OCR Sortierung AZD

Inhalt

Einführung

OS-AZD - oder auch optische Erfassung alternativer Zustelldienste - wurde entwickelt, um einzelne Sendungen manuell oder automatisch erfassen zu können.

Dabei ist die Erfassungsstation mit einer Waage und zweier Kameras ausgestattet, welche das Adressfeld sowie das Format der Sendung erkennen können. Somit ist eine schnelle und unkomplizierte Erfassung möglich, bei der die Sendungen rasch erkannt und abgespeichert werden.

Im manuellen Modus haben Sie zusätzlich die Möglichkeit die Sendungen anzupassen um ihnen z.B. ein gewünschtes Zustelldatum zu verpassen.

Mit der automatischen Zuweisung der korrekten Bezirksstruktur wird die Sendung anschliessend auch an den richtigen Zusteller übergeben.

 

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Automatischer / Manueller Modus

Oben Rechts wird ein Icon mit einer Kamera oder einer Tastatur angezeigt. Dieses identifiziert den automatischen oder manuellen Erfassungsmodus.

  • Ist dort eine Kamera zu sehen, befindet sich die Erfassung im automatischen Modus.
    Erfolgt während der Erfassung ein Fehler, so wird automatisch zum manuellen Modus gewechselt.

  • Wird dort ein Symbol mit einer Tastatur angezeigt, befindet sich die Erfassung im manuellen Modus.
    Felder wie Eingabe Empfänger, Format und Gewicht können manuell erfasst werden.

 

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Erfassungsmodus

Oben rechts befindet sich ein weiteres Icon: eines mit einem Umschlag. Dieses zeigt den aktuellen Erfassungsmodus an.

  • Hat dieses einen grünen Punkt, befindet sich die Erfassungsstation im Modus Neuerfassung.
    Das Speichern der aktuellen Daten legt diese als neue Sendung an.

  • Hat dieses Icon aber eine Lupe, befindet sich die Erfassungsstation im Modus Nacherfassung.
    Offenbar wurde (via F4) eine bestehende Sendung eingescannt. Ein Speichern der aktuellen Daten aktualisiert diese Sendung (auch wenn in der Zwischenzeit eine neue Sendung aufgelegt wurde!).

 

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Ablauf der automatischen Erfassung

Nach dem Start von CodX PostOffice auf OS-AZD wechseln und folgende Reihenfolge beachten:

  • Kunde auswählen

  • Leistung auswählen

  • Überprüfen der Bezirksstruktur

  • Sendung auf die Waageschale legen und am Laser-Punkt in der linken oberen Ecke der Adresse ausrichten.

  • Sobald die Sendung ruhig auf der Waagschale liegt und nicht mehr bewegt wird, wird die Erfassung gestartet (siehe auch Autotrigger).

  • Es werden automatisch das Format, die OCR-Lesung und das Gewicht erkannt und die Validierung der Daten durchgeführt.

  • Wurde zur Empfängeradresse nur ein Bezirk gefunden, so wird die Sendung automatisch abgespeichert.

  • Wurde kein Bezirk gefunden, so öffnet sich der Adressdialog und es kann eine Adresse korrigiert oder erfasst werden.
    Ein entsprechender Hinweis wird im oberen Bereich angezeigt.

  • Wurden mehrere Bezirke gefunden, so muss noch ein Bezirk via Bezirkselektor ausgewählt und mit Speichern quittiert werden.

 

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Automatische Korrekturen

Eine durch die OCR gelesene Adresse wird gegen die Gebietsdaten geprüft und ggf. korrigiert. Damit wird sichergestellt, dass die erfasste Adresse in den Gebietsdaten vorhanden ist.

