bei der Erfassung:

  • Schnell
    In diesem Modus kann die höchste Erfassungsleistung erreicht werden. Im Idealfall müssen keine Tasten bedient oder Mausklicks ausgeführt werden. Während Sie eine Sendung von der Waagschale nehmen, können Sie gleichzeitig die nächste auflegen. Es wird automatisch erkannt, wenn eine neue Sendung in einem bestimmten Bereich der Wäägeplatte aufgelegt wird (Sendung wird nicht mehr bewegt). Dann wird sofort Adresse, Format und Gewicht ermittelt. Wenn zur gelesenen Adresse ein eindeutiger Bezirk gefunden wird und alle weiteren zwingend notwendigen Daten erfasst sind, so wird automatisch das Sendungslabel gedruckt, die Sendung gespeichert und zur Erfasung der nächsten Sendung gewechselt. So kann das System Sendung erfassen, während Sie auf der zuvor erfassten noch das Etikett anbringen und diese in das entsprechende Fach einsortieren.
    Dieser Modus benötigt zwingend eine konfigurierte Formatkamera. Falls keine Formatkamera verfügbar ist wird der Modus "Normal" angewendet.

  • Normal
    Die Erfassung von Adresse, Gewicht und Format muss manuell ausgelöst werden (<Enter> oder <F1>-Taste).
    Wenn zur gelesenen Adresse ein eindeutiger Bezirk gefunden wird alle weiteren zwingend notwendigen Daten erfasst sind, so wird automatisch das Sendungslabel gedruckt, die Sendung gespeichert und zur Erfassung der nächsten Sendung gewechselt.

  • Sicher
    Die Erfassung von Adresse, Gewicht und Format muss manuell ausgelöst werden (<Enter> oder <F1>-Taste).
    Die Sendung wird NICHT automatisch gespeichert, sondern erst wenn der Erfasser die Sendungsdaten überprüft hat und die Speicherung manuell auslöst (<Enter>-Taste).
    Verwenden Sie diesen Modus wenn Sie die erfassten Daten vor der Speicherung nochmals überprüfen wollen.

Kamera Einstellung

Wählen sie hier das gewünchste Kamera-Profil aus. Die Combobox zeigt alle verfügbaren Profile an.

Kostenträger

Der Kostenträger kann direkt via Eingabe eines Suchbegriffs gesucht werden. Die Trefferliste wird mit allen gefundenen Personen, Logistikeinheiten und Kunden/Kostenstellen abgefüllt. Als Kostenträger wird die der ausgewählten Entität zugeordnete Kostenstelle verwendet. Kunden/Kostenstellen können auch direkt über den spezifischen Suchdialog zugeordnet werden (Anwendung speziell für ausgehende Sendungen). Klicken Sie dazu auf den den Button [...] oder verwenden Sie das entsprechende Tastaturkürzel (Standardeinstellung F9).

  • Fixieren
    Der ausgewählte Kostenträger wird fixiert und damit auch für die nächsten neu erfassten Sendungen als Kostenträger verwendet.

  • Empfänger ist Kostenträger
    Mit dieser Option wird automatisch die dem erfassten Empfänger zugeordnete Kostenstelle als Kostenträger verwendet.
    Diese Option wird in der Regel bei extern eingehenden Sendungen verwendet.

Absender

Optional kann die Adresse des Absenders zu einer Sendung gespeichert werden.
Die Verfügbarkeit dieser Funktion ist via hierarchische Vorgaben (Einschränkungen Erfassung) mit dem Attribut "Erfassung Absender-Adresse" steuerbar und bedingt zwingend die Lizenz "CodX PostOffice Universal Adressen". Absenderadressen werden auch in der Recherche vollständig unterstützt (Suche, Anzeige, Bearbeitung).

Das Anzeigefeld zeigt die aktuell zugeordnete Absenderadresse an.

