MS-IHS

CodX PostOffice IHS dient der Steuerung verschiedener Prozesse in der internen Poststelle. Dies kann die interne Sortierung für beliebige oder spezielle Postgüter genauso wie den Postausgang betreffen. CodX PostOffice IHS bietet sämtliche Funktionen an, die für die Steuerung einer internen Poststelle erforderlich sind. Dabei geht es zum Einen um eine zügige Bearbeitung der Sendung und zum Anderen um die qualitative Erbringung des vereinbarten Servicelevel.

Die folgenden Links bringen Sie direkt zu den entsprechenden Beschreibungen:

• Funktionstasten

• Eingabefelder

• Buttons

• Nachbearbeiten der Sendung

Funktionstasten

Die akuelle Belegung der Funktionstasten kann mit der Tastenkombination Strg+Alt F12 angezeigt werden.

Eingabefelder

Aus Zeitgründen wird empfohlen, die Eingabe der Daten vorwiegend über die Tastatur zu machen. Damit so wenig wie möglich mit der Maus gearbeitet werden muss, können alle häufig gebrauchten Funktionen über die Tastatur aufgerufen werden.

Die Eingabe von Daten in ein Eingabefeld kann mit der Enter-Taste abgeschlossen werden. Der Cursor springt anschliessend zum nächsten relevanten Eingabefeld. Diese Reihenfolge kann in den CustFields festgelegt werden. Nähere Informationen hierzu findet Ihr Systemadministrator in der AdminDoc.

Zudem können auch einzelne Eingabefelder ein- bzw. ausgeblendet werden. Diese Einstellung kann in folgenden Ebenen festgelegt werden, und werden (sofern diese auf einer Ebene nicht definiert sind) auch in dieser Reihenfolge beachtet (nähere Beschreibung siehe ebenfalls AdminDoc):

• Leistung

• Kunde/Kostenstelle

• Sorter

• Global

Ist also z.B. eine Definition auf dem Sorter und dem Kunden hinterlegt, nicht aber auf der Leistung, wird die des Kunden angewendet.

Kostenträger

Der Kostenträger kann direkt via Eingabe eines Suchbegriffs gesucht werden. Die Trefferliste wird mit allen gefundenen Personen, Logistikeinheiten und Kunden/Kostenstellen abgefüllt. Als Kostenträger wird die der ausgewählten Entität zugeordnete Kostenstelle verwendet. Kunden/Kostenstellen können auch direkt über den spezifischen Suchdialog zugeordnet werden (Anwendung speziell für ausgehende Sendungen). Klicken Sie dazu auf den den Button [...] oder verwenden Sie das entsprechende Tastaturkürzel (Standardeinstellung F9).

• Fixieren
  Der ausgewählte Kostenträger wird fixiert und damit auch für die nächsten neu erfassten Sendungen als Kostenträger verwendet.

• Empfänger ist Kostenträger
  Mit dieser Option wird automatisch die dem erfassten Empfänger zugeordnete Kostenstelle als Kostenträger verwendet.
  Diese Option wird in der Regel bei extern eingehenden Sendungen verwendet.

Absender

Optional kann die Adresse des Absenders zu einer Sendung gespeichert werden.
Die Verfügbarkeit dieser Funktion ist via hierarchische Vorgaben (Einschränkungen Erfassung) mit dem Attribut "Erfassung Absender-Adresse" steuerbar und bedingt zwingend die Lizenz "CodX PostOffice Universal Adressen". Absenderadressen werden auch in der Recherche vollständig unterstützt (Suche, Anzeige, Bearbeitung).

Das Anzeigefeld zeigt die aktuell zugeordnete Absenderadresse an.

• Bearbeiten (Edit-Icon)
  Der Dialog zur Erfassung / Bearbeitung von Adressen wird geöffnet. Wird dieser mit OK verlassen so wird die erfasste Adresse als Absender der Sendung übernommen.

• Löschen (Delete-Icon)
  Die aktuell zugeordnete Absenderadresse wird gelöscht.

