FA/KV - Auftragsdaten

Allgemein

Aus dem Modul Fakturierung wie auch aus der Kundenverwaltung können die Auftragsdaten bearbeiten und erfasst werden. Der Unterschied liegt lediglich darin, dass in der Kundenverwaltung die Aufträge bereits nach Kunde/Kostenstelle gefiltert sind.

Suche

Sie haben die Möglichkeit nach einer Auftrags-Nummer zu suchen.

Filter

Die Auftragsliste kann nach Datum sowie Status gefiltert werden, um optimale Suchresultate zu erhalten.

Liste

In der Liste werden die Aufträge aufgeführt. Die Spalte Auftrags-Nr enthält jeweils ein Symbol.
Die Symbole haben folgende Bedeutung:

  • Grün mit weissem Häckchen

Der Auftrag wurde noch nicht verrechnet und kann bearbeitet werden.

  • Weiss mit blauem Euro-Zeichen

Der Auftrag ist bereits verrechnet.

  • Rot mit weissem X

Der Auftrag enthält Zuweisungsfehler.

  • Rot mit weissem X und gelbem L

Der Auftrag enthält Zuweisungsfehler (Ursache Leistungssperre)

  • Rot und innen weiss mit rotem Querstrich

Der Auftrag ist gesperrt

  • Zwei Köpfe

Ein anderer Benutzer bearbeitet diesen Auftrag.

  • Kalender

Der Auftrag muss noch geplant werden (für unadressierte Aufträge)

Funktionen

Für die Auftragsbearbeitung stehen folgend Funktionen zur Verfügung:

Hinzufügen, Bearbeiten, Löschen, Drucken, Kopieren, Fakturieren, Kunde/Kostenstelle ändern, Neu Berechnen, Nachrechnen ZAA, Sperrung aufheben und User Log.

Werden mehr als ein Auftrag ausgewählt, können noch die Funktionen Löschen, Fakturieren, Neu Berechnen, Nachrechnen ZAA und Sperrung aufheben ausgeführt werden.

Kopieren

Es erscheint ein Dialog wo man das Auftragsdatum und den Kunden/Kostenstelle der Kopie wählen kann. Wählt man einen Kunden mit Kostenstellen an, muss zwingend eine Kostenstelle auswählen.
Auftragspositionen die Sendungen hinterlegt haben werden auch kopiert, aber ohne Sendungen.

Fakturieren

Mit Fakturieren erstellt man aus dem Auftrag eine Rechnung. Der Rechnung-Server erledigt das zeitverzögert, abhängig wie er ausgelastet ist. Um diese Funktion auszuführen braucht es spezielle Benutzerrechte
Man kann auch mehrere Aufträge miteinander Fakturieren. Dabei unterscheidet man zwischen:

  • Pro Auftrag eine Rechnung

  • Mehrere Aufträge in eine Rechnung zusammenführen (aber jeweils pro Kunde)

Diese Unterscheidung trifft man jeweils nach betätigten von Fakturieren. Will man nicht jedes Mal diese Entscheidung treffen, so wählt man Diese Meldung nicht mehr anzeigen und die getroffene Auswahl wird bei jeder weiteren Fakturierung angewendet.
Damit dieser Dialog wieder erscheint, muss während dem betätigen von Fakturieren die Strg-Taste gedrückt sein.

Kunde/Kostenstelle ändern

Damit wird ein kompletter Auftrag auf einen anderen Kunden oder eine andere Kostenstelle umgebucht. Sofern der Auftrag oder ein Teil des Auftrages automatisch auf Basis der erfassten Sendungen angelegt wurde, werden die dem Auftrag zugehörenden Sendungen ebenfalls auf den neuen Kunden bzw. der neuen Kostenstelle zugeordnet.
Einen anderen Kunden/Kostenstelle wählen sie mit Suchen von Kunden und Kostenstelle.

Erweitert

Mit dieser Funktion haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Die markierten Aufträge neu zu berechnen

  • Den zyklischen Artikel Auftrag (ZAA) nachzurechnen

  • Die Sperrung zu entfernen. (Wenn der Auftrag von einem andere Benutzer geöffnet ist)

Achtung: Wenn Änderungen am Tarifmodell vorgenommen werden, dann werden diese nicht sofort aktualisiert. Standardmässig wird das Tarifmodell alle 5 Minuten neu geladen.

Die Funktion „Erweitert“ kann SEC geschützt werden, so dass nur gewünschte Personen Zugriff darauf haben.

User Log

Die Auftragsänderungen werden in einem Log protokolliert. Damit können diese Einträge betrachtet werden.



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