  • Bearbeiten (Edit-Icon)
    Der Dialog zur Erfassung / Bearbeitung von Adressen wird geöffnet. Wird dieser mit OK verlassen so wird die erfasste Adresse als Absender der Sendung übernommen.

  • Löschen (Delete-Icon)
    Die aktuell zugeordnete Absenderadresse wird gelöscht.

Wenn die Eingabe des Absenders in den Einschränkungen Erfassung als Erfassung zwingend definiert ist, so wird dies bei der Speicherung der Sendung überprüft und ggf. eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt.

Auftragskennung

Falls erforderlich können Sie hier eine Auftragskennung angeben. Über das ComboBox rechts können Sie festlegen, ob diese nicht benötigt wird (Keine), für jeder Sendung separat vergeben wird (Nicht Fixiert) oder für alle folgenden Sendungen gelten soll (Fixiert). Evtl. wird diese Auswahl auch durch die Grundeinstellungen vorgegeben.

Bezirksstruktur

Bietet eine Auswahl der zur Verfügung stehenden Bezirksstruktur(en). Die Auswahl wird in der Regel durch die Auswahl der Leistung vorgegeben.

Einlieferer

Beim Einlieferer-Dienstleister können Sie angeben, von welchem Dienstleister die Sendung eingeliefert wurde. Verwenden Sie diese Information um die Sendung bei Unzustellbarkeit zu retournieren.

Leistung

Gibt die zu erfassende Leistung an. Damit wird die Art der Sendung definiert. Basierend auf dieser Auswahl wird der zu verrechnende Artikel bestimmt.
Aufgrund der Leistung wird auch bestimmt werden, welche Felder ein-/ausgeblendet werden sollen, bzw. welche weiteren Eingaben erforderlich sind.

Planzustellung

Das Planzustelldatum wird normalerweise automatisch bestimmt. Es kann jedoch manuell übersteuert werden. Dies kann z.B. dann erforderlich sein, wenn Sendungen zwar heute schon erfasst, aber erst einige Tage in der Zukunft zugestellt werden sollen.

Auftragsdatum

Das Auftragsdatum definiert das Datum, zu welchem Tag eine Sendung in Rechnung gestellt wird. Es wird automatisch vergeben, kann aber manuell übersteuert werden.
Dies erfolgt in der Regel zusammen mit dem Planzustelldatum, wenn Sendungen vorerfasst aber erst später zugestellt und dementsprechend auch zu einem späteren Zeitpunkt in Rechnung gestellt werden sollen.

SendungsUPOC

Zeigt den UPOC an, der für die nächste zu speichernde Sendung vergeben wird.

Alternativcode

Bietet die Möglichkeit, eine weitere Identifikation (z.B. eine externe Sendungsnummer) zu erfassen.
Mit dieser Nummer/Code kann die Sendung anschliessend in d

Eingabe Empfänger

Im Feld Eingabe Empfänger geben Sie die bekannten Informationen zum Sendungsempfänger ein. Das kann ein Name, Vorname oder auch z.B. Büronummer sein.
Die gefundenen Ergebnisse werden in der darunter stehenden Liste angezeigt und Sie können diese auswählen und übernehmen.

Die Ergebnisse werden gefiltert mit Hilfe der Funktion Gebietseinschränkung für die Erfassung.
Falls für den Produktionsstandort des Erfassungsrechners eine solche Gebietseinschränkung existiert, werden nur Ergebisse angezeigt, deren Logistik-Einheit im eingeschränkten Gebiet liegen.

Je genauer Sie die Empfängerdaten eingeben, um so genauer werden die Ergebnisse angezeigt, bis schlussendlich nur noch eine einzige Person zur Verfügung steht, die direkt mit Enter übernommen werden kann.

Ist der Empfänger nicht in der Datenbank vorhanden, kann dieser als Ad-Hoc Person erfasst werden (für diese eine Sendung).