Wird eine Adresse also während der Erfassung automatisch korrigiert, so wird diese in der Anzeige von OS-AZD im Feld Empfänger blau dargestellt. Zusätzlich zum Sendungs- wird in diesem Falle auch ein Adresslabel ausgedruckt. Jedoch nur, sofern an der Adresse wesentliche Korrekturen vorgenommen wurden wie z.B.:

  • Zahlendreher oder falsche Ziffer in der PLZ

  • Falsche Bezeichnungen in der Strasse

  • Falsche Bezeichnungen in der Ortsbezeichnung

  • Falsche Bezeichnungen im Land

  • Ergänzungen von Ortsteilen

 

Es wird kein Adresslabel ausgedruckt, wenn die Korrektur nur geringfügig war wie z.B.:

  • Umlaute
    Korrekturen ß/ss

  • Abkürzungen (...strasse, ...straße, ...str.).

  • Kleinere Rechtschreibfehler

  • Phonetische Korrekturen

  • Korrekturen aufgrund hinterlegter Aliase

Stellen Sie fest, dass z.B. ein Ortsname (wie z.B. Genf) des Öfteren anders – aber auch gültig (z.B. Genève) geschrieben wird, vermeiden Sie also eine Korrektur und damit den Druck eines Adresslabels, indem Sie diese alternative Schreibeweise als Alias hinterlegen. Sinngemäss gilt dies natürlich ebenfalls für Strassennamen oder auch Länder.

Kontrolle der automatischen Korrektur

Die automatische Korrektur kann kontrolliert werden, indem Sie einen Doppelklick in das Adressfeld (Empfänger) machen. Daraufhin öffnet sich der Dialog Adress Detail, der hier näher beschrieben wird.

Fehlschlagen der automatischen Korrektur

Wenn die automatische Korrektur nichts, oder nichts Eindeutiges, finden kann, wechselt OS-AZD in den manuellen Modus und füllt die gelesene Adresse in die Adressfelder ab. Zudem wird der Strassensuchdialog (F3) gestartet und nach der gelesenen Adresse gesucht. Die Suchresultate mit den Vorschlägen werden direkt angezeigt.

 

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Autotrigger

Autotrigger ist eine Funktion, die automatisch erkennt, ob ein Brief in einem bestimmten Bereich der Wäägeplatte aufgelegt wurde. Der Bereich ist ungefähr die hintere Hälfte der Waagschale mit jeweils einigen cm Abstand von hinten, links und rechts.

Diese Funktion steht nur im OCR-Modus zur Verfügung und kann zusätzlich bei Bedarf auch deaktiviert werden (über eine Checkbox oben rechts).

Automatisch werden das Format, das Gewicht und die Adressdaten eingelesen. Bei einem eindeutigen Resultat wird die Sendung sofort gespeichert und ein Sendungslabel wird ausgegeben. Solange jedoch der Brief bewegt wird, wird die Erfassung noch nicht ausgelöst.

 

Der Autotrigger dient dadurch einer effizienten Erfassung. Im Idealfall müssen keine Tasten bedient oder Mausklicks ausgeführt werden. Die Erfassung erfolgt sozusagen von alleine. Während Sie die Sendung von der Waagschale nehmen, können Sie gleichzeitig die nächste auflegen. So kann das System diese Sendung eigenständig erfassen, während Sie auf der zuvor erfassten noch das Etikett anbringen und diese in das entsprechende Fach einsortieren.

 

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Warnmeldungen

Bei der Wahl des Absenders bzw. der Leistung wird der Anwender mittels einer Warnmeldung angefragt ob die eingegeben Daten korrekt sind. Nach der Auswahl des Absenders, der Leistung oder beim Speichern einer Sendung wird ein Timer gestartet. Nach Ablauf der eingestellten Zeit (Standardeinstellung = 30 Sekunden) wird der Anwender angefragt, ob die getätigten Eingaben noch korrekt sind.

Frage bei Eingabe des Absenders (Kunde/Kostenstelle)

Bei einem Wechsel des Absenders wird folgende Meldung angezeigt:

Ist der gewählte Absender korrekt?

 

Antwortet der Anwender mit

  • Ja: Die Eingaben sind als gut befunden. Die Zeit des WarnTimers wird neu gestartet.

  • Nein: Der Eingabedialog Kunde/Kostenstelle wird neuerlich angezeigt (Dialog wie <F9>).

Frage bei Eingabe der Leistung

Bei einem Wechsel der Leistung wird folgende Meldung angezeigt:

Ist die gewählte Leistung korrekt?

