SEC - eFacture

Pour que les factures électroniques puissent être créées, le type de facture doit être défini sur eFacture dans les définitions de facture.
En plus de cela, il faut bien sûr encore quelques autres paramètres.(#eFacture)

Les réglages ici sont destinés à l'établissement et à la transmission de l'eFacture par client. Lors de l'enregistrement, le système vérifie si tous les réglages nécessaires ont été effectués. (Voir Paramètres eFacture)

En fonction du format que vous choisissez, un fichier correspondant est créé pour l'eFacture.
Avec XFacture, le destinataire reçoit un XML.
Avec ZUGFeRD, le destinataire reçoit un PDF dans lequel le XML est intégré en tant qu'annexe.

Les pièces jointes (PDF de facture ou PDF de détail de facture) sont intégrées dans le fichier XML en tant que pièces jointes.

A la fin de la création de l'eFacture, une validation a lieu. L'eFacture est cependant créée dans tous les cas. Le résultat de la validation se trouve dans les détails de la facture sous l'onglet Infos & eFacture. Si la validation est erronée, des entrées UserLog sont écrites sur la facture, le cycle de facturation, le job de transmission de l'eFacture ainsi que dans le syslog.

Création de

• Format
  Vous choisissez ici un format pour l'eFacture. Les formats suivants sont disponibles :
  - XFacture / EN16931 (CII)
  - ZUGFeRD / EN 16931 (COMFORT)
  Pour chaque format utilisé, une licence supplémentaire est nécessaire dans CodX PostOffice. Cette licence est utilisable pour un nombre illimité de clients.
  Une version doit être sélectionnée pour le format.
  Pour XFacturation, il existe les versions suivantes :
  V1.2.2 (à partir de janvier 2020 / à partir de la version PO 2020.04.00)
  V2.0.0 / V2.0.1 (à partir de juillet 2021 / à partir de la version PO 2020.04.07)
  V2.1.1 (à partir de février 2022 / à partir de la version PO 2022.04.00)
  V2.2.0 (à partir d'août 2022 / à partir de la version PO 2022.04.00)
  Pour ZUGFeRD, il existe les versions suivantes :
  V2.1 (à partir d'avril 2020 / à partir de la version PO 2020.04.00)
  V2.2 (à partir d'août 2022 / à partir de la POVersion 2023.03.00)

• ID d'acheminement
  L'ID d'acheminement est repris dans l'eFacture.
  Vous recevez l'ID d'acheminement de votre client.
  Il est obligatoire pour créer une eFacture.

• Identification
  Vous pouvez définir quel numéro doit être utilisé comme identification dans l'eFacture. Assurez-vous que le numéro choisi a une valeur.
  Vous avez le choix entre :
  - Numéro de client fournisseur (de l'adresse de facturation)
  - Numéro de client (données de base)
  - Numéro externe du client (données de base)
  - Numéro de client (définition de la facture)

• Pièces jointes dans les XFactures
  Dans les paramètres du mandat de facture FA, onglet eFacture, il existe des paramètres généraux. Les paramètres sur le client ont toutefois la priorité.
  Ici, ils définissent pour chaque client quels PDF sont intégrés dans le fichier XML.

• ZUGFeRD Facture PDF contient la facture détaillée
  Dans les paramètres du mandat de facturation FA, onglet eFacture, il y a le paramètre général. Les paramètres du client ont toutefois la priorité.
  Ici, vous pouvez définir pour chaque client si le PDF de facture doit contenir la facture détaillée.

• Déposer une facture d'annulation sous forme d'avoir
  Dans les paramètres du mandat de facture FA, onglet eFacture, il existe des paramètres généraux. Les paramètres du client ont toutefois la priorité.
  Ici, vous définissez pour chaque client comment une facture d'annulation doit être remise.
  
  

Transmission

Vous choisissez un mode de transmission. Les modes de transmission suivants sont disponibles :

- Courrier électronique

- Exportation

Transmission par e-mail

Pour le mode de transmission par e-mail, faites le réglage suivant :

• E-mail du destinataire
  Vous saisissez ici les adresses e-mail du destinataire de la facture. Plusieurs adresses e-mail peuvent être séparées par un point-virgule ( ;) ou une virgule (,) ou un espace ( ).

• Cc
  Vous saisissez ici les adresses e-mail qui doivent être mentionnées comme CC. Plusieurs adresses e-mail peuvent être séparées par un point-virgule ( ;), une virgule (,) ou un espace ( ).