Wenn mehrere Sendungen an denselben Empfänger erfasst werden sollen, kann dieser mit der Option Fixieren fest hinterlegt werden, so dass der Empfänger für die nächsten Briefe nicht immer neu gesucht werden muss.

Erweiterte Attribute

In dieser Liste können erweiterte (kundenspezifische) Attribute zur Sendung angezeigt, erfasst und bearbeitet werden.
Diese Daten werden zur Sendung gespeichert und sind auch in der Recherche verfügbar.
Die Anzeige der Liste wird durch die Einstellung "Anzeige erweiterte Attribute" in den Vorgaben Erfassung gesteuert.
Erweiterte Attribute können auch als zusätzliche Alternativcodes konfiguriert werden. Damit ist es möglich Sendungen via F4 (Nachbearbeitung) zu suchen. Die zusätzlichen Alternativcodes werden in der Recherche ebenfalls unterstützt.
Bei mehrzeiligen Attributen erfolgt der Zeilenumbruch mit der Tastenkombination Ctrl+Enter.
Um erweiterte Attribute zu definieren wenden sie sich an den CodX Support.

Bezirk (nur Anzeige)

Zeigt den anhand der Adresse (Logistikeinheit) zugewiesenen Bezirk an.
Für die Bezirksermittlung werden die Bezirksstruktur sowie die dem ausgewählten Empfänger zugeordnete Logistikeinheit verwendet. Wird kein Bezirk gefunden, so wird der Erfasser beim Speichern der Sendung mit einer entsprechenden Meldung darauf aufmerksam gemacht. Dann erscheint automatisch der Dialog zur manuellen Auswahl des Bezirks. Darin kann das Zustellziel (Logistikeinheit/Bezirk) gesucht und festgelegt werden. Die manuelle Zuweisung von Logistikeinheit/Bezirk kann jederzeit auch via Funktionstatste (Standardeinstellung: F6) aufgerufen werden.

Artikel (nur Anzeige)

Zeigt den gefundenen Artikel an.
Die Zuweisung des Artikels erfolgt automatisch und ist von Leistung, Format, Gewicht und dem Zustellebezirk abhängig. Die entsprechenden Einstellungen werden im Tarifmodell vorgenommen.

Sortierinfo (nur Anzeige)

Zeigt die zum gefundenen Bezirk gehörende Sortierinformation (SIX) an. Diese wird auch auf dem Sendungslabel ausgegeben.
Falls Postfachanlagen konfiguriert sind so wird am Ende der Sortinfo die zugeordnete Fachnummer angezeigt (getrennt mit Bindestrich).
Wenn die Fachzuordnung dynamisch erfolgt so wird ein "?" angezeigt (das Fach wird erst bei der Speicherung der Sendung festgelegt).

Zustellinfo (nur Anzeige)

Wenn "Anzeige ZustellInfo" in den Vorgaben Erfassung eingeschaltet ist so werden die zum gefundenen Gebiet/Bezirk gehörenden Zustellinfomationen angezeigt.

Die einzelnen Zustellinfos werden nach folgenden Schema zu einer Zeile zusammengesetzt: <Gebiet-Strasse>, <Gebiet-Haus>, <Bezirk-Strasse>, <Bezirk-NrBereich>, <Person>.

Die Zustellinfos können bei entsprechender Konfiguration auch auf dem Sendungslabel aufgedruckt werden.

Format

Zeigt das automatisch erkannte Format an. Im manuellen Modus kann das Format auch händisch erfasst werden.

Gewicht

Zeigt das automatisch erfmittelte Gewicht an. Im manuellen Modus kann das Gewicht auch händisch erfasst werden.

Erfassungsleistung (nur Anzeige)

Zeigt statistische Informationen über die Erfassungsleistung des aktuellen Benutzer an.

Schaltflächen & Checkboxen

  • Ad-hoc Person erfassen (Person-Icon)
    Bei Auswahl wird der Dialog zur Erfassung einer Ad-hoc Person als Empfänger augezeigt.

