FA - Rechnungslauf

Allgemein

Jeder Kunde wird einem Rechnungslauf zugewiesen. Mit dem Ausführen eines Rechnungslaufes, können so für alle zugehörigen Kunden die Rechnungen aufgrund der vorhandenen Auftragsdaten erstellt werden.

Hier kann der Rechnungslauf Job konfiguriert und überwacht werden. Der ganze Rechnungslauf Job kann zudem abgeschlossen, gedruckt oder gelöscht werden.

Der Rechnungslauf wird auf dem Server ausgeführt.

Nach dem Starten des Rechnungslaufs werden die entsprechenden Aufträge kontrolliert, ob sie noch in Bearbeitung sind oder Zuweisungsfehler enthalten. Ist dies der Fall, wird abhängig von den Einstellungen fortgefahren.
Nachdem aus den Auftragsdaten die Rechnung erstellt wurde, werden, sofern vorhanden, zyklische Artikel für Rechnungen ausgeführt.
Ist die Rechnung erstellt wird dafür noch das dazugehörige PDF erstellt und in der Datenbank abgelegt.
Erst wenn alle PDF’s erstellt sind gilt der Rechnungslauf als abgeschlossen

Liste

In der Liste werden die Rechnungslauf Jobs aufgeführt. Die erste Spalte enthält jeweils ein Symbol.
Die Symbole haben folgende Bedeutung:

Die angezeigten Werte in den Spalten, zeigen die Einstellungen die für den Rechnungslauf Job getätigt wurden. Die Spalte Rechnungen zeigt wie viele Rechnungen durch den Job erstellt wurden.

Eine rot markierte Zeile weisst darauf hin, dass bei mindestens einer Rechnung ein Fehler auftrat. Diese Rechnung wurde nicht erstellt. Zudem steht in der ersten Spalte Fehler!!. Im Userlog ist ersichtlich bei welchem Kunden das Problem auftrat.

Funktionen

Die folgenden Funktionen sind durch die Buttons oder durch Rechtsklick in der Liste anwendbar

Hinzufügen / Bearbeiten:

Mit dieser Funktion kann ein neuer Rechnungslauf Job definiert oder ein bestehender bearbeitet werden   (Rechnungslauf bearbeiten).
Dies ist aber nur möglich wenn er nicht aktiv ist. Wurden für diesen Job bereits Rechnungen erstellt können bestimmte Parameter nicht mehr verändert werden. (Rechnungslauf, Datum Auftrag und Rechnung)
Wird der geöffnete Dialog mit OK verlassen, wird der Rechnungslauf zum definierten Zeitpunkt gestartet.

Löschen

Ein Rechnungslauf Job kann erst gelöscht werden, sofern dieser nicht aktiv ist und keine Rechnungen generiert hat. (Spalte Rechnungen = 0)

Die Rechnungen/Detailrechnungen eines Rechnungslauf Jobs können im PDF Viewer betrachtet werden. (Siehe PDF Viewer)

Stoppen

Der Rechnungslauf Job kann jederzeit angehalten werden. Rechnungen die gerade in Bearbeitung sind werden noch fertig gestellt.

Drucken Rech.

Alle Rechnungen des Rechnungslauf Jobs werden auf dem standard Drucker mit einer definierten Reihenfolge ausgedruckt.

Die Druckreihenfolge ist in den Einstellungen definiert.
(Custfield TableID 1605 (Rechnungsserver) im Parameter 100: Druckreihenfolge. )

Zusätzlich gibt es noch einen optionalen Druck (zum Beispiel für Einzahlungsscheine): Dieser zusätzliche Rechnungsdruck wird ausgeführt, wenn unter den Einstellung in den CustField TableID=1014 (Fakturierung) ID=0 der Parameter fRechnungZusatzdruck auf 1 gesetzt ist. Natürlich muss auch der entsprechende Report vorhanden sein. (Kundenspezifisch.adp)

Einzelnen Rechnungen eines Jobs können gedruckt werden, indem die Funktion  Anzeigen aufgerufen wird und man nach der bestimmten Rechnung sucht.

Aktualisieren

Die Anzeige der selektierten Zeile wird aktualisiert.

Abschliessen

Alle Rechnungen die zum Job gehören werden abgeschlossen. (Die Rechnungen erhalten eine Nummer und können danach nicht mehr verändert werden)
Weisst der Rechnungslauf Job Rechnungen ohne Positionen auf, werden diese gelöscht und nicht abgeschlossen.