Wenn die Eingabe des Absenders in den Einschränkungen Erfassung als Erfassung zwingend definiert ist, so wird dies bei der Speicherung der Sendung überprüft und ggf. eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt.

Auftragskennung

Falls erforderlich können Sie hier eine Auftragskennung angeben. Über das Drop-Down rechts können Sie festlegen, ob diese entweder für jeder Sendung separat vergeben werden (Wird benötigt), für alle folgenden Sendungen gelten soll (Fixed) oder nicht benötigt wird (Keine). Evtl. wird diese Auswahl auch durch die Grundeinstellungen vorgegeben.

Bezirksstruktur

Bietet eine Auswahl der zur Verfügung stehenden Bezirksstruktur(en). Die Auswahl wird in der Regel durch die Auswahl der Leistung vorgegeben.

Einlieferer

Beim Einlieferer-Dienstleister können Sie angeben, von welchem Dienstleister die Sendung eingeliefert wurde. Dies, um bei allfälliger Unzustellbarkeit zu wissen, an wen die Sendung retourniert werden muss.

Leistung

Gibt die zu erfassende Leistung an.
Damit wird die Art der Sendung festgehalten. Basierend auf dieser Auswahl wird der zu verrechnende Artikel bestimmt.
Wie einleitend erwähnt, kann aufgrund der Leistung mitbestimmt werden, welche Felder ein- oder ausgeblendet werden sollen, bzw. welche Eingaben erforderlich sind.

Planzustellung

Mit diesem Datum kann das normalerweise automatisch zugewiesene Planzustelldatum übersteuert werden.
Dies kann z.B. dann erforderlich sein, wenn Sendungen zwar heute schon erfasst, aber erst in n Tagen zugestellt werden sollen.

Auftragsdatum

Diese Option dient dazu, das Datum, zu welchem Tag die Sendung(en) in Rechnung gestellt werden sollen, zu beeinflussen.
Dies wird in der Regel zusammen mit dem Planzustelldatum verwendet, wenn Sendungen vorerfasst aber erst später zugestellt und dementsprechend auch zu einem späteren Zeitpunkt in Rechnung gestellt werden sollen.

SendungsUPOC

Zeigt den UPOC an, der für die nächste zu speichernde Sendung vergeben wird.

Alternativcode

Bietet die Möglichkeit, eine weitere Identifikation (z.B. eine externe Sendungsnummer) zu erfassen.
Mit dieser Nummer,mit diesem Code, kann die Sendung anschliessend in der Recherche auch wieder gefunden werden.

Empfänger erfassen

Im Feld Eingabe Empfänger geben Sie die bekannten Informationen zum Sendungsempfänger ein. Das kann ein Name, Vorname oder auch z.B. Büronummer sein.
Die gefundenen Ergebnisse werden in der darunter stehenden Liste angezeigt und Sie können diese auswählen und übernehmen.

Die Ergebnisse werden gefiltert mit Hilfe der Funktion Gebietseinschränkung für die Erfassung.
Falls für den Produktionsstandort des Erfassungsrechners eine solche Gebietseinschränkung existiert, werden nur Ergebisse angezeigt, deren Logistik-Einheit im eingeschränkten Gebiet liegen.

Je genauer Sie die Empfängerdaten eingeben, um so genauer werden die Ergebnisse angezeigt, bis schlussendlich nur noch eine einzige Person zur Verfügung steht, die direkt mit Enter übernommen werden kann.

Ist der Empfänger nicht in der Datenbank vorhanden, kann dieser als Ad-Hoc Person erfasst werden (für diese eine Sendung).

• Wenn mehrere Sendungen an denselben Empfänger erfasst werden sollen, kann dieser mit der Option Fixieren fest hinterlegt werden, so dass der Empfänger für die nächsten Briefe nicht immer neu gesucht werden muss.

