eRechnung Einstellungen

Allgemein

Um eRechnungen zu erstellen braucht es mindestens zwei Lizenzen, eine Allgemeine und eine Zusätzliche für das entsprechende Format. Die Lizenz ist für eine unbegrenzte Zahl von Kunden verwendbar. (#eRechnung)

CodX PostOffice Faktura eRechnung (allgemein)

CodX PostOffice Faktura eRechnung XRechnung EN 16931

CodX PostOffice Faktura eRechnung ZUGFeRD / Facture-x

CodX PostOffice Faktura eRechnung OpenTrans

eRechnungen ZUGFeRD

WICHTIG: Für diese eRechnungen muss das Rechnungslayout des Kunden auf DevEx portiert werden.

Einstellungen

Damit eREchnung korrket erzeugt und übermittelt werden können, müssen einige  Einstellungen gemacht werden. Nachfolgend sind alle zwingenden Einstellungen aufgeführt.

WICHTIG: Die eRechnung wird automatisch erzeugt, nachdem eine Rechnung abgeschlossen wurde.

Ob eine eRechnung erstellt wurde, können Sie kontrolliern, indem Sie die Rechnung öffnen und den Inhalt des Registers eRechnung anschauen oder im Register Infos nach den Werten für eRechnung nachsehen.

Klappt es nicht mit der Erstellung der eRechnung, Schauen Sie sich die Userlog-Einträge unter der Fakturierung Register eRechnung mal an.

Abweichende Einstellungen aufgrund des gewählten eRechnung Formats

KV - Rechnungsdefinitionen

Bei den betroffenen Kunden die Rechnungsart auf eRechnung automatisch erstellen und Versenden setzen.

Eine Debitoren-Nummer erfassen, sofern sie zur Identifikation ausgewählt wurde (in KV - eRechnung)

KV - eRechnung

Ein Format und die Version für die eRechnung auswählen.

Eine Leitweg-ID erfassen. Diese erhalten sie von ihrem Kunden. (mögliche Leitweg-ID: 04011000-1234512345-06)

Die Identifikation bestimmt, welche eindeutige Nummer des Kunden verwendet wird. Stellen Sie sicher, dass diese auch vorhanden ist.
Zur Auswahl stehen: (Diese Werte werden in die Rechnung kopiert)
- Kunden Lieferanten Nummer (aus der Rechnungsadresse)
- Kunden Nummer (Stammdaten)
- Kunden Ext. Nummer (Stammdaten)
- Kunden Debitoren Nummer (Rechnungsdefinitionen)

Eine Übermittlungsart wählen.
Die nötigen Parameter für die gewählte Übermittlungsart erfassen:

E-Mail

Für EMail braucht es folgende Angaben:
Empfänger E-Mail (mehrere möglich)
Betreff (Dieser kann auch unter den Einstellungen des entsprechenden FA-Rechnungsmandanten definiert sein.)
Text (Dieser kann auch unter den Einstellungen des entsprechenden FA-Rechnungsmandanten definiert sein.)

Export

Für den Export braucht es folgende Angaben:
UNC Pfad und Dateiname

(Diese können auch unter den Einstellungen des entsprechenden FA-Rechnungsmandanten definiert sein.)

KV - Stammdaten

Sofern die Kundenadresse als Rechnungsadresse verwendet wird, muss die Kundenadresse korrekt erfasst sein. Ansonsten gilt das für die Rechnungsadresse. Die Rechnungsadresse wird auf die Rechnung kopiert und muss bei Problemen auch auf der Rechnung korrigiert werden. WICHTIG: Name, PLZ, Ort und Land sind zwingend nötig für XRechnungen. (BT-53/50/52/55)

Die Kunden-Nummer sofern sie zur Identifikation ausgewählt wurde (in KV - eRechnung)

Die Ext. Kunden-Nummer sofern sie zur Identifikation ausgewählt wurde (in KV - eRechnung)

Die Lieferanten-Nummer sofern sie zur Identifikation ausgewählt wurde (in KV - eRechnung) und die Kundenadresse die Rechnungsadresse ist.

