Exporter/importer des entrées d'agenda

Les données suivantes de l'agenda sont exportées ou importées :

Nom (Sujet, Summary), Remarque (Description, Description), Objet,Adresse et Lieu (Place, Location), Date, Heure, Durée, Toute la journée (Commence, Finit, Toute la journée).

Le champ Organisateur est également transmis. Outlook a besoin de ce champ, sinon les événements déjà importés ne peuvent pas être mis à jour dans Outlook. La valeur peut être définie dans les options (-1070 (Agenda) iCalendarOrganizer]). Il doit s'agir d'une adresse e-mail ou d'un nom AD sous la forme CN=modèle.
D'autres applications de calendrier, comme par exemple le calendrier dans Mac OS X, n'en ont pas besoin.

Exporter

Lors de l'exportation, on distingue deux variantes. Une exportation qui sert d'importation initiale dans le système tiers(Outlook, calendrier Mac, ...) et une exportation qui ne contient plus que les entrées de l'agenda qui ont déjà été exportées une fois (avec la première variante) et qui ont été modifiées entre-temps.

Dans la première étape Configurer l'exportation des données de l'agenda, vous pouvez les configurer avec la sélection supérieure. Si vous avez sélectionné la première option Exporter toutes les entrées d'agenda comme importation initiale, vous pouvez sélectionner les entrées d'agenda souhaitées dans l'étape suivante Sélectionner les entrées d'agenda.

Dans la deuxième option, vous pouvez choisir de créer un seul fichier d'exportation ou un fichier d'exportation par personne. Si vous avez choisi l'option Créer un fichier d'exportation par personne attribuée, le nom du fichier d'exportation de l'agenda sélectionné sera automatiquement complété par le nom de la personne. Dans la dernière étape, vous pouvez sélectionner les personnes souhaitées.

Si vous avez sélectionné l'option Exporter uniquement les entrées d'agenda déjà exportées et modifiées par la suite, le système contrôle automatiquement s'il existe des entrées d'agenda pour l'exportation. La sélection manuelle des entrées d'agenda n'est donc pas affichée dans ce cas.
Ces conditions doivent être remplies pour qu'une entrée d'agenda soit prise en compte : L'entrée d'agenda doit déjà avoir été exportée avec la première option ou elle a été importée d'un système externe, les données pertinentes ont été modifiées depuis la dernière exportation, l'entrée correspond aux paramètres du filtre Agenda.

Les applications d'agenda (Outlook, Mac Calendar,...) ne peuvent généralement lire les modifications que séparément. C'est pourquoi, lors de l'exportation d'entrées d'agenda modifiées, un fichier individuel est créé pour chaque entrée d'agenda. Le nom du fichier d'exportation d'agenda choisi est alors automatiquement complété par un numéro unique.
En activant les options (-1070 (Agenda) iCalendarAllInOneFile]), ceci peut être supprimé, de sorte qu'un seul fichier iCalendarsoit créé.

Lors de la sélection du fichier d'exportation de l'agenda, veillez à ce que le nom soit automatiquement étendu en fonction des options. Définissez donc uniquement la première partie commune du nom de fichier.

Importer

Sélectionnez le fichier iCalendar (*.ics) souhaité. Toutes les activités (événements) dans le fichier iCalendar sont importées. Si l'entrée existe déjà dans le module Agenda, les champs sont mis à jour si l'entrée à importer est plus récente.

Remarque: Chaque entrée du calendrier possède un identifiant unique qui permet d'identifier les entrées entre les systèmes.

Applications de calendrier

Microsoft Outlook

L'importation initiale se fait via l'onglet Fichier, sélection Ouvrir, Importer, Importer iCalendar (ICS). Vous devez importer le fichier dans votre calendrier existant. La reprise des modifications se fait exclusivement par un double-clic sur les fichiers iCalendar. Les entrées du calendrier peuvent être modifiées.

Pour exporter des entrées de calendrier, allez dans la vue Calendrier d'Outlook, sélectionnez l'onglet Fichier et choisissez Enregistrer le calendrier. Sous Autres options... vous pouvez choisir les entrées et les champs que vous souhaitez exporter.

Calendrier Mac

Le fichier initial iCalender peut être importé via le menu ou par double-clic. La mise à jour d'entrées déjà existantes ne fonctionne qu'avec des fichiers individuels (menu Éditer / Importer ou double-clic). Les entrées du calendrier sont bloquées pour l'édition.