Gestion des documents

Avec la gestion des documents (point d'entrée : bornier généralement affiché en haut à droite), vous êtes en mesure d'attribuer n'importe quel fichier à un enregistrement. Cette fonction est disponible dans pratiquement tous les modules.
Important : les fichiers sont enregistrés dans la base de données.
L'icône du bornier permet de voir si aucun, un ou plusieurs documents sont attribués à l'enregistrement actuel. En cliquant sur l'icône du bornier, cette boîte de dialogue Gestion des documents s'ouvre. Cette boîte de dialogue est identique dans tous les modules. Par défaut, seuls les documents associés à l'enregistrement actuel sont affichés.

Filtre

En modifiant les 3 premiers paramètres du filtre, vous pouvez élargir de plus en plus le nombre de documents affichés.

Afficher uniquement les documents non attribués signifie que les documents encore présents dans la base de données et qui ne sont plus attribués à un enregistrement sont affichés. Si vous supprimez par exemple une activité, les documents associés à cette activité ne sont pas automatiquement supprimés. Ils restent enregistrés.

Les deux possibilités de filtrage suivantes sont appliquées en plus des 4 premières sélections.

Champs de liste

Dans les colonnes Module et Ensemble de données, vous voyez l'attribution du document à l'ensemble de données. Les colonnes Type, Module, Ensemble de données et Mandant sont informatives et ne peuvent pas être modifiées.
Les colonnes Désignation et Remarque peuvent être modifiées librement pour chaque document.
Si la case Public est cochée, le document sera également exporté en cas de fonction d'exportation. Ainsi, vous pouvez par exemple mettre à disposition du canton les documents qui sont attribués à une activité lors de l'exportation du mandant. Pour les modules qui ne sont pas exportés, le champ Public n'est pas accessible.
Les colonnes Taille, Nom d'origine, Modifié le et En cours de traitement affichent des champs informatifs sur le document qui ne peuvent pas être modifiés.

Si un document est associé à plusieurs enregistrements, il est affiché enbleu clair.

Module Menu, fonctions générales

Si un document est attribué à plusieurs enregistrements, vous pouvez utiliser le module Menu / Afficher toutes les attributions... pour afficher une liste de tous les enregistrements associés à ce document.

Avec le temps, des documents s'accumulent dans la base de données, qui ne sont plus attribués à des enregistrements et qui ne sont donc généralement plus utilisés. Avec la fonction Menu module / Supprimer tous les documents non attribués... permet de supprimer irrémédiablement tous ces documents.
Une fenêtre s'affiche avec tous les documents non attribués.
Sélectionnez les documents à supprimer. Avant la suppression, il vous sera demandé si vous souhaitez d'abord exporter les documents pour les sauvegarder.
Remarque : les droits d'administration doivent être disponibles pour que cette fonction puisse être exécutée.

Ajouter des documents aux enregistrements...

Vous pouvez ajouter un document à l'aide de la fonction glisser-déposer sur l'icône du bornier, par exemple à partir de l'Explorateur de fichiers de Windows. Remarque Le glisser-déposer ne fonctionne pas avec la solutionWinFAP Web!

En cliquant sur le bouton Ajouter / Ajouter un nouveau document , la boîte de dialogue de sélection des fichiers s'ouvre et vous pouvez rechercher et ajouter un nouveau document.

Si vous avez sélectionné un document d'un autre enregistrement dans la liste, vous pouvez en faire une copie avec Ajouter / Copier un document existant, il sera attribué à l'enregistrement actuel. Important: le document est maintenant présent deux fois dans la base de données !

Si vous souhaitez attribuer le même document à plusieurs enregistrements, sélectionnez ces derniers et choisissez Ajouter / Faire référence à un document existant. Le document n'existe ainsi qu'une seule fois dans la base de données, mais il peut être directement consulté/modifié par les deux enregistrements.

Remarque: Toutes les fonctions sous Ajouter attribuent toujours le document à l'enregistrement actuel, c'est-à-dire celui qui est indiqué dans la ligne de titre !

Supprimer des documents...

Avec Supprimer, vous pouvez supprimer un document ou seulement l'affectation à l'enregistrement actuel. Dans le dialogue suivant, vous pouvez choisir si le document ou seulement l'attribution doit être supprimé. Par défaut, seule l'attribution est toujours supprimée, sauf pour les documents qui ne sont plus attribués.

Remarque: les documents importés, donc non propres, comme par exemple les descriptifs de cours des formations cantonales, ne peuvent pas être supprimés.

Fonctions spécifiques aux documents

Avec Ouvrir... vous permet d'ouvrir et d'afficher le document enregistré.
Avec Imprimer, vous pouvez sortir le document enregistré directement avec l'imprimante standard.
Remarque: en double-cliquant sur la ligne, le document s'ouvre automatiquement(Ouvrir).
Le comportement de ces deux fonctions dépend du type de fichier enregistré. Toutes les fonctions ne sont pas toujours disponibles pour tous les types. En principe, le gestionnaire de documents se comporte de la même manière que lorsque vous ouvrez un même fichier via Windows/Explorer.

Avec Envoyer par e-mail. .. vous permet d'envoyer directement par e-mail un document enregistré dans la base de données.

Avec Exporter en tant que... vous êtes invité à choisir un répertoire de destination et un nom de fichier. Le document sera alors écrit dans ce fichier. Le document reste cependant inchangé dans la base de données.

Avec Réécrire dans la base de données... vous pouvez écraser le document enregistré dans la base de données avec un autre fichier ou un fichier modifié.
Remarque : vous devez toujours faire cela si vous avez délibérément modifié un fichier ouvert.