 

Antwortet der Anwender mit

  • Ja: Die Eingaben sind als gut befunden. Die Zeit des WarnTimers wird neu gestartet.

  • Nein: Die Leistung in der ComboBox wird auf den alten Wert zurückgestellt.

Frage beim Speichern einer Sendung

Falls seit dem Speichern der letzten Sendung bzw. Absender- oder Leistungs-Änderung mehr als die angegebene Zeit verflossen ist, erscheint folgende Warnmeldung:

Ist der Absender 'Kundenname' und die Leistung 'Leistungsbezeichnung' noch korrekt?

 

Antwortet der Anwender mit

  • Ja: Die Sendung wird gespeichert. Die Zeit des WarnTimers wird neu gestartet.

  • Nein: Die Sendung wird nicht gespeichert. Änderung der Eingaben tätigen.

 

Falls eine dieser Meldungen nicht mehr zur Anzeige gelangen soll, kann das durch Markieren der Checkbox „Diese Meldung nicht mehr anzeigen“ am linken Rand erreicht werden.

Achtung:
Falls nach Markieren der Checkbox diese Meldung wieder zur Anzeige gebracht werden soll kann das von einem System-Administrator wieder hergestellt werden.
 

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Eingabefelder

Einige der aufgeführten Felder können unter Umständen ausgeblendet oder fix vorgegeben sein. Dies sind Einstellungen, die Standort-, Leistungs- und/oder Kundenabhängig sind. Diese Beschreibung geht davon aus, dass Sie alle Felder sehen und bearbeiten können.

  • Absender
    Eingabe des Absenders kann über den Button als Kostenstelle ausgewählt werden.
    Oder via F4 und einscannen eines Kundentrennblattes.
    Der Absender bleibt grundsätzlich solange gültig, bis ein anderer Absender gewählt wird.
    Wird vom Nachbearbeitungsmode in den Neuerfassungsmode gewechselt, muss der Kunde / die Kostenstelle neu ausgewählt werden.
    Beim Auswählen des Kunden / der Kostenstelle wird die Leistung automatisch auf den Standardwert zurückgesetzt.

  • Checkbox Drucken
    Labeldruck Ein/Aus

  • Checkbox Autotrigger
    Autotrigger Ein/Aus
    Weitere Infos zum Autotrigger...

  • Auftragskennung + Dropdown rechts davon
    Steht das Dropdown neben diesem Eingabefeld auf Fixed oder Wird benötigt, kann bzw. muss im Feld Auftragskennung eine solche angegeben werden. Diese dient dem Kunden später dazu, einen speziellen Auftrag seiner Sendungen wieder in seinen Abrechnungen zu erkennen.

  • Bezirksstruktur
    Auswahl der Bezirksstruktur

  • Leistung
    Auswahl einer Leistung

  • Planzustellung
    Auswahl des Planzustelldatums. Ist die Checkbox nicht angewählt, so wird das nächste mögliche Planzustelldatum gespeichert.

  • Auftragsdatum
    Auswahl des Auftragsdatums. Ist die Checkbox nicht angewählt, so wird das nächste mögliche Auftragsdatum gespeichert.

  • Arbeitsanweisung
    Nach der Auswahl des Kunden (Absender) werden hier allfällig erfasste Arbeitsanweisungen angezeigt, die in der Kundenverwaltung erfasst wurden.

  • Sendungs-UPOC
    Aktueller UPOC der Sendung.

  • Alternativcode
    Ein Alternativcode ist ein weiteres Identifizierungsmerkmal einer Sendung (z.B. eine Kennzeichnung bei Einschreiben).

  • Empfänger
    Hier wird die von der OCR gelieferte Adresse dargestellt.
    Durch einen Doppelklick in dieses Feld öffnet sich ein Adressdialog über welchen die Empfängeradresse korrigiert werden kann. Wurde während der Erfassung kein Bezirk gefunden, so wird dieser Dialog automatisch geöffnet.
    Weitere Infos zu diesem Dialog...