Drucken

Rechnungsjournal

Rechnungen löschen (nur Rechtsklick)

Damit werden alle Rechnungen des ausgewählten Rechnungslauf Jobs gelöscht. Dies ist aber nur möglich solange keine einzige Rechnung dieses Jobs abgeschlossen ist.

Druckstatus wechseln (nur Rechtsklick)

Wurde der Rechnungslauf gedruckt weist das Listensymbol  einen Drucker auf. ( oder )
Soll der Rechnungslauf nochmals gedruckt werden, kann man den Status einfach wieder zurücksetzen. Damit sieht der Betrachter, dass der Rechnungslauf noch gedruckt werden soll.

Rechnungslauf Job fortsetzten ohne Prüfung der Sendungs- und Auftragsdaten (Nur Rechtsklick)

Diese Funktion ist erst verfügbar, sofern der Rechnungslauf gestartet wurde aber die Sendungs- oder Auftragsdaten noch nicht bereit sind. Der Rechnungslauf ist quasi am warten bis die Daten bereit sind.
Das kann sein, wenn  für den gewählten Zeitbereich Sendung existieren aus denen noch keine Auftäge erstellt wurden oder sofern Aufträge noch nichit nachgerechnet wurden.

Mit dieser Funktion wird die überprüfung lediglich ausgeschalten, womit der Rechnungslauf dann startet.

Rechnungslauf Log

Im unteren Teil dieses Views sind die Logeinträge zum selektierten Rechnungslauf Job sichtbar. Die rechts davon liegenden Buttons "Drucken", "Detail", "Export", und "Einstellung" beziehen sich auf die Logeinträge

Besondere Logeinträge

Der Rechnungslauf startet so überhaupt nicht. Es muss zuerst eine MWSt als MWSt-Befreit definiert werden. Das macht man in den Einstellungen / Verwaltung / Tarifmodell / Mehrwertsteuer

Der Rechnungsserver befindet sich hier in der Schlussphase eines Rechnungslaufes.
Erst nach dem Eintrag alle PDF's erstellt  ist der Job beendet.

Verarbeiten der Auftrags- zu Rechnungsdaten

Der Rechnungslauf verarbeitet Auftrags- zu Rechnungsdaten. Aus den Aufträgen werden alle Artikel und Mengen übernommen. Beim Rechnungslauf werden, sofern vorhanden, die entsprechenden Kundenpreise (unter Berücksichtigung der Mengenstaffelung) übernommen, ansonsten immer die aktuellsten Preise aus dem Tarifmodell (unter Berücksichtigung der Mengenstaffelung).
Welcher Preis wird nun in die Rechnung übernommen, wenn innerhalb des Zeitraumes mehrere Preisstaffeln vorhanden sind. Es wird die aktuellste Preisstaffel übernommen.
Pro Rechnung eines Kunden gelten nicht verschiedene Preisstaffeln pro Artikel!
Wichtig: Wurden zwischen Auftragsanlage und Rechnungslauf die Kundenpreise oder die Preise im Tarifmodell geändert, werden für die Rechnungserstellung, die neuen Konditionen übernommen.
Dieses ist nicht der Fall, wenn im Auftrag der Preis einer Position manuell geändert wurde. Die Änderung dieser Position hat beim Rechnungslauf Vorrang vor den Konditionen des Artikels im Tarifmodell oder Kundenpreises.

Aufträge von Unadressierten Sendungen

Aufträge von Unadressierten Sendungen werden erst verrechnet, wenn diese geplant sind und das Planzustelldatum in der Vergangenheit liegt. Es gelangt jeweils nur ein Auftrag in eine Rechnung; nicht mehrere Aufträge pro Rechnung. Die Preise werden direkt aus den Auftragsdaten übernommen und werden nicht durch eine Mengenstaffelung oder Kunden-preise verändert. Für Auftragspositionen die zu solchen Aufträgen manuell hinzugefügt wurden, können aber die Preise noch aktualisiert werden.

 Zyklische Artikel für Rechnung (ZAR)

Wurde aus den Aufträgen die Rechnung erstellt, werden danach allfällige Scripts von zyklischen Artikeln für Rechnungen ausgeführt. Das kann dazu führen dass die Rechnung noch weitere Positionen erhält. Die ZAR werden nach einer Definierten Reihenfolge ausgeführt.

PDF erstellen

Nachdem die Rechnung erstellt ist werden dafür ein PDF für die Rechnung sowie die Detailrechnung erstellt.