ACHTUNG: Die obigen Werte werden zu jeder Rechnung gespeichert. Kann keine eRechnung erstellt werden müssen die Werte auf der Rechnung korrigiert werden.

Die Bestellnummer kann für den Kunden in den Einstellungen definiert werden: Custfield 200: Bestellnummer

KV - Adressen

Sofern sie in den Einstellungen des Kunden für eRechnung für 120: Ansprechspartner des Kunden für eRechnungen berücksichtigen  das Häckchen gesetzt haben, müssen sie unter Adressen einen Ansprechspartner erfasst haben. Aber nur einen!! . WICHTIG: In die eRechnung werden die Parameter Name 3, Telefon 3 und E-Mail übernommen. (BT-56,BT-57,BT-58)
Diese CF-Einstellung in den eRechnungsdefinitionen kann in den CF- Einstellung auf jeder einzelnen Rechnung gezielt verändert werden. Diese Einstellung gelten dann für die eRechnungserstellung dieser Rechnung.

Rechnungsadresse: Sofern der Kunde eine eigene Rechnungsadresse hat, muss diese Adressse korrekt erfasst sein. WICHTIG: Name, PLZ, Ort und Land sind zwingend nötig für XRechnungen. (BT-53/50/52/55)

Die Lieferanten-Nummer sofern sie zur Identifikation ausgewählt wurde (in KV - eRechnung) und der Kunde eine eigene Rechnungsadresse hat.

Lieferadresse: Ist eine Lieferadresse erfasst, wird diese in die eRechnung übernommen. Die Adressse muss korrekt erfasst sein. Die Adresswerte weden in die Felder (BT-70/78/75/77/80) übernommen.

KV - Kundenbetreuer

Dem Kunden einen Mitarbeiter als Kundenbetreuer zuweisen. Beachten Sie, dass der Kundenbetreuertyp mit dem in den FA-Rechnungsmandanten gemachten Einstellungen (Allgemein)übereinstimmen muss.

Gibt es einen allgemeinen Kundenbetreuer, wird der beim FA-Rechnungsmandanten zugewiesen. Somit muss hier keiner zugewiesen werden.

WICHTIG: Erforderlich ist der Name, die Telefon Nr. (Geschäft oder Mobile) sowie die E-Mail des entsprechenden Mitarbeiters.

Ergänzung für Telefon Nr. Für Xrechung ab V2.2.0 braucht es mindestens 3 Ziffern.

Einstellung FA-Rechnungsmandant

Allgemein

Für eine eRechnung braucht es  Angaben zum Kundenbetreuer. Sie können einen Kundenbetreuertyp definieren und in der Kundenvewaltung dem Kunden einen Mitarbaiter mit diesem Kundenbetreuertyp zuweisen. Sie können aber auch direkt einen Mitarbeiter als allgemeinen Kundenbetreuer zuweisen. (Der Kudnenbetreuer, der in der KV mit dem entsprechenden Typ zugewiesen wurde, hat Vorrang)
WICHTIG: Erforderlich ist der Name, die Telefon Nr. (Geschäft oder Mobile) sowie die E-Mail des entsprechenden Mitarbeiters.

Die Rechnungsteller Adresse muss korrekt erfasst sein. WICHTIG: Name, PLZ, Ort und Land sind zwingend nötig für XRechnungen. (BT-38/35/37/40)

eRechnung

Korrekten Währungscode für eRechnungen (ISO 4217 Alpha-3). zB CHF oder EUR (BT-5)

eRechnung eMail

E-Mail Server Einstellungen: Erfassen Sie die Werte 200...271

Absender E-Mail (Nur eine Mailadresse)

Betreff (sofern in der Kundenverwaltung Register 'e-Rechnung' keiner definiert ist , wird dieser übernommen.)
Text (sofern in der Kundenverwaltung Register 'e-Rechnung' keiner definiert ist , wird dieser übernommen.)

eRechnung Export

Für den Export braucht es folgende Angaben:
UNC Pfad und Dateiname

(sofern in der Kundenverwaltung Register 'e-Rechnung' kein UNC Pfad oder Dateiname definiert ist , werden diese übernommen.)

Einstellungen Allgemein Reportkonfiguration

Es muss mindestens eine IBAN einer Bankverbindung erfasst werden.