  • Digitalisierung (Scanner-Icon)
    Bei einem Klick öffnet sich der Dialog zur direkten Digitalisierung der Sendung.
    Dabei wird der Sendungsinhalt mit einem Scanner bzw. Kamera erfasst und als PDF-Datei zur Sendung gespeichert.
    Für weitere Informationen siehe Direkte Digitalisierung.

  • Foto (Kamera-Icon)
    Bei einem Klick öffnet sich ein Dialog mit dem Fotos zur aktuellen Sendung erfasst werden können (zusätzlich zum Adress-/Format-Bild, z.B. aufgeklebtes Sendungslabel).
    Der Button ist nur sichbar, wenn die entsprechende Lizenz vorhanden ist (BE "Bilderfassung über Modul BE-Bilderfassung oder MS3/OS3 mit Foto-Scanner") und die Foto-Funktion in den kaskadierten Einstellungen aktiviert ist (Optionen <Optionales Foto> oder <Foto zwingend>).

  • Foto nach jeder Sendung
    Wenn diese Checkbox angewählt ist, so öffnet sich beim Speichern einer Sendung der Foto-Dialog automatisch (siehe Button [Foto]).
    Die Checkbox ist nur sichbar, wenn die entsprechende Lizenz vorhanden ist (BE "Bilderfassung über Modul BE-Bilderfassung oder MS3/OS3 mit Foto-Scanner") und die Foto-Funktion in den kaskadierten Einstellungen aktiviert ist (Optionen <Optionales Foto> oder <Foto zwingend>). Falls die Option <Foto zwingend> aktiv ist, so ist die Checkbox automatisch angewählt und kann nicht deaktiviert werden.

  • Drucken (Drucker-Icon)
    Druckt das letzte Sendungslabel nochmals.

  • Speichern (Diskette-Icon)
    Speichert die aktuelle Sendung.

  • Löschen (Papierkorb-Icon)
    Setzt alle Eingabefelder zurück, der IHS-Cache wird neu geladen und alle Vorgaben Erfassung neu angewandt.

  • Analyse durchführen
    Die Checkbox wird nur angezeigt wenn der Benutz Administrator angemeldet ist.
    Wenn die Analyse aktiviert ist werden bei der Suche im IHS-Cache viele Detailinfomationen gesammelt und hilfreiche Daten im CxDataLogger aufgezeichnet.
    Die gesammelten Daten können durch Doppelklick auf ein Suchresultat in der Empfängerliste eingesehen werden, der entsprechende Detaildialog Analyse IHS-Suche wird geöffnet.
    ACHTUNG:
    Die Aktivierung der Analyse bewirkt eine deutliche Verlangsamung der IHS-Suche!
    Die Funktion soll nur zur Analyse des Suchprozesses und zur Optmierung der IHS-Server Einstellungen eingesetzt werden!

Funktionstasten

Die akuelle Belegung der Funktionstasten kann mit der Tastenkombination Strg+Alt F12 angezeigt werden.

Folgende Tastenkürzel sind verfügbar:

Taste(n) Funktion Erklärung
Enter Wechselt ins nächte Eingabefeld
Startet die automatische Datenerfassung
Speichert die Sendung
Setzt den Cursor/Fokus auf das nächste Eingabeld oder löst eine definierte Aktion aus (automatische Datenerfassung / Speichern der Sendung). Die Reihenfolge der Eingabefelder bzw. der Aktion ist konfigurierbar (siehe AdminDoc).
F1 Startet die automatische
Datenerfassung

Startet die automatische Erfassung von Adresse (OCR), Format und Gewicht. Befindet sich das Modul OS-IHS im manuellen Modus, so wird dieser verlassen und Adresse, Format und Gewicht neu ermittelt.

