MS-AZD (Manuelle Sortierung AZD)

Inhalt

• Einführung

• Erfassungsmodus

• Ablauf der manuellen Erfassung

• Eingabefelder

• Nachbearbeiten von Sendungen

• Funktionstasten

Einführung

MS-AZD wurde entwickelt, um einzelne Sendungen manuell erfassen zu können.

Die Erfassungsstation kann mit einer Waage und einer Elektronischen Formaterkennung (ELFK) ausgestattet werden. Oder aber mit einem Kamerasystem - in diesem Falle wird jedoch das dafür optimierte Modul OS-AZD eingesetzt. Die Waage und die ELFK erkennen und erfassen automatisch das Gewicht wie das Format der Sendung. Dadurch kann sich der Erfasser auf die Eingabe der Adresse konzentrieren und somit die Sendungen rasch und unkompliziert abspeichern. Bitte beachten Sie, dass wenn die Batterien der ELFK unter die Spannung von 2.1V fallen, mindestens alle 30 Sekunden bei einer Wäägung ein Warnhinweis angezeigt wird.

Mit der automatischen Zuweisung der korrekten Bezirksstruktur wird die Sendung anschliessend auch an den richtigen Zusteller übergeben.

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Erfassungsmodus

Oben rechts befindet sich ein weiteres Icon: eines mit einem Umschlag. Dieses zeigt den aktuellen Erfassungsmodus an.

• Hat dieses einen grünen Punkt, befindet sich die Erfassungsstation im Modus Neuerfassung.
  Das Speichern der aktuellen Daten legt diese als neue Sendung an.

• Hat dieses Icon aber eine Lupe, befindet sich die Erfassungsstation im Modus Nachbearbeitung.
  Offenbar wurde (via F4) eine bestehende Sendung eingescannt. Ein Speichern der aktuellen Daten aktualisiert diese Sendung (auch wenn in der Zwischenzeit eine neue Sendung aufgelegt wurde!).

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Ablauf der manuellen Erfassung

Aus Zeitgründen sollte die Eingabe von Daten vor allem über die Tastatur geschehen.
Damit so wenig wie möglich mit der Maus gearbeitet werden muss, können alle häufig gebrauchten Funktionen über die Tastatur eingegeben werden.

Alle selten gebrauchten Eingabefelder (Absender, Land usw.) sind nicht in der Tab-Reihenfolge enthalten und werden somit übersprungen.

Nach dem Start von CodX PostOffice auf MS-AZD wechseln und folgende Reihenfolge beachten:

• Kunde auswählen

• Leistung auswählen

• Überprüfen/Auswählen des Dienstleisters (sofern verfügbar)

• Überprüfen/Auswählen der Bezirksstruktur

• Sendung auf die Waageschale legen und an den Anschlagkanten ausrichten.

• Es werden automatisch das Format und das Gewicht erkannt.

• Adresse erfassen:
  Zuerst die Postleitzahl, dann die Strasse gefolgt von der Hausnummer.
  Wenn notwendig muss nun noch die Ortschaft und/oder der Ortsteil verifiziert werden.
  Bei Bedarf kann anschliessend noch der Empfängername angegeben werden.
  Von Feld zu Feld springen Sie entweder mit der Enter- oder der Tabulatoren-Taste.
  Bestätigen mit [Enter].
  Wollen Sie die Bestätigung auslösen, bevor Sie durch alle Felder gesprungen sind, können Sie dies mit Ctrl + Enter direkt ausführen.

• Wurde zur Empfängeradresse nur ein Bezirk gefunden, so wird die Sendung automatisch abgespeichert.

• Wurde kein oder mehrere Bezirke gefunden, so muss noch ein Bezirk via Bezirkselektor ausgewählt und mit Speichern quittiert werden.

Autocomplete

Autocomplete ist eine unterstützende Funktion zum Ausfüllen von Eingabefeldern. Wird ein Eingabefeld durch diese Funktion unterstützt, stellt Autocomplete nach der Eingabe des ersten Zeichens eine Auswahlliste zur Verfügung, die durch Eingabe von weiteren Zeichen aktualisiert und somit mehr und mehr eingeschränkt wird. Mit den Pfeiltasten auf/ab können Einträge ausgewählt werden und durch anklicken der Enter-Taste wird der markierte Eintrag übernommen.