  • Format
    Erkanntes Format bzw. im manuellen Modus kann ein Format C4-C6 ausgewählt werden

  • Fixieren
    Setzt das Format auf einen manuell ausgewählten Wert fest. Dies wird mit einem rot hinterlegten Feld zusätzlich visualisiert.

  • Gewicht
    Gemessenes Gewicht bzw. im manuellen Modus kann das Gewicht (in Gramm) angegeben werden.

  • Fixieren
    Setzt das Gewicht auf einen manuell ausgewählten Wert fest. Dies wird mit einem rot hinterlegten Feld zusätzlich visualisiert.

  • Bezirk
    Bezirksname des gefundenen Bezirkes.

  • Artikel
    Artikelbezeichnung

  • Sortierinfo
    Hier werden die Sortierinformationen des Bezirkes angezeigt.
    Sind diese fix zugewiesen (F6) erscheinen diese in rot. Per Strg + F6 kann diese Zuweisung wieder aufgehoben werden.

  • Zustellinfo
    Hier werden allfällige Zustellinformationen angezeigt, die in der Gebiets- oder Bezirksverwaltung erfasst wurden.

  • Kamera Einstellung
    Unter Einstellungen, Produktion, Kamera können verschiedene Einstellungsprofile für die Kameras angelegt werden.
    Diese können hier ausgewählt werden.

  • Fixieren
    Das ausgewählte Einstellungs-Profil kann über diese Checkbox fixiert werden.

  • Button [Foto]
    Zusätzlich zu den Adress- und Formatfotos können weitere Fotos zu einer Sendung erstellt werden.

  • Foto nach jeder Sendung
    Wird diese Checkbox angewählt, so öffnet sich nach jeder erfolgreich erfassten Sendung das Foto-Fenster mit bereits vorselektiertem SendungsUPOC. Es kann zusätzlich zu den bereits gespeicherten Fotos ein weiteres Foto mit z.B. dem aufgeklebtem Sendungslabel erstellt werden (Siehe 2.7 Bilderfassung (Zusatzfoto)).

  • Button [Speichern/Start]
    Automatischer Modus: sobald CodX PostOffice bereit ist, eine Sendung zu erfassen, ändert diese Schaltfläche auf [START] um die Erfassung zu starten. Während der automatisierten Erfassung, ist diese Schaltfläche deaktiviert.
    Befindet man sich im manuellen Modus, löst dieser Button das Drucken des Labels aus und speichert die Sendung.
    Sind alle relevanten Eingabefelder in der Eingabemaske korrekt ausgefüllt, bewirkt das Drücken der Enter-Taste beim letzten Eingabefeld (normalerweise Name/Vorname des Empfängers) den Sprung des Cursors auf diesen Button und aktiviert diesen. Ein weiteres Drücken der Enter-Taste löst das Drucken des Labels aus.

  • Button [Anzeige zurücksetzen] (Papierkorb)
    Die Anzeige und die Sendung werden zurückgesetzt. Die Erfassung wird mit einer neuen Sendung weitergeführt.
    Kann auch mit der Taste [ESC] aufgerufen werden.

  • Button [Letztes Label nochmals drucken]
    Von der letzten erfassten Sendung wird das Sendungslabel nochmals gedruckt.

  • Menü Zusatzdruck
    Siehe separate Beschreibung...

 

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Funktionstasten

Hotkey Funktion Erklärung
Alt + Buchstabe Fokussteuerung Mit dieser Tastenkombination können Sie den Focus direkt in das entsprechende Feld setzen, um die dort stehenden Angaben zu korrigieren.
Die Buchstabenkombinationen sind individuell einstellbar.
Alt + L Fokussteuerung: Land Setzt den Cursor in das entsprechende Eingabefeld
Alt ° P Fokussteuerung: PLZ Setzt den Cursor in das entsprechende Eingabefeld
Alt + O Fokussteuerung: Ort Setzt den Cursor in das entsprechende Eingabefeld
Alt + T Fokussteuerung: Ortsteil Setzt den Cursor in das entsprechende Eingabefeld
Alt + S Fokussteuerung: Strasse Setzt den Cursor in das entsprechende Eingabefeld
Alt + H Fokussteuerung: Hausnummer Setzt den Cursor in das entsprechende Eingabefeld

F1 oder
Enter
Startet die automatische
Datenerfassung

Schaltet automatische Erfassung durch OCR und Waage ein.

