FA/KV - Données de facturation

Généralités

Les données de facturation peuvent être traitées et saisies à partir du module Facturation et de la gestion des clients. La seule différence réside dans le fait que dans la gestion des clients, les factures sont déjà filtrées par client/centre de coûts.

Recherche

Vous avez la possibilité de rechercher un numéro de facture ou un UPOC de facture.

Contrôle des factures (Uniquement avec la licence correspondante)

Ici, il est possible d'effectuer des réglages spécifiques au client concernant le contrôle des factures. Ils remplacent les mêmes paramètres sous FA-Config. Paramètres pour le contrôle des factures.

Filtre

La liste des factures peut être filtrée par date et par statut afin d'obtenir des résultats de recherche optimaux.
Les eFactures ont un statut "non envoyé". Vous pouvez ainsi trouver rapidement quelles eFactures ont été créées mais pas encore envoyées.

Si la case Avertissement est cochée, vous ne pouvez rechercher que les factures qui présentent un avertissement. Vous trouverez les avertissements eux-mêmes en ouvrant la facture.

Liste

Les factures sont répertoriées dans la liste. La colonne Type de facture contient à chaque fois un symbole.
Les symboles ont la signification suivante :

Une ligne marquée en rouge indique qu'une erreur s'est produite lors du recalcul de la facture. Modifiez à nouveau la facture pour qu'elle soit recalculée.
Si cela ne fonctionne toujours pas, vous pouvez rechercher le problème éventuel dans l'enregistreur de données du service.

Colonnes

La colonne Type indique de quel type de facture il s'agit (pas d'indication signifie factures, sinon note de crédit, extourne, copie).

La colonne Cycle de facturation avec numéro de cycle indique avec quel cycle de facturation cette facture a été créée et à quelle position elle se trouve dans ce cycle de facturation. Dans le PDF Viewer, par exemple, cette fonction permet de passer directement à la facture correspondante lors de l'affichage du cycle de facturation complet. Il convient de noter que l'ordre dépend de l'ordre d'impression. Comme celui-ci peut dépendre du numéro de facture, cet ordre est redéfini après la clôture des factures.

Fonctions

Les fonctions suivantes sont disponibles pour le traitement des factures :

Ajouter, modifier, annuler, réclamer, afficher, imprimer, supprimer, clôturer et exporter en PDF.

Si plus d'une facture est sélectionnée, les fonctions Supprimer, Clôturer, Afficher, Imprimer et Exporter en PDF peuvent encore être exécutées.

Supprimer

Les factures clôturées ne peuvent être supprimées qu'une par une.

Les factures ou notes de crédit annulées ne peuvent pas être supprimées. Il faut d'abord supprimer la facture d'annulation et éventuellement la copie. Ce n'est qu'ensuite qu'elle peut être supprimée.

Il existe en outre la restriction suivante pour les clients qui établissent des factures séparées de la TVA :
Comme plusieurs factures peuvent être créées à partir d'une commande pour les factures séparées de la TVA, le système vérifie au préalable si la commande facturée existe encore dans une autre facture avant de la supprimer. Si c'est le cas, l'utilisateur en est informé et, s'il l'accepte, toutes les factures concernées sont supprimées. Mais si une seule facture est clôturée, elle ne peut plus être supprimée. Cela doit permettre de garantir que les commandes soient entièrement facturées.

Seules les factures ou notes de crédit déjà facturées peuvent être annulées. Après l'annulation d'une facture, une demande apparaît pour savoir si la facture doit également être copiée. Cette copie de la facture peut alors être traitée dans les mauvaises positions. Ainsi, il n'est pas nécessaire de recréer manuellement la facture complète. La facture d'annulation contient la date actuelle. Les positions détaillées ont toujours l'information de la date de la facture d'origine, ce qui permet de créer des extraits du chiffre d'affaires clairement délimités dans les extraits (voir à ce sujet le manuel Extraits).

Si CREATE STORNO est affiché pendant une longue période, il est possible qu'une erreur se soit produite lors de l'annulation (par ex. en raison d'une interruption de la connexion à la base de données). Si c'est le cas, l'annulation est supprimée après 30 minutes. L'annulation doit être exécutée une nouvelle fois.

Réclamation

Il est possible de saisir ici une réclamation du client.

Annonces

Lors de l'affichage, on peut choisir entre la facture ou la facture détaillée. Ensuite, le PDF souhaité est affiché dans une visionneuse spéciale. (Voir PDF Viewer)

Imprimer

La facture est imprimée via l'imprimante standard. (CxReport)

La facture détaillée est imprimée en fonction de l'attribution au client de la fonction Vue détaillée pour l'impression de la facture. Cette attribution se fait dans les données de base (fonctions..).

Fermer

Lorsqu'une facture est prête à être envoyée, elle doit être clôturée. La facture reçoit un numéro et ne peut plus être modifiée par la suite. Les données de la facture ne sont pas encore transmises à une éventuelle interface FiBU. L'impression d'une facture individuelle s'effectue en affichant le PDF et en l'imprimant ensuite.
Pour clôturer une facture, il faut disposer de droits d'utilisateur spéciaux. Si la facture ne comporte aucune position, elle est supprimée et n'est pas clôturée.

Exporter le PDF

Si les fichiers PDF ont été créés pour la facture (facture et facture détaillée PDF), ils peuvent être exportés. Pour cela, il suffit de choisir un répertoire d'exportation et, en fonction de la fonction d'impression de la facture détaillée attribuée au client, la facture détaillée sera également exportée. Si un fichier existe déjà, il est demandé à l'utilisateur s'il doit l'écraser. S'il choisit d 'annuler, l'exportation PDF sera annulée.

Des fichiers sont créés avec les noms de fichiers suivants. Les valeurs correspondantes sont reprises du client et de la facture :

<ClientUPOC>-<UPOC de facturation>.pdf
<ClientUPOC>-<FactureUPOC>-Détail.pdf