Schriftfarbe bei der Eingabe

Die Schriftfarbe der Felder PLZ, Ort und Strasse zeigt an, ob die eingegebene Adresse korrekt ist:

• Schwarze Schrift
  Erscheint der eingegebene Text in schwarzer Schrift, ist die Eingabe in Ordnung.

• Rote Schrift
  Wird eine Eingabe in roter Schrift dargestellt, bedeutet dies eine Abweichung von den in der Datenbank hinterlegten Daten.

Schnellerfassung

Ist die Funktion 'Schnellerfassung' eingeschaltet, so wird die Speicherung und der Druck des Sendungslabels automatisch dann ausgelöst, wenn ein eindeutiger Bezirk gefunden wird. Bie der Schnellerfassung wird bei jedem Abschluss jedes Feldes der Empfängeradresse (Land, PLZ, Ort, Strasse, Haus Nr.) geprüft, ob ein eindeutiger Bezirk vorhanden ist.

Achtung! Auch ein Restbezirk ist ein eindeutiger Bezirk und löst bei der Schnellerfassung automatisch die Speicherung und der Druck des Sendungslabels aus!

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Eingabefelder

Einige der aufgeführten Felder können unter Umständen ausgeblendet oder fix vorgegeben sein. Dies sind Einstellungen, die Standort-, Leistungs- und/oder Kundenabhängig sind. Diese Beschreibung geht davon aus, dass Sie alle Felder sehen und bearbeiten können.

• Kostenträger
  Der Kostenträger/Absender kann über die Schaltfläche rechts vom Anzeigefeld, via Funktionstaste F9 oder via F4 und Einscannen eines Kundentrennblattes ausgewählt werden.
  Der Kostenträger bleibt grundsätzlich solange gültig, bis ein anderer Kostenträger ausgewählt wird.
  Wird von Nachbearbeitung in die Neuerfassung gewechselt, so muss der Kostenträger neu ausgewählt werden.
  Beim Auswählen des Kostenträgers wird die Leistung automatisch gemäss der Einstellung Setzen der Leistung bei Start Erfassung und Kundenwechsel in den Vorgaben Erfassung (zurück)gesetzt.

• Auftragskennung + Dropdown rechts davon
  Steht das Dropdown neben diesem Eingabefeld auf Fixed oder Wird benötigt, kann bzw. muss im Feld Auftragskennung eine solche angegeben werden. Diese dient dem Kunden später dazu, einen speziellen Auftrag seiner Sendungen wieder in seinen Abrechnungen zu erkennen.

• Dienstleister
  Sofern das Eingabefeld verfügbar ist wählen Sie hier den Dienstleister aus, der die Sendung verarbeiten und zustellen soll. Normalerweise wird <Gemäss Bezirksverwaltung> eingestellt. Damit wird automatisch der Dienstleister entsprechend den Einstellungen in der Bezirksverwaltung verwendet. Soll die Sendung durch einen KEP-Dienstleister verarbeitet werden so wählen Sie diesen hier aus (siehe KEP-Verarbeitung).

• Bezirksstruktur
  Auswahl der Bezirksstruktur

• Leistung
  Auswahl einer Leistung

• Planzustellung
  Auswahl des Planzustelldatums. Ist die Checkbox nicht angewählt, so wird das nächste mögliche Planzustelldatum gespeichert.

• Auftragsdatum
  Auswahl des Auftragsdatums. Ist die Checkbox nicht angewählt, so wird das nächste mögliche Auftragsdatum gespeichert.

• Arbeitsanweisung
  Nach der Auswahl des Kunden (Absender) werden hier allfällig erfasste Arbeitsanweisungen angezeigt, die in der Kundenverwaltung erfasst wurden.

• Sendungs-UPOC
  Aktueller UPOC der Sendung.

• Alternativcode
  Ein Alternativcode ist ein weiteres Identifizierungsmerkmal einer Sendung (z.B. eine Kennzeichnung bei Einschreiben).

• Land
  Das Land der Empfängeradresse muss eingegeben werden. Die Eingabe erfolgt in Textform und wird durch die Autocomplete-Funktion unterstützt.
  Für die Eingabe stehen alle in der BV - Bezirksverwaltung definierten Länder und deren Alias-Namen zur Verfügung.

• PLZ
  Die Postleitzahl muss eingegeben werden. Die Eingabe erfolgt in Textform und wird durch die Autocomplete-Funktion unterstützt.
  Für die Eingabe stehen alle in der BV -  Bezirksverwaltung definierten PLZ’s unter dem gewählten Land zur Verfügung.