  • Befindet sich die OS-AZD im manuellen Modus, so wird dieser mit F1 wieder verlassen und die OCR- sowie Format- und Gewichtserkennung werden durchgeführt.
  • Achtung: Die OCR Erkennung wird beim Drücken von F1 NICHT durchgeführt, wenn zuvor die Adresse manuell oder infolge von Redress geändert wurde. Es wird nur noch die Format- und Gewichtserkennung durchgeführt!
F2 Manuelle Eingabe der Daten Schaltet die automatische Datenerfassung bis zum Speichern der Sendung aus
F3 Strassensuche Öffnet einen Dialog zur Suche der entsprechenden Strassen-, PLZ- und Ort-Kombinationen.
F4 UPOC-Eingabe

Der UPOC-Eingabedialog wird geöffnet.
Je nach UPOC-Typ werden die dazugehören Daten aufgerufen oder angezeigt.

Folgende UPOC-Typen können eingegeben oder eingescannt werden:

  • Kunden-UPOC
  • Sendungs-UPOC
  • Bündel-UPOC
  • Box-UPOC
  • Leistungs-UPOC
F5 Speichern einer Sendung
ohne Adresse
Eine Adresse wird durch OCR nicht erkannt. Diese Funktion bietet die Möglichkeit, die Sendung trotzdem für die spätere Aufbereitung zu erfassen. So sind z.B. Absender, Format und Gewicht schon mal festgehalten und die Sendung bekommt einen UPOC zugewiesen, über den zu einem späteren Zeitpunkt eine manuelle Nachbearbeitung gemacht werden kann.
F6 Bezirk manuell zuweisen Öffnet den Dialog Bezirksauswahl.
Hier kann ein Bezirk fixiert werden (die Aufhebung ist direkt über Strg + F6 möglich).
F7 Nachsende- / Korrekturadresse Sucht in der Datenbank nach einer bekannten Nachsende- oder Korrekturadresse.
F8 Adresslabel drucken
  • Manueller Modus
    Druckt ein Etikett mit der aktuellen Adresse
  • Erfassungsmodus
    Druckt ein Etikett mit der Adresse der zuletzt gespeicherten Sendung
F9 Absender auswählen Der Kunde/Kostenstelle-Auswahldialog wird geöffnet.
F12 AutoTrigger ein/aus Aktiviert bzw. deaktiviert den AutoTrigger (für OCR-Modus).
Fxx Leistungswechsel Wechselt auf eine voreingestellte Leistung (für die Konfiguration wenden Sie sich bitte an unseren Support)
Fyy Bezirkswechsel Wechselt auf eine voreingestellten Bezirk (für die Konfiguration wenden Sie sich bitte an unseren Support)

Strg + Enter Speichern der Sendung Die Sendung wird gespeichert (egal wo der Cursor aktuell steht), ohne dass mit der Tabulator-Taste alle Felder durchgeklickt werden müssen.
Strg + F2 Fokussteuerung: Leistung Setzt den Cursor in das entsprechende Eingabefeld
Strg + F3 Fokussteuerung: Format Setzt den Cursor in das entsprechende Eingabefeld
Strg + F4 Fokussteuerung: Gewicht Setzt den Cursor in das entsprechende Eingabefeld
Strg + F6 Bezirksfixierung aufheben Die Bezirksfixierung wird aufgehoben.

Enter oder
Tab
Fokussteuerung Setzt den Cursor in einer bestimmten Reihenfolge ein Feld weiter
Esc Anzeige zurück setzen Die Anzeige und die Sendung werden zurück gesetzt. Die Erfassung wird mit einer neuen Sendung weitergeführt.
Num + Druck Adresslabel Druckt das Adresslabel
Num - Aktuelle Ansicht zurück setzen Setzt die gesamte Anzeige zurück. Dabei werden auch ausgewählte Kunden, Leistungen usw. zurück gesetzt.

 

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Siehe auch



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