Bezirk

Zeigt den anhand der Adresse (Logistikeinheit) zugewiesenen Bezirk an.
Für die Bezirksermittlung werden die Bezirksstruktur sowie die dem ausgewählten Empfänger zugeordnete Logistikeinheit verwendet. Wird kein Bezirk gefunden, so wird der Erfasser beim Speichern der Sendung mit einer entsprechenden Meldung darauf aufmerksam gemacht. Dann erscheint automatisch der Dialog zur manuellen Auswahl des Bezirks. Darin kann das Zustellziel (Logistikeinheit/Bezirk) gesucht und festgelegt werden. Die manuelle Zuweisung von Logistikeinheit/Bezirk kann jederzeit auch via Funktionstatste (Standardeinstellung: F6) aufgerufen werden.

Artikel

Zeigt den gefundenen Artikel an.
Die Zuweisung des Artikels ist von vielen Faktoren wie z.B. der Leistung, dem Format und Gewicht, aber auch vom gefundenen Bezirk abhängig. Die Einstellungen werden im Tarifmodell vorgenommen.

Sortierinfo

Zeigt die zum gefundenen Bezirk gehörenden Sortierinformationen an, die auch auf den Labels ausgegeben werden.

Zustellinfo (nur Anzeige)

Wenn "Anzeige ZustellInfo" in den Vorgaben Erfassung eingeschaltet ist so werden die zum gefundenen Gebiet/Bezirk gehörenden Zustellinfomationen angezeigt.

Die einzelnen Zustellinfos werden nach folgenden Schema zu einer Zeile zusammengesetzt: <Gebiet-Strasse>, <Gebiet-Haus>, <Bezirk-Strasse>, <Bezirk-NrBereich>, <Person>.

Die Zustellinfos können bei entsprechender Konfiguration auch auf dem Sendungslabel aufgedruckt werden.

Format

Zeigt das erkannte Format an oder fordert (wenn keine automatische Erkennung erfolgt/erfolgen kann) zur Eingabe desselben auf.

Gewicht

Zeigt das gemessene Gewicht an oder fordert (wenn keine automatische Erkennung erfolgt/erfolgen kann) zur Eingabe desselben auf.

Buttons & Checkboxen

• Ad-hoc Person erfassen (Person-Icon)
  Bei Auswahl wird der Dialog zur Erfassung einer Ad-hoc Person als Empfänger augezeigt.

• Foto (Kamera-Icon)
  Bei einem Klick öffnet sich ein Dialog mit dem Fotos zur aktuellen Sendung erfasst werden können (zusätzlich zum Adress-/Format-Bild, z.B. aufgeklebtes Sendungslabel).
  Der Button ist nur sichbar, wenn die entsprechende Lizenz vorhanden ist (BE "Bilderfassung über Modul BE-Bilderfassung oder MS3/OS3 mit Foto-Scanner") und die Foto-Funktion in den kaskadierten Einstellungen aktiviert ist (Optionen <Optionales Foto> oder <Foto zwingend>).

• Foto nach jeder Sendung
  Wenn diese Checkbox angewählt ist, so öffnet sich beim Speichern einer Sendung der Foto-Dialog automatisch (siehe Button [Foto]).
  Die Checkbox ist nur sichbar, wenn die entsprechende Lizenz vorhanden ist (BE "Bilderfassung über Modul BE-Bilderfassung oder MS3/OS3 mit Foto-Scanner") und die Foto-Funktion in den kaskadierten Einstellungen aktiviert ist (Optionen <Optionales Foto> oder <Foto zwingend>). Falls die Option <Foto zwingend> aktiv ist, so ist die Checkbox automatisch angewählt und kann nicht deaktiviert werden.

• Drucken (Drucker-Icon)
  Druckt das letzte Sendungslabel nochmals.

• Speichern (Diskette-Icon)
  Speichert die aktuelle Sendung.

• Löschen (Papierkorb-Icon)
  Setzt alle Eingabefelder zurück, es wird KEINE Sendung gelöscht.

Nachbearbeiten der Sendung

Wurde die Sendung mit einem falschen Parameter erfasst, so kann dies korrigiert werden.
Dazu ist die Taste "F4" zu betätigen, um anschliessend den Sendungs-UPOC einzuscannen. Die für die entsprechende Sendung hinterlegten Daten werden aufgerufen und dargestellt. Die Daten können nun überprüft und bei Bedarf korrigiert werden.