F2 Manuelle Eingabe der Daten Wechselt in den manuellen Modus. ACHTUNG: Wenn noch keine automatische Datenerfassung erfolgt ist so bleiben Format / Gewicht auf <undefiniert> bzw. 0.
F3 Strassensuche Öffnet einen Dialog zur Suche der entsprechenden Strassen-, PLZ- und Ort-Kombinationen.
F4 UPOC-Eingabe

Der UPOC-Eingabedialog wird geöffnet.
Je nach UPOC-Typ werden die dazugehören Daten aufgerufen oder angezeigt.
Folgende UPOC-Typen können eingegeben oder eingescannt werden:

  • Sendungs-UPOC / Alternativcode
    Die entsprechende Sendung wird gesucht und zu Nachbearbeitung angezeigt.

  • Leistungs-UPOC
    Die entsprechende Leistung wird in der Combobox "Leistung" ausgewählt.

  • Kunden/Kostenstellen-UPOC
    Der entsprechende Kostenträger wird ausgewählt und angezeigt.

F5 Speichern einer Sendung ohne Überprüfung der erfassten Daten Diese Funktion bietet die Möglichkeit eine Sendung zu speichern ohne dass die erfassten Daten überprüft werden. Lediglich der Absender (Kunde/Kostenstelle) und das Planzustelldatum müssen erfasst und gültig sein. Alle weiteren Daten sind optional.
Damit können z.B. Sendungen mit unleserlichen Adressen (durch OCR nicht erkannt) schnell erfasst (UPOC, Gewicht, Format, etc.) und zu einem späteren Zeitpunkt nachbearbeitet und vervollständigt werden.
F6 Bezirk manuell zuweisen Öffnet den Dialog Bezirksauswahl.
Hier kann ein Bezirk fixiert werden (die Aufhebung ist direkt über Strg + F6 möglich).
F7 Nachsende- / Korrekturadresse Sucht in der Datenbank nach einer bekannten Nachsende- oder Korrekturadresse.
F8 Adresslabel drucken
  • Manueller Modus
    Druckt ein Etikett mit der aktuellen Adresse
  • Erfassungsmodus
    Druckt ein Etikett mit der Adresse der zuletzt gespeicherten Sendung
F9 Absender auswählen Der Kunde/Kostenstelle-Auswahldialog wird geöffnet.
F12 Erfassungsmodus umschalten Wechselt den Erfassungsmodus zwischen "Schnell" und "Normal"
Fxx Leistungswechsel Wechselt auf eine voreingestellte Leistung (für die Konfiguration wenden Sie sich bitte an unseren Support)
Fyy Bezirkswechsel Wechselt auf eine voreingestellten Bezirk (für die Konfiguration wenden Sie sich bitte an unseren Support)
Shift+Ctrl+Enter Speichern der Sendung Die Sendung wird gespeichert (egal wo der Cursor aktuell steht).
Strg + F2 Fokussteuerung: Leistung Setzt den Cursor in das entsprechende Eingabefeld
Strg + F3 Fokussteuerung: Format Setzt den Cursor in das entsprechende Eingabefeld
Strg + F4 Fokussteuerung: Gewicht Setzt den Cursor in das entsprechende Eingabefeld
Strg + F6 Bezirksfixierung aufheben Die Bezirksfixierung wird aufgehoben.
Enter oder
Tab
Fokussteuerung Setzt den Cursor in einer bestimmten Reihenfolge ein Feld weiter
Esc Anzeige zurück setzen Die Anzeige und die Sendung werden zurück gesetzt. Die Erfassung wird mit einer neuen Sendung weitergeführt.
Num + Druck Adresslabel Druckt das Adresslabel
Num - Aktuelle Ansicht zurück setzen Setzt die gesamte Anzeige zurück. Dabei werden auch ausgewählte Kunden, Leistungen usw. zurück gesetzt.

nach oben

Siehe auch



CodX Software CodX Software AG
Sinserstrasse 47
6330 Cham
Switzerland
Support
http://support.codx.ch
CxSpickel