Die Umsatzsteuer-Nr. muss erfasst werden. Die Umsatzsteuer-Nr besteht meist aus dem Ländercode, gefolgt von einer Abfolge von Ziffern. In manchen Ländern kommen noch zusätzlich Buchstaben in der Nummer vor. In Deutschland besteht die UST ID aus dem Ländercode DE und 9 Ziffern. (BT-31)

 Für einen Mehrwertsteuer befreiten Kunden müssen folgende Einstellunen vorhanden sein:
Handelsregister 2   (BT-30)
MWSt-Nummer      (BT-32)

Einstellungen Tarifmodell MWSt

Für jede MWSt müssen UNTDID 5305 Code & UNTDID 5305 Code MWSt-Befreit definiert werden.

Gültige Wert sind dort in der Online Help beschrieben.

Für UNTDID 5305 Code E muss noch ein Grund der MWSt Befreiung erfasst werden.

Einstellungen Fakturierung FAConfig (Einheiten)

Für jede Einheit muss ein gültiger UNECE Code erfasst sein.

Mit der Einführung von eRechnungen wurde auch eine zentrale Verwaltung von Einheiten eingeführt. Dabei wurden alle vorhandenen Einheiten übernommen. Diese können nun unter Einstellungen / Verwaltung / Fakturierung / FA Config bearbeitet werden. Die Spalte Bemerkung zeigt, woher die Einheit übernommen wurde. (Artikel, Auftragposition, Rechnungposition).

Es ist wichtig, dass zumindest für alle Einheiten von Artikeln ein UNECE Code erfasst wird.

Einheiten die nicht mehr verwendet weden, können auch gelöscht werden. (Respektiv umgebucht werden).

Einstellungen Rechnungslauf

Beim Rechnungslauf wird definiert, ob abgeschlossene Rechnungen für Kunden mit eRechnungen, direkt zugestellt werden.

Job 0002:0005 Rechnungsserver: Job zum Übermitteln der eRechnungen

Dass eRechnungen übermittelt werden muss der Job aktiviert und ein Zeitplan definiert sein.

Standard Einstellungen eRechnung

Fakturierung Einstellungen (Custfield 2014)

Folgende Einstellungen gelten für die eRechnung: siehe: (Siehe Einstellungen für FA - Rechnung-Gruppierungs Definition unter Besonderheiten für eRechnung)

70: Anzahl Nachkommastellen für eRechnungen  (standard 2)

Folgende Felder sind davon betroffen: BT-106, BT-109, BT-110, BT-112, BT-115, BT-116, BT-117, BT-119, BT-131, BT-152,

Optionale Einstellungen

Kunden eRechnungs Einstellungen (Custfield 2744) & Rechnung eRechnungs Einstellung (Custfield 2745)

Folgende Einstellungen gelten für die eRechnung: siehe: (Siehe Einstellungen für Kunde eRechnung)

Die CF-Einstellung in den eRechnungsdefinitionen kann in den CF- Einstellung auf jeder einzelnen Rechnung gezielt verändert werden. Diese Einstellung gelten dann für die eRechnungserstellung dieser Rechnung.

100: Projektnummer (BT-11)

101: Vertragsnummer (BT12)

102: Bestellnummer (BT-13)

103: Verkaufsauftragsnummer (BT-14)

104: Dokumentenkennung (BT-17)

105: Dokumentenkennung Typ (BT-17-0)

106: Dokumentenkennung Schema(BT-17-1)

107: Dokumentenkennung (BT-18)

108: Dokumentenkennung Typ (BT-18-0)

109: Dokumentenkennung Schema(BT-18-1)

120: Ansprechspartner des Kunden für eRechnungen berücksichtigen (BT-56, BT-57,BT-58)

Andere Einstellungen

Die Wert Lieferanten-Nr, Global ID und Global ID Type von der Rechnungsadresse werden, sofern vorhanden, als Kennung des Verkäufers in die eRechnung übernommen. (BT-29 / BT29-0 / BT-29-1)

Die Lieferadresse wird in die eRechnung übernommen. (BT-70 / BT-78/ BT-75 / BT-77 / BT-80)