Numérisation

Dans ce dialogue, les envois peuvent être numérisés indirectement. Cela signifie que les envois existants sont à nouveau scannés et préparés pour le processus de numérisation suivant à l'aide de l'événement de numérisation des envois. La condition préalable est qu'un envoi ait déjà été saisi correctement dans le système.
L'UPOC de l'envoi peut être saisi au clavier, lu au moyen d'un scanner à main ou imprimé sur l'un des documents à numériser.
Une fois que les documents ont été scannés avec succès, les éléments reconnus sur la lettre peuvent être traités dans une liste si un attribut obligatoire ou optionnel manque ou n'est pas valable (p. ex. UPOC d'envoi non valable).
La sélection du traitement d'image permet de contrôler quels éléments (p. ex. UPOC de l'envoi, code alternatif, etc.) doivent être reconnus sur l'envoi.
De plus, cette boîte de dialogue permet d'imprimer des sous-étiquettes pour les envois.

Vue

La ligne de saisie de l'UPOC de l'envoi se trouve en première position dans la boîte de dialogue. Vient ensuite la boîte de dialogue de numérisation avec la liste des attributs déterminés sur les documents numérisés. La dernière partie de la boîte de dialogue est une ligne d'état qui affiche des informations sur le processus en cours ou des erreurs lors de la numérisation. A côté de la ligne de saisie de l'UPOC de l'envoi se trouvent les trois boutons pour les modes numérisation, impression des étiquettes ou traitement des exceptions.

Utilisation

• UPOC de l'envoi
  Si vous souhaitez attribuer les documents scannés ci-dessous à un envoi, saisissez ici l'UPOC de l'envoi ou lisez-le à l'aide d'un scanner portable. Si l'UPOC de l'envoi est présent sur le document à numériser, vous n'avez rien à faire, il est automatiquement reconnu.

• Numérisation
  Lorsque ce bouton est actionné, la couleur du bouton passe au vert et le mode de numérisation ou de digitalisation est actif. Ceci s'applique au traitement d'envois individuels. Si le mode de traitement par bâtonnets est actif, ce bouton est désactivé.

• Impression d'étiquettes
  Lorsque ce bouton est actionné, la couleur du bouton passe au vert et le mode d'impression des étiquettes est activé. Cela signifie que chaque UPOC d'envoi saisi ou lu par un scanner à main déclenche une impression de sous-étiquette. Ensuite, le mode repasse automatiquement en mode numérisation, sauf si l'impression de l'étiquette a été fixée à l'aide de la case d'activation "Fixer".

• Traitement des exceptions
  Lorsque ce bouton est actionné, la couleur du bouton passe au vert et le mode de traitement des exceptions est activé. Cela signifie que chaque UPOC d'envoi saisi ou lu par un scanner à main déclenche le traitement des exceptions pour cet envoi. L'envoi est alors obligatoirement transféré dans la distribution physique et, si elle est activée, une étiquette est imprimée.
  Le traitement des exceptions est toujours confirmé par un dialogue de message.
  Veuillez noter que le traitement d'exception est possible soit dans le scan individuel d'envois, soit dans le traitement par lots. Les critères permettant de reconnaître si un envoi est transféré dans le traitement d'exception sont la taille du document d'envoi généré et l'adresse e-mail du destinataire. Définissez ces paramètres de détection dans les paramètres de numérisation.

• Fixer
  Cette case d'activation permet de fixer le mode sur le mode actuellement réglé, il ne repasse plus automatiquement en mode de balayage.

• L'utilisation de laboîte de dialogue du scanner est décrite dans l'aide correspondante du lien. Le déroulement du processus lors de la numérisation est également visible sous Numérisation déroulement du processus.

• Traitement d'image
  Sélectionnez une règle d'analyse d'image dans la liste d'affichage. Tous les éléments avec la règle d'analyse d'image sélectionnée sont recherchés.

• Enregistrer
  Enregistre l'envoi avec les attributs affichés dans la liste et les documents numérisés.

• Enregistrer/Scanner
  Enregistre l'envoi avec les attributs affichés dans la liste et les documents numérisés et lance automatiquement la numérisation suivante. L'UPOC précédemment saisi ou lu est rejeté.

• Annuler
  Les données lues jusqu'à présent sont rejetées, aucune donnée d'envoi n'est enregistrée (non disponible pour le traitement par lots !).

• Enregistrer/Fermer
  Enregistre l'envoi avec les attributs affichés dans la liste et les documents scannés et ferme la boîte de dialogue.
  (Remarque : vous ne voyez ce bouton que si la boîte de dialogue de numérisation est une fenêtre séparée).

• Activer le scan automatique
  Lorsque cette case d'activation est activée, le processus de numérisation suivant démarre immédiatement après l'enregistrement d'un envoi (qu'il soit manuel ou automatique). Le scanner attend alors jusqu'à ce qu'un ou plusieurs documents soient insérés.

• Traitement par lots
  Si cette option est activée, les documents sont scannés pour être numérisés, et ce pour tous ceux qui se trouvent sur le scanner. Ces documents numérisés doivent commencer par un UPOC d'envoi, de sorte que les différents envois puissent être séparés. Le traitement et l'enregistrement des envois se font en arrière-plan, le statut des tâches en cours se trouve dans le champ d'information sous la liste des éléments.
  Veuillez noter que dans ce mode, la ligne de saisie de l'UPOC de l'envoi est verrouillée, car elle doit être présente sur les feuilles numérisées.
  Le réglage sur le traitement par lots (qu'il soit actif ou non) est enregistré dans le registre de l'ordinateur et rechargé au prochain démarrage de CodX PostOffice, ainsi le réglage reste toujours le même.
  La reconnaissance pour le traitement des exceptions fonctionne de la même manière en mode de traitement par lots, mais la licence pour "Processus de suivi individuel de la saisie des envois IHS" est impérativement nécessaire.

Traitement du dialogue

Une fois le processus de scan réussi, tous les attributs trouvés sont affichés dans la liste. Les éléments qui sont facultatifs et qui ne contiennent pas de valeur sont affichés avec un fond bleu, les éléments qui sont obligatoires et qui ne contiennent pas de valeur valable sont affichés avec un fond rouge. Les éléments obligatoires doivent d'abord être saisis manuellement dans la colonne "Valeur", sinon l'envoi ne peut pas être enregistré.
Dès que toutes les valeurs requises ont été saisies ou reconnues automatiquement par le scanner, l'envoi peut être enregistré. Si l'option "Activer le scannage automatique" est activée, cette opération s'effectue automatiquement.
Si des contenus d'envoi sont déjà présents sur l'envoi, une boîte de dialogue de confirmation demande si les nouveaux contenus d'envoi doivent être ajoutés ; dans le cas contraire, les contenus existants sont préalablement supprimés.

Les envois pour lesquels le traitement exceptionnel a été activé sont directement comptabilisés dans la distribution normale.

Traitement par lots

Une fois la numérisation réussie, le système repasse en mode d'attente normal. Veuillez noter que le traitement par lots ne fonctionne que si, dans le traitement d'image sélectionné, tous les éléments ne doivent pas être obligatoires et/ou facultatifs.

Si des erreurs se produisent lors du traitement automatique en arrière-plan, le job est terminé et les envois qui ont été traités correctement sont enregistrés. Les autres sont affichés dans un dialogue d'erreur et peuvent être signalés comme cas d'assistance. Si des contenus d'envoi sont déjà présents sur l'envoi, ils sont supprimés.

Les envois pour lesquels le traitement des exceptions a été activé sont directement enregistrés sur la préparation pour le processus de livraison suivant.