• Bcc
  Vous saisissez ici les adresses e-mail qui seront listées comme Bcc. Plusieurs adresses e-mail peuvent être séparées par un point-virgule ( ;), une virgule (,) ou un espace ( ).

• Objet
  Ligne d'objet du courriel. Si aucune ligne d'objet n'est indiquée, l'objet est utilisé conformément au mandant de facture FA. Il est alors affiché < Standard - Sujet >.
  La ligne d'objet peut contenir des variables. (Voir Variables d'e-mail)
  Vous saisissez l'objet dans la boîte de dialogue Modèle d'e-mail eFacture, où vous pouvez sélectionner des variables. Pour ce faire, cliquez sur le bouton à droite du champ Objet.
  

• Texte
  Fragment HTML du texte de l'e-mail. Si aucun texte d'e-mail n'est indiqué, le texte d'e-mail est utilisé conformément au mandant de facture FA. < Texte standard > est alors affiché.
  Le texte de l'e-mail peut contenir des variables (voir Variables d'e-mail).
  Vous saisissez le texte dans la boîte de dialogue Modèle d'e-mail eFacture, où vous pouvez sélectionner des variables. Pour ce faire, cliquez sur le bouton à droite du champ de texte.

• Nom de fichier (sans extension)
  On définit ici le nom de fichier de l'eFacture qui sera jointe. Des variables sont disponibles à cet effet, qui sont ensuite remplacées par la valeur correspondante. (Nom du client, UPOC du client, numéro du client, UPOC de la facture, numéro de la facture, date de la facture) Si aucune valeur n'est indiquée, le nom de fichier est utilisé conformément au mandant de facture FA. Il est alors affiché < Nom de fichier par défaut >.

• Test d'e-mail
  Si vous cliquez sur ce bouton, une boîte de dialogue s'affiche, dans laquelle vous pouvez définir une adresse e-mail de destinataire et des valeurs pour les variables. En cliquant sur Envoyer, un e-mail avec pièce jointe (PDF et XML) est envoyé. Vous pouvez ainsi vous assurer que l'e-mail avec pièce jointe parvient à votre client avant d'envoyer de véritables factures électroniques.

Transmission Exportation vers le répertoire

L'eFacture est automatiquement classée dans un répertoire défini. Ces fichiers peuvent ensuite être traités par un système tiers.

Important : l'exportation est effectuée par le service sur le serveur d'application. Il faut absolument en tenir compte lors de l'indication du chemin UNC.

Les paramètres existent aussi par mandant de facture FA, mais les définitions sur le client ont la priorité. Si aucun répertoire cible ou nom de fichier n'est indiqué, ils sont utilisés conformément au mandant de facture FA du client.

Pour le mode de transmission Export, faites le réglage suivant :

• Chemin UNC (voir chemin UNC)
  Si aucun chemin UNC n'est indiqué, le chemin UNC est utilisé conformément au mandant de facture FA. Il est alors affiché < Standard - UNC path>. Le répertoire cible peut être complété par des variables. (nom du client, numéro et numéro externe). Les sous-répertoires sont créés s'ils n'existent pas.

• Nom de fichier (sans extension)
  Si aucun nom de fichier n'est indiqué, le nom de fichier est utilisé conformément au mandant de facture FA. Il est alors affiché < Nom de fichier par défaut>. Le nom de fichier de la facture électronique peut être complété par des variables qui seront remplacées par la valeur réelle. (nom du client, UPOC du client, numéro du client, UPOC de la facture, numéro de la facture, date de la facture) L'extension (.xml ou .pdf) est complétée en fonction du format lors de la création. Si un fichier avec le nom de fichier prédéfini existe déjà dans le répertoire cible correspondant, il est écrasé.

• Script (facultatif) Script (facultatif)
  Si aucun script n'est indiqué, le script est utilisé conformément au mandant de facturation FA. Il est alors affiché < Standard - Script>. Le script permet d'effectuer des tâches spécifiques pour le traitement ultérieur du fichier cible (par ex. classement dans DMS, transmission au système de workflow, etc. Ces scripts sont spécifiques et sont généralement développés par CodX en fonction de la commande.

Un avis de facturation est un e-mail qui peut être envoyé à une liste de diffusion spécifique. Pour cela, il faut effectuer les réglages suivants.

Réglage

Les paramètres suivants sont valables pour l'eFacture : voir : (voir Paramètres pour le client eFacture)

Ces paramètres CF peuvent être modifiés de manière ciblée dans les paramètres CF de chaque facture. Les paramètres de la facture sont prioritaires pour la création de la facture électronique.