Postfach-Anlagen Bedienung - Befüllen

Für die Arbeiten in diesem Modul muss immer zuerst eine Postfach-Anlage gewählt werden. Arbeiten sie an einem Computer der einer Postfach-Anlage zugewiesen ist, wird diese Anlage automatisch ausgewählt und kann auch nicht gewechselt werden.
Eine Zuweisung des Computer zu einer Postfach-Anlage kann über die  Schaltfläche mit dem Pin erfolgen (oben rechts), oder im Modul Postfach-Anlage Management.

Der Barcode kann eingescannt oder manuell über die Tastatur eingegeben werden. Der Barcode kann entweder ein UPOC (Sendung, Fach, Person oder Kunde/Kostenstelle) oder ein Alternativcode sein.

Jede korrekt gescannte Sendung erhält das Event (Übergabe an Postfach-Anlage)

Wird dem Brief oder Packet ein freies Fach zugewiesen, erfolgt die Suche eines freien Faches von der Mitte der Anlage ausgehend. (Anzahl Fächer / 2)

Befüllen von Offenen- oder Schliessfachanlage

Das Befüllen der Anlage kann mit stationären Scannern  oder Funkscannern vorgenommen werden.

Hier unterscheidet man zwischen verschiedenen Prozessen:

 

Brief mit Fachzuweisung

Ist dem Brief bereits ein Fach zugewiesen, wird das angezeigt und der Brief kann in das entsprechende Fach gelegt werden.

Brief ohne Fachzuweisung

Ist der Brief noch keinem Fach zugewiesen, wird der Benutzer gefragt, ob der Brief über diese Postfach-Anlage zugestellt werden soll. Wird die Checkbox Diese Meldung nicht mehr anzeigen ausgewählt, wird die Antwort gespeichert und für alle folgenden Brief ohne Fach übernommen.
Gibt es für die Person/Kunde/Kostenstelle, an die der Brief geht, keine Fachzuweisung, wird gefragt, ob der Brief trotzdem über diese Postfach-Anlage zugestellt werden soll. Stimmt der Benutzer dem zu, wird eine dynamische Fachzuweisung erstellt.  Auch hier gilt dasselbe verhalten, wenn die Meldung nicht mehr angezeigt werden soll.

Person mit zugewiesenem Fach

Ist der Person bereits ein Fach der ausgewählten Postfach-Anlage zugewiesen, wird die Fachnummer angezeigt.

Person ohne zugewiesenes Fach

Ist der Person noch kein Fach zugewiesen, wird ein Fachzuweisung für den aktuellen Tag erstellt und die Fachnummer angezeigt.
Zudem wird eine Dummy-Sendung angelegt, womit auch das Mail für den Empfänger versendet wird. Die Dummy-Sendung wird mit einer Vordefiniert Leistung angelegt. (Siehe Einstellungen)

Kunde/Kostenstelle mit zugewiesenem Fach

Ist dem Kunde/Kostenstelle bereits ein Fach der ausgewählten Postfach-Anlage zugewiesen, wird die Fachnummer angezeigt.

Kunde/Kostenstelle ohne zugewiesenes Fach

Ist dem Kunde/Kostenstelle noch kein Fach zugewiesen, wird ein Fachzuweisung für den aktuellen Tag erstellt und die Fachnummer angezeigt.
Zudem wird eine Dummy-Sendung angelegt, womit auch das Mail für den Empfänger versendet wird. Die Dummy-Sendung wird mit einer Vordefiniert Leistung angelegt. (Siehe Einstellungen)

Fach mit Sendung

Sind dem Fach bereits Sendungen zugewiesen, wird die Fachnummer angezeigt.

Fach ohne Sendung

Ist dem Fach noch keine Sendung zugewiesen, wird die Fachnummer angezeigt und pro vorhandene Fachzuweisung (Person oder Kunde/Kostenstelle) eine Dummy-Sendung angelegt, womit auch das Mail für den Empfänger versendet wird. Die Dummy-Sendung wird mit einer Vordefiniert Leistung angelegt. (Siehe Einstellungen)

Arbeiten mit Funkscannern

Hier unterscheidet man zwischen den zwei oben beschriebenen Prozessen mit Brief Barcode:

Für den Prozess mit Briefen ohne Fachzuweisungen, macht es Sinn dass die Checkbox Informationen zur Sendung gross Anzeigen ausgewählt wird. Ist diese Funktion ausgewählt erscheint bei jedem Barcode Scan ein Dialog mit den Informationen zur Sendung, insbesondere dessen Fachnummer.

Für den Prozess mit Briefen mit Fachzuweisungen aufgedruckt, scannt der Benutzer den Barcode. Ist die Sendung einem Fach für die ausgewählte Postfach-Anlage zugewiesen, kann diese in das entsprechende Fach gelegt werden. (Hoher Ton & grüne LED) Das Fach ist als Sortierinfo bereits auf der Sendung aufgedruckt und wird auch hinter der Barcodeeingabe angezeigt.
Ist das nicht der Fall, ertönt ein Fehlersignal (Tiefer Ton und rote LED) und der Fehler wird als Status ausgegeben und auch im Userlog protokolliert.
Um die Ursache des Problems herauszufinden aktualisiert man die Protokoll Liste am Computer der Postfach-Anlage

Die Funktionen mit Personen-, Kunde/Kostenstelle und Fach-UPOC stehen mit dem Funkscanner auch zur Verfügung.

Befüllen von Packet Station

Das Befüllen der Packet Station kann mit stationären Scannern vorgenommen werden.  Nachdem der Barcode gescannt wurde, wird ein freies Fach angezeigt. Der Benutzer kann das Packet in dieses Fach legen oder ein anderes freies Fach aus der Liste auswählen. Mit Übernehmen wird die Sendung dem Fach zugewiesen und das Event vergeben.

 

Mögliche Fehler:

Im zusammenhang mit Sendungs UPOC oder Alternativcode

  • Die Sendung ist noch keinem Fach zugewiesen.

  • Falsche Postfach-Anlage (Dem Brief ist ein Fach von einer anderen Postfach-Anlage zugewiesen)

  • Die Sendung ist unbekannt

  • Es gibt kein freies Fach mehr

  • Der Sendung wurde keine Person zugewiesen. Somit kann sie auch nicht in die Postfach-Anlage eingelegt werden.

Im Zusammenhang mit Person-UPOC, Kunde/Kostenstelle-UPOC oder Fach-UPOC

  • Person ist nicht im System vorhanden.

  • Kunde/Kostenstelle ist nicht im System vorhanden.

  • Fach gehört nicht zu dieser Postfach-Anlage.

  • Es konnte kein Fach mehr reserviert werden. Kein freies Fach mehr.

Einstellungen Postfach-Anlagen (Custfieldwerte)

Bezeichnung (Custfieldname) Wert (Tabellen-ID: 2263, lID = 0)
strDefaultLeistungDummySendung Für das Anlegen einer Dummy-Sendung wird die hier definierte Leistung verwendet. 
Mögliche Eingabe sind der Leistungs-UPOC oder die LeistungsID

 



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