• Ort
  Der Ort muss im Normalfall nicht eingegeben werden. Durch die Eingabe von Land, PLZ und Strasse ergibt dies grösstenteils eine eindeutige Ortschaft.

• Ortsteil
  Der Ortsteil muss im Normalfall nicht eingegeben werden. Durch die Eingabe von Land, PLZ, Strasse und Hausnummer ergibt dies grösstenteils einen eindeutigen Ortsteil.

• Strasse
  Die Strasse muss eingegeben werden. Die Eingabe erfolgt in Textform und wird durch die Autocomplete-Funktion unterstützt.
  Für eine Eingabe stehen alle in der BV - Bezirksverwaltung definierten Strassen unter dem gewählten Land und PLZ zur Verfügung.

• Hausnummer
  Die Hausnummer muss nur dann zwingend eingegeben werden, wenn die Adresse eine solche enthält. Es stehen keine Autocomplete-Funktion zur Verfügung.

• Name
  Die Eingabe erfolgt in Textform und wird durch die Autocomplete-Funktion unterstützt.
  Für die Eingabe stehen bereits eingegebene Namen zur Verfügung. Wird ein neuer Name eingegeben der noch nicht in der Datenbank erfasst ist, steht die Autocomplete-Unterstützung nicht zur Verfügung.

• Format
  Erkanntes Format bzw. im manuellen Modus kann ein Format C4-C6 ausgewählt werden

• Fixieren Format
  Setzt das Format auf einen manuell ausgewählten Wert fest. Dies wird mit einem rot hinterlegten Feld zusätzlich visualisiert.

• Gewicht
  Gemessenes Gewicht bzw. im manuellen Modus kann das Gewicht (in Gramm) angegeben werden.

• Fixieren Gewicht
  Setzt das Gewicht auf einen manuell ausgewählten Wert fest. Dies wird mit einem rot hinterlegten Feld zusätzlich visualisiert.

• Erweiterte Attribute
  In dieser Liste können erweiterte (kundenspezifische) Attribute zur Sendung angezeigt, erfasst und bearbeitet werden.
  Diese Daten werden zur Sendung gespeichert und sind auch in der Recherche verfügbar.
  Die Anzeige der Liste wird durch die Einstellung "Anzeige erweiterte Attribute" in den Vorgaben Erfassung gesteuert.
  Erweiterte Attribute können auch als zusätzliche Alternativcodes konfiguriert werden. Damit ist es möglich Sendungen via F4 (Nachbearbeitung) zu suchen. Die zusätzlichen Alternativcodes werden in der Recherche ebenfalls unterstützt.
  Bei mehrzeiligen Attributen erfolgt der Zeilenumbruch mit der Tastenkombination Ctrl+Enter.
  Um erweiterte Attribute zu definieren wenden sie sich an den CodX Support.

• Bezirk
  Bezirksname des gefundenen Bezirkes.

• Artikel
  Artikelbezeichnung

• Sortierinfo
  Hier werden die Sortierinformationen des Bezirkes angezeigt.
  Sind diese fix zugewiesen (F6) erscheinen diese in rot. Per Strg + F6 kann diese Zuweisung wieder aufgehoben werden.

• Zustellinfo
  Hier werden allfällige Zustellinformationen angezeigt, die in der Gebiets- oder Bezirksverwaltung erfasst wurden.

• Erfassen
  Mit Hilfe dieser Option können Sie wählen, ob jeweils nur eine Sendung erfasst werden soll, oder ob Sie gleich Sendungen einer beliebigen Anzahl mit den gleichen Grundeinstellungen (wie z.B. Leistung, Format und Gewicht) erfassen möchten. Eine Massenerfassung also.
  Im Modus 'Massenerfassung' werden keine Sendungslabels ausgegeben.
  Die Auswahl des Radiobuttons '> 1' wird durch Abwahl der Checkbox 'Drucken' ermöglicht.
  Wenn Sie die Option '> 1 Sendung' auswählen, wird der Focus automatisch ins Feld 'Anzahl' gesetzt.
  Bei Deaktivierung von "Drucken" wird NICHT automatisch ">1" augewählt (Sicherheitsfunktion)

• Checkbox Drucken
  Labeldruck ein/ausschalten

• Checkbox Adressfixierung
  Adressfixierung ein/ausschalten bzw. konfigurieren. Weitere Infos in der Online-Hilfe des Detail-Dialogs.

