DM - Dokumenten-Management

In dieser Verwaltung sind Dokumente abgelegt. In der Verzeichnisstruktur können die Dokumente in Ordner und Unterordner abgelegt werden.

Die Verzeichnisstruktur kann hier auch erweitert werden oder es können auch Ordner gelöscht werden. Dafür stehen im unteren Teil dieses Fensters die Buttons unterhalb der Verzeichnisstruktur zur Verfügung.

  • Hinzufügen
    Legt neue Ordner an. Je nach dem in welchem Ordner Sie sich dabei befinden, wird darin nun ein Unterordner angelegt. Wenn Sie jedoch einen neuen Hauptordner machen wollen, dann klicken sie einfach auf das Kästchen Rootverzeichnis.

  • Bearbeiten
    Damit können Sie einen vorhandenen Ordnernamen bearbeiten. Dafür müssen Sie den Ordner markieren bevor Sie auf [Bearbeiten] klicken.

  • Löschen
    Markieren Sie den zu löschenden Ordner und klicken Sie auf diesen Button.

  • Aktualisieren
    Das ganze Verzeichnis wird aktualisiert und in der überarbeiteten Version angezeigt.

Dokumente hinzufügen

In den Ordner der Verzeichnisstruktur können jegliche Art von Dokumenten abgelegt und bearbeitet werden. Um die gewünschten Dokumente in die Ordner abzulegen, klickt man auf den Button [Hinzufügen] auf dem unteren Teil des Fensters.

Auch hier gilt wieder, die Dokumente werden in dem Ordner abgelegt, der in der Verzeichnisstruktur markiert ist.

Wählen Sie im Dateiauswahldialog die gewünschte Datei aus die Datei wird im CodX PostOffice angelegt. Es kann immer nur eine Datei auf einmal angewählt werden.

Sobald Dokumente in den Ordnern abgelegt wurden, sind sie im rechten Fenster unter Dokumente sichtbar.

Dokumente bearbeiten und löschen

Die Daten können durch klicken auf den [Löschen]-Button gelöscht werden. Um eine Datei bearbeiten zu können, wird der Button [Check OUT] angewählt. Die Datei öffnet sich automatisch mit dem richtigen Programm und steht nun für die Bearbeitung zur Verfügung. Die Datei wird nun in roter Schrift angezeigt, damit Sie wissen dass das Dokument ausgecheckt und in Bearbeitung ist.

Solange ein Dokument ausgecheckt ist, kann kein weiterer Benutzer das Dokument öffnen. Damit werden Überschneidungen vermieden.

 

Wenn die Bearbeitung vollendet ist kann der Benutzer, der das Dokument ausgecheckt hat, dieses auch wieder einchecken, damit die Änderungen auch übernommen werden. Dafür klickt er einfach auf den Button [Check IN]. Danach wird die Schrift wieder schwarz und damit ist das Dokument auf dem neuesten Stand abgelegt.

Dokumente Anzeigen

Für die Benutzer, welche nur Leserechte haben oder eine Datei nicht ändern möchten, ist der Button [Anzeigen] vorhanden. Mit diesem Button wird das Dokument im richtigen Programm geöffnet und ist somit zum Lesen verfügbar. Das Dokument kann jedoch nicht abgeändert und auch nicht gespeichert werden.

Dokumente History

Mit dem Button [History] können Sie den Verlauf eines Dokumentes nachverfolgen. Dieszeigt jeden Schritt an, die ein Dokument durchlaufen ist.



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