• Checkbox Gebietseinschränkung
  Gebietseinschränkung ein/ausschalten bzw. konfigurieren. Weitere Infos in der Online-Hilfe des Detail-Dialogs.

• Checkbox Schnellerfassung
  Schnellerfassung ein/ausschalten

• Button [Digitalisierung] (Scanner-Icon)
  Bei einem Klick öffnet sich der Dialog zur direkten Digitalisierung der Sendung.
  Dabei wird der Sendungsinhalt mit einem Scanner bzw. Kamera erfasst und als PDF-Datei zur Sendung gespeichert.
  Für weitere Informationen siehe Direkte Digitalisierung.

• Button [Foto] (Kamera-Icon)
  Bei einem Klick öffnet sich ein Dialog mit dem Fotos zur aktuellen Sendung erfasst werden können (zusätzlich zum Adress-/Format-Bild, z.B. aufgeklebtes Sendungslabel).
  Der Button ist nur sichbar, wenn die entsprechende Lizenz vorhanden ist (BE "Bilderfassung über Modul BE-Bilderfassung oder MS3/OS3 mit Foto-Scanner") und die Foto-Funktion in den kaskadierten Einstellungen aktiviert ist (Optionen <Optionales Foto> oder <Foto zwingend>).

• Checkbox [Foto nach jeder Sendung]
  Wenn diese Checkbox angewählt ist, so öffnet sich beim Speichern einer Sendung der Foto-Dialog automatisch (siehe Button [Foto]).
  Die Checkbox ist nur sichbar, wenn die entsprechende Lizenz vorhanden ist (BE "Bilderfassung über Modul BE-Bilderfassung oder MS3/OS3 mit Foto-Scanner") und die Foto-Funktion in den kaskadierten Einstellungen aktiviert ist (Optionen <Optionales Foto> oder <Foto zwingend>). Falls die Option <Foto zwingend> aktiv ist, so ist die Checkbox automatisch angewählt und kann nicht deaktiviert werden.

• Button [Speichern/Start] (Diskette-Icon)
  Dieser Button löst das Drucken des Labels aus und speichert die Sendung.
  Sind alle relevanten Eingabefelder in der Eingabemaske korrekt ausgefüllt, bewirkt das Drücken der Enter-Taste beim letzten Eingabefeld (normalerweise Name/Vorname des Empfängers) den Sprung des Cursors auf diesen Button und aktiviert diesen. Ein weiteres Drücken der Enter-Taste löst das Drucken des Labels aus.

• Button [Anzeige zurücksetzen] (Papierkorb-Icon)
  Die Anzeige und die Sendung werden zurückgesetzt. Die Erfassung wird mit einer neuen Sendung weitergeführt.
  Kann auch mit der Taste [ESC] aufgerufen werden.

• Button [Letztes Label nochmals drucken] (Drucker-Icon)
  Von der letzten oder vorletzten erfassten Sendung wird das Sendungslabel nochmals gedruckt.

• Menü Zusatzdruck
  Siehe separate Beschreibung...

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Nachbearbeiten von Sendungen

Gespeicherte Sendungen können nachträglich nochmals bearbeitet werden.
Wenn z.B. eine Sendung mit falschen Daten erfasst wurde so können diese damit korrigiert werden.
Betätigen sie die Funktionstaste F4 und geben sie den UPOC oder Alternativcode der Sendung ein (kann auch mit einem Barcode-Scanner erfolgen).
Falls eine entsprechende Sendung im System existiert wird diese angezeigt und kann nachbearbeitet werden.
Falls keine Sendung existiert so erscheint eine Nachfrage, ob eine neue Sednung mit dem UPOC/Alternativcode erfasst werden soll.
Wird dies mit "Ja" beantwortet so wird in den Modus Neuerfassung gewechselt und die Sendung kann erfasst werden (UPOC/Alternativcode werden übernommen).

Funktionstasten

Default Hotkey-Belegung

Aktuelle Hotkey-Belegung

Die Belegung der aktuellen Funktionstasten kann mit Strg+Alt F12 aufgerufen werden

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Siehe auch

• Vorgaben Erfassung

• Globale Einstellungen Erfassung

• Menü Zusatzdruck

• Direkte Digitalisierung

• Pitney Gangfolgesortierung

• KEP-Verarbeitung